Ausländische Ansässigkeitsbescheinigungen – Update Portugal

Die österreichische Finanzverwaltung verlangt in manchen Situationen (zB bei Abzugssteuerentlastungen an der Quelle oder bei Rückerstattungsverfahren) ausländische Ansässigkeitsbescheinigungen. Grundsätzlich müssen diese auf bestimmten österreichischen Formularen beigebracht werden. In einigen Ausnahmefällen wurde jedoch bilateral vereinbart, dass der Ansässigkeitsnachweis stattdessen auch auf ausländischen Formularen erfolgen kann. Kürzlich wurde auch Portugal auf die Liste dieser Staaten aufgenommen.

Ansässigkeit im Sinne von Doppelbesteuerungsabkommen

Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) ermöglichen es natürlichen oder juristischen Personen vielfach, ihre österreichische Steuerpflicht – ganz oder teilweise – zu beschränken. Damit DBA diese „Schrankenwirkung“ entfalten können, müssen sie aber auch für die jeweilige Person konkret anwendbar sein. Zu diesem Zweck muss die steuerpflichtige Person nachweisen, dass sie in einem der beiden DBA-Partnerstaaten „ansässig“ („resident“) ist. „Ansässigkeit“ ist daher ein spezifisch DBA-rechtlicher Begriff. Dieser ist oft, aber nicht immer gleichbedeutend mit der „unbeschränkten Steuerpflicht“ bzw dem „Wohnsitz“ nach dem nationalen Steuerrecht Österreichs. So richtet sich die Ansässigkeit etwa bei Doppelwohnsitzern zumeist nach dem sogenannten „Mittelpunkt der Lebensinteressen“. Da die Ansässigkeitsprüfung im Einzelfall durchaus komplex sein kann, ist es üblicher Weise möglich, amtliche Ansässigkeitsbescheinigungen einzuholen. Mit diesen kann in der Regel verlässlich signalisiert werden, ob eine bestimmte steuerpflichtige Person in einem bestimmten Staat aufgrund eines bestimmten DBA „ansässig“ ist und sich damit zu Recht auf die Begünstigungen dieses DBA berufen darf.

Quellen- bzw Abzugsteuerentlastung in Österreich

In der Praxis kommt es häufig vor, dass in ausländischen DBA-Partnerstaaten ansässige Personen Einkünfte erzielen, die potenziell einem Steuerabzug (Quellensteuereinbehalt) in Österreich unterliegen. Typische Beispiele dafür sind inländische Kapitalerträge (KESt), Arbeitnehmereinkünfte (Lohnsteuer) bzw Einkünfte beschränkt Steuerpflichtiger, die dem besonderen Steuerabzug gem § 99 EStG (zB für Künstler, Sportler, Aufsichtsratsmitglieder, Lizenzgeber, Arbeitskräfteüberlasser etc) unterliegen. Derartige österreichische Abzug- bzw Quellensteueransprüche werden vielfach durch DBA reduziert oder ganz beseitigt. Im Idealfall kann eine solche DBA-Beschränkung bereits direkt an der Quelle berücksichtigt werden. Damit kann ein Quellensteuerabzug von vornherein auf das nach dem jeweiligen DBA notwendige Ausmaß reduziert werden – (zeit-)aufwändige Rückerstattungsverfahren können damit vermieden werden. Die Reduktion des Quellensteuerabzugs auf das DBA-Ausmaß ist für den Zahlenden (den „Vergütungsschuldner“) freilich immer mit dem Risiko verbunden, dass ein DBA allenfalls zu Unrecht berücksichtigt wird und der Zahlende daher für einen – ganz oder teilweise – unterlassenen Steuerabzug später (etwa im Zuge einer Betriebsprüfung) zur Haftung herangezogen wird. Zur rechtswirksamen Vermeidung dieses Haftungsrisikos verlangt die österreichische DBA-Entlastungsverordnung ausländische Ansässigkeitsbescheinigungen auf österreichischen Formularen (ZS-QU1 für natürliche bzw ZS-QU2 für juristische Personen). Eine ähnliche Präferenz für österreichische Formulare ist im inländischen Rückerstattungsverfahren verankert.

Ausnahmsweise Anerkennung ausländischer Formulare

In der Praxis scheitert freilich die Verwendung der österreichischen Formulare bei manchen ausländischen Behörden. Dies mag zum einen daran liegen, dass manche Finanzverwaltungen generell die Verwendung ausländischer Vordrucke verweigern bzw schlicht bestehende Prozesse und eigene Vordrucke bevorzugen. In diesen Fällen versucht das BMF, die Verwendung ausländischer Formulare im Konsultationsweg abzustimmen. Entsprechende Vereinbarungen wurden bis dato im Verhältnis zu Chile, Mexiko, Spanien, Thailand, Türkei und den USA getroffen (siehe dazu insbesondere die Übersicht im Erlass des BMF vom 15.06.2021, 2021-0.401.077, BMF-AV Nr. 80/2021). Im März 2022 wurde dieses Länderportfolio um Portugal erweitert (vgl BMF 15.03.2022, 2022-0.171.130, BMF-AV Nr. 31/2022). Demnach sind Ansässigkeitsbestätigungen auf originär portugiesischen (elektronischen) Formularen ausdrücklich anzuerkennen. Umgekehrt dürfen auch österreichische Ansässigkeitsbestätigungen auf den Formularen ZS-AD bzw ZS-AE auf portugiesischer Seite nicht beanstandet werden.

Hinweise für die Praxis

Bei der Verwendung ausländischer Ansässigkeitsbescheinigungen für österreichische Zwecke (sei es für die Direktentlastung von Abzug- und Quellensteuern bei der Zahlung, sei es für Rückerstattungsverfahren) ist Umsicht geboten. Dies liegt vor allem daran, dass zur rechtswirksamen Direktentlastung bzw Rückerstattung umfangreiche Formalkriterien erfüllt sein müssen. Gelingt dies nicht, drohen höchst unangenehme Konsequenzen. Vor allem beim Verfahren der Direktentlastung an der Quelle, dh wenn Sie als Schuldner und Zahler bestimmter Vergütungen an ausländische Empfänger Abzug- bzw Quellensteuern von vornherein aufgrund von günstigen DBA reduzieren oder ganz beseitigen wollen, kann die Nichteinhaltung der geforderten Kriterien eine Steuervorschreibung (etwa im Zuge einer Betriebsprüfung) nach sich ziehen. Denn als Schuldner bzw Zahler bestimmter Vergütungen, die an sich einem Quellensteuerabzug in Österreich unterliegen, haften Sie dem Fiskus gegenüber für die korrekte Quellensteuerbemessung bzw deren korrekt nachgewiesene Unterlassung. Verzichten Sie daher nur dann auf einen Quellensteuerabzug, wenn und soweit Sie bereits alle dafür notwendigen Informationen und Unterlagen vorliegen haben. Insbesondere sollten Sie – außer in definierten Bagatellfällen – ein vollständig und korrekt ausgefülltes Formular ZS-QU1 bzw ZS-QU2 mit ausländischer Ansässigkeitsbescheinigung (nicht älter als 12 Monate) im Original zur Verfügung haben und aufbewahren. Nur im Verhältnis zu bestimmten Ländern (zum aktuellen Status siehe oben) darf die Ansässigkeitsbescheinigung stattdessen ausnahmsweise auf einem ausländischen Vordruck erfolgen. Diesfalls müssen Sie die ausländische Bescheinigung dem inländischen Formular beiheften und zur späteren Nachweisführung bzw Glaubhaftmachung aufbewahren.

Mag. Florian Rosenberger