Das Update des BMF-Erlasses bringt wesentliche Neuerungen hinsichtlich der formalen Abwicklung insbesondere zu den ZS-QU Formularen mit sich. Aus praktischer Sicht ist mit einem steigenden administrativen Aufwand zu rechnen, da von Seiten der Finanzverwaltung nur noch Originale anerkannt werden und handschriftliche Unterzeichnungen der Formulare in der Regel nötig sein werden. Von höchster praktischer Relevanz ist ebenfalls, ab wann der BMF-Erlass Gültigkeit entfalten wird bzw. wie betreffend bestehender ZS-QU Formulare umgegangen werden muss, sofern diese nicht im Original beim österreichischen Zahlungsschuldner vorliegen oder die Voraussetzungen an die Unterschriften nicht erfüllt werden.
Der bisherige Erlass des BMF vom 29.2.2024 (2024-0.082.306, BMF-AV Nr. 28/2024) hinsichtlich der Verwendung von Ansässigkeitsbescheinigungen bei der Quellensteuerentlastung in Österreich wurde aufgehoben und durch einen neuen Erlass vom 19.12.2025 (2025-1.046.929, BMF-AV Nr. 180/2025) ersetzt.
1. Bisheriger Inhalt des Erlasses
Der bisherige Erlass hielt fest, dass die Ansässigkeitsbescheinigungen grundsätzlich auf den vom BMF zur Verfügung gestellten Formularen zu erfolgen haben (beispielsweise ZS-QU1, ZS-QU2, ZS-EUMT, Rückerstattungsformulare etc.). Zudem wurde dargelegt mit welchen Staaten abweichend von diesem Grundsatz Sonderregelungen getroffen wurden und daher statt auf den BMF-Formularen die Ansässigkeit mittels der von der ausländischen Behörde ausgestellten Formularen glaubhaft gemacht werden konnten. Die Sondervereinbarungen umfassen die Länder Mexico, Thailand, Türkei, USA, Chile, Spanien, Portugal, Belgien und Griechenland.
Etwaige Vorschriften hinsichtlich der Vorlageform (im Original oder als Kopie) waren bisher nicht enthalten. Nur betreffend die Formulare für das Rückerstattungsverfahren nach § 240a BAO wurde bisher bereits verlangt, dass diese im Original (Originalunterschrift des Steuerpflichtigen und Originalbestätigung der Ansässigkeit durch die ausländische Steuerbehörde) an die Finanzbehörden übermittelt werden müssen.
2. Neuerungen
Das BMF verlangt nun explizit, dass das ausgefüllte und vom Einkünfteempfänger sowie von der ausländischen Steuerverwaltung unterfertigte Formular (ZS-QU1 oder ZS-QU2) beim Abfuhrpflichtigen im Original vorliegt.
Auf Basis des Erlasses muss bei elektronischer Befüllung des Formulars sowie elektronischer Unterzeichnung (mittels qualifizierter elektronischer Signatur) auch durch die ausländische Steuerverwaltung das ZS-QU Formular mittels elektronischer Signatur bestätigt werden. Ein Ausdruck des elektronischen Originals ist nicht ausreichend, da die elektronische Signatur nur in digitaler Form einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt wird und auch auf ihre Gültigkeit geprüft werden kann. Außerdem ist es nicht zulässig, ein elektronisch ausgefülltes und von der ausländischen Behörde elektronisch unterfertigtes Formular in Kombination mit einer handschriftlichen Unterschrift des Steuerpflichtigen auf einem zweiten Formular vorzulegen.
Sofern die ausländische Steuerverwaltung die Ansässigkeit im Allgemeinen nur auf einem zuvor von ihr eingescannten Antrag (ZS-QU-Formular oder ausländisches Formular) bestätigt, ist dies jedoch zulässig, wenn ein (weiteres) vollständig ausgefülltes und (handschriftlich) unterzeichnetes ZS-QU-Formular beigelegt wird.
Hinsichtlich der Sondervereinbarungen gab es keine Änderungen hinsichtlich der betroffenen Länder.
3. Ergebnis
Der BMF-Erlass wirft etliche Fragen in der praktischen Behandlung auf, welche auf Basis des Erlasses nicht final beantwortet werden können. Beispielsweise werden im Erlass nur die Formulare ZS-QU1 und ZS-QU2 genannt. Offen bleibt, ob auch das Formular ZS-EUMT von den Ausführungen betroffen ist. ZS-QU Formulare, welche elektronisch befüllt sowie elektronisch unterfertigt wurden und anschließend die handschriftliche Bestätigung (inkl. Stempel) durch die ausländische Finanzbehörden eingeholt wurde, werden zukünftig nicht mehr anerkannt. Da ausländische Finanzbehörden (wie auch die österreichische Finanzverwaltung) bisher im Regelfall keine elektronisch signierten Dokumente (außer über FinanzOnline) übermitteln (können), werden in naher Zukunft u. E. daher nur handschriftliche Unterschriften bzw. Finanzverwaltungsbestätigungen möglich sein.
Von höchster praktischer Relevanz ist ebenfalls, ab wann der BMF-Erlass gültig ist bzw. und wie betreffend bestehender ZS-QU Formulare umgegangen werden muss, sofern diese nicht im Original beim österreichischen Zahlungsschuldner vorliegen oder die Voraussetzungen an die Unterschriften nicht erfüllt werden. Zumal das BMF im Erlass kein spezifisches Datum für das Inkrafttreten oder eine Übergangsregelung vorgesehen hat, ist uE davon auszugehen, dass die neue Regelung für Neufälle, daher Ansässigkeitsbestätigungen, die ab dem 19. Dezember 2025 eingeholt werden, Anwendung findet.
Unsere Beratungsteams unterstützen Sie gerne dabei Ansässigkeitsbestätigungen künftig auf Basis der neuen Regelungen einzuholen. Da die Vorgehensweise des BMF in Bezug auf Ansässigkeitsbestätigungen nunmehr offensichtlich strenger wird, empfehlen wir auch für Altfälle eine Überprüfung, ob dies Formalitäten zur Direktentlastung den bislang gültigen Regelungen entsprechen.
