Sie sind die verlässliche Stütze unserer KPMG Partner und Teams: Unsere Assistentinnen und Assistenten unterstützen in allen organisatorischen Belangen und stehen als Ansprechperson für Kunden zur Verfügung. Dagmar Schmölz berichtet, welche Herausforderungen ihren Arbeitsalltag bestimmen und wie es ihr beim Wechsel vom Postcenter ins Sekretariat ergangen ist.
Dagmar, du bist seit einigen Monaten wieder zurück aus der Karenz und arbeitest Teilzeit als Assistentin der Geschäftsleitung an unserem Standort in Linz. Wie war der Wiedereinstieg für dich?
Ich bin wieder sehr schnell angekommen. Meine Kolleginnen haben mich in neue Tools eingeschult und mir Abläufe erklärt, die sich während meiner Abwesenheit verändert haben. Im Gegensatz zu früher bin ich aktuell für mehrere Geschäftsführer im Bereich Audit zuständig. Das bedeutet mehr unterschiedliche Kunden, Branchen und individuelle Bedürfnisse – und damit auch mehr Abwechslung. Es ist herausfordernd, gleichzeitig sammle ich mehr Wissen.
Aufgrund der vielfältigen Tätigkeiten im Assistenzbereich ist es wichtig, sich ein gutes Zeitmanagement anzueignen und flexibel zu sein. Man muss gut organisiert sein.
Viele Kolleginnen und Kollegen arbeiten gerne von zu Hause aus. Spielt Homeoffice für dich eine Rolle?
Aktuell fahre ich immer ins Büro, weil meine Kinder im KPMG Zwergenland sind, einer Kinderbetreuung direkt vor Ort am Standort Linz. Somit ist es derzeit für mich nicht relevant, aber ich kann mir gut vorstellen, dass ich später einmal davon Gebrauch machen werden. Ich sehe bei meinen Kolleginnen und Kollegen, dass Homeoffice an manchen Tagen ein großer Vorteil ist.
Abgesehen von Homeoffice – was hat sich für euch im Assistenzbereich durch COVID-19 verändert?
Die Kommunikation ist intensiver geworden. Früher hat man sich vorwiegend mit Zimmerkollegen ausgetauscht, jetzt haben wir regelmäßige Update-Calls mit vielen anderen Audit-Sekretariaten. Dabei sprechen wir über die unterschiedlichsten Anliegen, erstellen Arbeitspläne und informieren uns über Neuigkeiten. Wir arbeiten auch mit verschiedenen Teams-Gruppen, in denen wir uns gegenseitig rasch Fragen beantworten können. Früher waren wir viel mit Kundentelefonaten und Betreuung von Kundenterminen beschäftigt, nun gibt es dafür mehr organisatorische Tätigkeiten bei Kundenprojekten.
Die interne Kommunikation ist aufgrund von COVID intensiver geworden. Früher haben wir uns vorwiegend mit Zimmerkollegen ausgetauscht, jetzt habe ich regelmäßige Update-Calls mit vielen anderen Sekretariaten.
Du bist 2014 bei KPMG eingestiegen. Nach einem Jahr hast du dich für einen internen Wechsel entschieden. Wie kam es zu deinem Umstieg vom Postcenter ins Sekretariat?
Einer unserer Geschäftsführer ist auf mich zugekommen und hat mir diesen Aufgabenbereich angeboten. Nach einer kurzen Bedenkzeit war mir klar, dass ich diese herausfordernde Chance auf jeden Fall annehmen will. Der Wechsel bedeutete für mich eine willkommene Erweiterung und Weiterentwicklung meines bisherigen beruflichen Horizonts.
Was sind die wesentlichen Unterschiede in Bezug auf den Arbeitsalltag, die Aufgaben etc?
Aufgrund der vielfältigen Tätigkeiten im Assistenzbereich ist es wichtig, sich ein gutes Zeitmanagement anzueignen und flexibel zu sein. Man muss gut organisiert sein. Der größte Unterschied liegt allerdings darin, dass ich vor dem Wechsel zum großen Teil einen geregelten Tagesablauf hatte, während nun jeder Tag mit unterschiedlichen Aufgaben verbunden ist.
Was schätzt du an deiner Tätigkeit?
Das Schöne und das Spannende an meiner Tätigkeit ist die Vielseitigkeit der Aufgaben. Man muss immer auf unerwartete Situationen gefasst sein und dann auch unter Zeitdruck sein Bestes geben. Als rechte Hand von unserer Geschäftsleitung sind neben den fachlichen Anforderungen auch „Soft Skills“, wie Einfühlungsvermögen, Verlässlichkeit und Diskretion, von besonderer Bedeutung.
