Wichtiges aus dem Lohnsteuer­richtlinien-Wartungs­erlass 2025 – Teil 2

Das BMF hat Ende Dezember 2025 den 60-seitigen Lohnsteuerrichtlinien-Wartungserlass 2025 (BMF vom 18.12.2025, 2025-0.951.634, BMF-AV 2025/182) veröffentlicht. Wie gewohnt wurden die seit der letzten Wartung vor einem Jahr erfolgten gesetzlichen Änderungen (darunter viele veränderliche Werte) und höchst­gerichtliche Entscheidungen verarbeitet, aber auch diverse andere Klarstellungen und Nachschärfungen vorgenommen. Nach Auf­listung der wesentlichen Wertveränderungen in Teil 1 folgt nun in diesem zweiten Teil ein Überblick über weitere ausgewählte Änderungen und Erweiterungen der Lohn­steuer­richtlinien (LStR).

• Eine gravierende Änderung hat es zum Jahresende beim Fahrtkostenersatz für die Öffi-Nutzung auf Dienstreisen gegeben, die in letzter Minute auch in die LStR eingearbeitet wurde: Erst zum 1.1.2025 ist die neue Fahrtkosten­ersatzverordnung in Kraft getreten, deren „Kernstück“ (Beförderungszuschuss analog § 7 Abs 6 der Reisegebührenvorschrift für die Beschäftigten im öffentlichen Dienst) durch eine überraschende Änderung dieser Verordnung ab 1.1.2026 schon wieder Geschichte ist. Somit haben die Arbeitgeber:innen die gerade erst einge­räumte Möglichkeit, die Fahrtkosten bei Verwendung einer arbeitnehmer:innen­eigenen Fahrkarte (z. B. eines Klimatickets) durch einen pauschal berechneten (km-abhängigen) Betrag zu ersetzen, wieder verloren. Wenn ein:e Arbeitnehmer:in für eine Dienstreise ab 1. Jänner 2026 nach­weislich eine privat gekaufte Fahrkarte für ein Massenbeförderungsmittel benutzt, kann der:die Arbeitgeber:in (nur noch) entweder die tatsächlichen Kosten oder aber die fiktiven Kosten für das günstigste öffentliche Verkehrsmittel (z. B. ÖBB-Ticket 2. Klasse, nicht jedoch Sparschiene-Tickets) als Reisekosten gemäß § 26 Z 4 EStG nicht steuerbar ersetzen. Der Kosten­ersatz für das günstigste öffentliche Verkehrsmittel ist p. a. mit den Kosten des Klimatickets Österreich Classic und im Fall der Arbeit­geberförderung von Öffi-Tickets (Kosten­ersätze gemäß § 26 Z 5 lit. b EStG) mit den tatsächlichen Aufwendungen der Arbeit­nehmer:innen für Massen­be­förderungs­mittel begrenzt.
  
  
• Ausführungen enthalten die LStR auch zur Steuerfreiheit für den AMS-Schulungs­zuschlag und insbesondere auch zur kommenden Weiterbildungs-(teilzeit-)bei­hilfe (siehe dazu die KMU-News 12/2025): Steuerfrei wird auch der bei „Besserverdienern“ (> ½ HBGL) von den Arbeitgeber:innen zu tragende Zuschuss­teil sein. Auch wenn die gesetzlichen Regelungen dazu seit 1.1.2026 gelten, wird die neue Beihilfe voraus­sichtlich erst am 1.6.2026 starten, wenn auch die zugehörige AMS-Richtlinie in Kraft tritt.
  
  
• Dass die Steuerbegünstigung für Mitarbeiter:innenrabatte auch für ehemalige Arbeitnehmer:innen gilt, wie der VwGH (VwGH 27.5.2025, Ro 2025/15/0004) vor kurzem entschieden hat, wurde nun auch in die LStR aufgenommen.
  
  
• Hinsichtlich der Steuerfreiheit von Trinkgeldern wurden die BMF-Klar­stellungen vom 29.7.2025 in die LStR eingearbeitet. Dass die Relation zum Arbeitslohn irrelevant ist und die Begünstigung auch für Trinkgeld-Verteilsysteme (z. B. „Tronc“) gilt, haben wir bereits in den KMU-News 09/2025 berichtet.
  
  
• Für die Steuerfreiheit von Mahlzeiten als freiwillige Sachzuwendung wurde klarge­stellt, dass es belanglos ist, ob eine Werksküche/Kantine organisiert ist oder die Anlieferung von außen (z. B. Großküche, Gastronomie, Lieferservice) zum Verbrauch im Betrieb erfolgt.
  
  
• Hinsichtlich Ergebnisse aus dem Pendlerrechner gibt das BMF bekannt, dass Abfragen zwischen 13.9.2024 und 15.12.2024 nur für diesen Zeitraum anerkannt werden, da die Ergebnisse durch das Hochwasser und katastrophen­bedingte Streckensperren möglicherweise verzerrt wurden.
  
  
• In die Ausführungen zum Pendlereuro wurde die Anhebung ab 2026 von EUR 2 auf EUR 6 pro km einfacher Strecke Wohnung –Arbeitsstätte eingearbeitet. Diese Verdreifachung ist als Ausgleich an Pendler für den Wegfall des Klimabonus gedacht.
  
  
• Die erst zum 1.1.2025 erfolgte Anhebung des km-Gelds für Fahrten mit dem privaten Fahrrad/Motorrad wurde unterjährig zurückgenommen. Nur zwischen 1.1. und 30.6.2025 lag es bei maximal EUR 0,5, ab 1.7.2025 beträgt das steuerfreie Maximum EUR 0,25. Hinsicht­lich der in seltenen Fällen erreichten Jahreshöchstgrenze (3.000 km) muss der Höchstbetrag 2025 durch die unterjährige Änderung verhältnis­mäßig ermittelt werden, je nachdem, wann die km zurückgelegt wurden.
  
  
• Die lohnsteuerlich zum Privatbereich der Arbeitnehmer:innen zählenden Fahrten Wohnung -Arbeitsstätte sind ein Dauerbrenner, weil grundsätzlich ein Vorteil aus dem Dienstverhältnis entsteht, wenn der:die Dienst­geber:in dafür ein Kfz zur Verfügung stellt, selbst wenn „sonstiger“ Privatgebrauch ausge­schlossen ist. Schon bisher gab es daher zwei Ausnahmeregelungen für Berufs­chauffeure mit Heimfahrt­genehmigung und für Spezialfahrzeuge mit fixen Einbauten. Zusätzlich kommen ab 1.1.2026 noch Heimfahrten mit Kfz hinzu, die „nicht zur überwiegenden Personen­beförderung gebaut“ sind und unter die neue NoVA-Befreiung fallen bzw. fallen würden. Letzteres gilt auch fiktiv, sodass auch ältere Kfz in Frage kommen. Bemerkens­wert ist weiters die neue Zweifelsregelung zum Verbot der anderweitigen Nutzung, weil „von einer privaten Nutzung … nicht auszugehen“ ist, „wenn diese seitens des Arbeitgebers nachweislich untersagt wurde.“
  
  
• Nach § 3 Abs. 4 LSD-BG müssen entsandten oder grenzüberschreitend Überlassenen die Sonderzahlungen zwingend aliquot (monatlich) neben den laufenden Bezügen ausbezahlt werden, sodass ein Dilemma im Hinblick auf die begünstigte Besteuerung im Rahmen des Jahressechstels (§ 67 Abs. 1 und 2 EStG) entsteht. U. a. mit europarechtlichen Erwägungen hat das BFG (17. März 2025, RV/7103198/2024) entschieden, dass die begünstigte Besteuerung entgegen der ursprünglichen Meinung der Finanz zu ermöglichen ist. Die Finanz akzeptiert nun diese Auslegung und verankert sie in LStR Rz 1050.
  
  
• Zum Nachweis der Voraussetzungen für die steuerbegünstige Abrechnung von SEG-Zulagen (§ 68 Abs. 2 EStG) enthalten die LStR einige Beispiele, wie die Dokumentation erfolgen könnte und nennen: die Bezeichnung des Arbeits­platzes, Bereichs oder der Funktion; die Beschreibung der typischen Arbeits­umgebung und Tätigkeiten; die Darstellung der relevanten Belastungen oder Umstände (z. B. Beschreibung oder Foto­dokumentation) sowie Aufzeichnungen betreffend das zeitliche Ausmaß der Tätigkeiten, die eine außerordentliche Verschmutzung, Erschwernis oder Gefahr bewirken.
  
  
• Zum Thema der Angemessenheit von Schmutzzulagen (§ 68 Abs. 1 EStG) enthalten die LStR neuerdings Richtwerte, die eigentlich schon vor einem Jahr hätten aufge­nommen werden sollen. Im Rahmen der Schätzung des Sach- und Zeitmehrauf­wands können monatlich für die Reinigung der Arbeitskleidung durch die Arbeit­nehmer:innen (also für sämtliche Kosten für die Reinigung zu Hause) EUR 10, für den Sachmehraufwand für Körperpflege (Seife, Duschgel, Shampoo etc.) EUR 20, den Zeitmehraufwand für die Reinigung der eigenen Kleidung EUR 60 und den Zeitmehr­aufwand für die Reinigung des Körpers EUR 60 angesetzt werden. Von einer erheb­lichen Abweichung zum angemessenen Ausmaß wird im Regelfall dann auszugehen sein, wenn die Zulage das angemessene Ausmaß (den tatsächlichen üblichen Sach- und Zeit-(mehr-)aufwand) um ein Drittel übersteigt, was ausgehend von allen Beträgen zusammen inklusive dem tolerierten Drittel einen monatlichen Maximal­betrag von EUR 200 ergibt.
  
  
• Auch zum erforderlichen Nachweis von Reiseaufwandsentschädigungen enthalten die LStR im Gefolge eines VwGH-Erkenntnisses (VwGH 16.11.2023, Ra 2022/15/0078) Vorgaben, inwieweit sich die Finanzverwaltung im Rahmen einer nachträglichen Überprüfung (GPLA) aus für sie nicht nachvollziehbaren und nicht ordnungs­gemäßen Aufzeichnungen eine korrekte Taggeldberechnung „zusammen­suchen“ muss. Der VwGH spricht von „geteilter Kontrolle“ und sieht die Arbeitgeber:innen in der Verant­wortung, dass Aufzeichnungen tatsächlich vorliegen und jede Dienstreise grund­sätzlich einzeln und für die Finanzverwaltung nachprüfbar in der Lohnver­rechnung erfasst ist. In diesem Fall stellt eine anschließende falsche („vereinfachte“) Tagessatz­berechnung nicht die Zulässigkeit der steuerfreien Tagesgeldgewähr an sich in Frage, sondern löst lediglich eine Berichtigungspflicht aus. Anderenfalls, wenn also von Vornherein keine ordnungsgemäßen und nachvoll­ziehbaren Aufzeichnungen geführt wurden, sodass auch im Nachhinein keine Überprüfung und Neuberechnung einer korrekten Tagesgeldabrechnung möglich ist, stellt sich die Ausbezahlung der Tagesgelder als pauschal und steuerpflichtig dar.
  
  
• Zum Feiertagsarbeitsentgelt gem. § 9 Abs. 5 ARG hat das BFG Innsbruck (19.12.2024, RV/3100544/2017) ent­schieden, dass Zuschläge für Feiertags­arbeit nur dann im Rahmen des § 68 Abs. 1 EStG steuerfrei sind, wenn die Art der Entlohnung darauf schließen lässt, dass in ihr ein Feiertagsarbeitszuschlag enthalten ist und die Zuschläge für tatsächlich geleistete Feiertagsarbeit bezahlt wurden. Daraufhin hat das BMF am 2.4.2025 in einer Anfragebeantwortung klargestellt, dass es sich eindeutig um „Zuschläge“ handeln müsse, allerdings für Sachver­halte vor 1.1.2025 auch eine steuerfreie Behandlung des Entgelts für die Feiertagsarbeit selbst toleriert werde, weil bisher das Thema durchaus unter­schied­lich gesehen wurde. Jedenfalls ab 1.1.2025 sei das Feiertagsarbeits­entgelt selbst aber pflichtig. Nunmehr hat der Gesetzgeber hingegen im Jänner 2026 rückwirkend ab 1.1.2026 auch das Feiertagsarbeitsentgelt selbst in die (betraglich begrenzte) Steuerfreiheit nach § 68 Abs. 1 EStG aufgenommen.

Exkurs: Im gleichen rückwirkenden Gesetzes­beschluss wurde übrigens auch das monatliche Ausmaß der in 2026 nach § 68 Abs. 2 EStG steuerfreien Überstundenzuschläge mit maximal 15 maximal 50%igen Zuschlägen bzw. maximal EUR 170 festgelegt. Ohne diese rückwirkend zum 1.1.2026 in Kraft tretende Übergangsregelung wäre die Befristung der bisher geltenden maximal 18 Überstunden­zuschläge bzw. maximal EUR 200 mit Ende 2025 ausgelaufen und die Begrenzung mit – nunmehr erst ab 2027 vorgesehenen – monatlich maximal 10 Überstundenzuschlägen bzw. EUR 120 schlagend geworden.