Підготовка підприємства до планової перевірки

Джерело: LIGA ZAKON

В контексті скасування мораторію на проведення планових перевірок податкових органів Законом України від 9 листопада 2023 року № 3453-IX, процес підготовки до офіційного візиту органів ДПС стає знову набуває актуальності. Як наслідок податкових перевірок, компанії можуть бути донараховані значні податкові зобов’язання, штрафні санкції, а посадові особи можуть отримати неприємний сюрприз у вигляді понесення відповідальності за несвоєчасні сплати податків та зборів, а також зазнати репутаційних втрат.  

Відтак, виникає логічне питання – чи можна підготуватись до перевірки контролюючих органів з найменшими негативними наслідками для компанії та керівника? Залежно від структури, сектору діяльності підприємства, обсягів та рівня налагодженості бізнес-процесів, підприємство може зіштовхнутися з різноманітними викликами. Проте існує типовий чекліст, який є актуальним для підприємства будь-якої сфери діяльності та розміру й  може допомогти провести превентивний внутрішній аудит. Основні кроки такого чекліста розглядатимуться далі по хронології їх виконання.

Для того, щоб проведення планової податкової перевірки не стало сюрпризом для керівника компанії, слід регулярно приділяти увагу моніторингу плану проведення планових податкових перевірок, який готується органами ДПС. 

Як формується план? Для формування плану на наступний рік (наприклад, 2025-ий) податківці враховують показники за результатами діяльності компанії за дев’ять місяців поточного року (тобто дев’ять місяців 2024 року) або показники попереднього року (2024 року загалом), якщо компанія звітує за рік. Загальний список критеріїв для відбору втзначений та описаний у Порядку формування плану-графіку проведення документальних планових перевірок платників податків №524. Якщо компанія планує провести самоперевірку застосування критеріїв, доцільно розглянути можливість розробки внутрішніх розрахунків та проводити таку перевірку регулярно, наприклад, щоквартально. 

Впровадження такого підходу передбачає одноразове інвестування значного часу на формування файлу для самоаналізу. У потоці активної бізнесової діяльності та щоденних процесів, відповідальні особи можуть не мати достатньо часу на такі завдання, до того ж законодавці можуть вносити свої корективи в список критеріїв. Отже, моніторинг плану-графіку стає необхідним кроком, який точно забезпечить можливість своєчасно відреагувати на призначену податкову перевірку. 

Зазвичай графік перевірок публікується щороку в грудні, але може також оновлюватися протягом податкового року, тому варто стежити за графіком на постійній основі. Якщо ж компанія потрапила в графік, важливо негайно перевірити місяць початку проведення перевірки, зазначений податківцями, та розпочати підготовку до аудиту завчасно. 

На цьому етапі виникає питання: чи можна передбачити, що саме будуть перевіряти податкові органи?

Достеменний перелік документів, які аналізують контролюючі органи, компанія отримає вже під час безпосереднього проведення податкової перевірки – в форматі офіційного запиту. Відштовхуючись від такого інформаційного запиту, керівник оцінює зони підвищеної уваги ревізорів та потенційних додаткових нарахувань. В той же час, певний прогноз можна сформувати заздалегідь з доступних джерел. 

Так, наприклад, в 2023 році ДПС затвердила Методику проведення перевірки загальних положень податкового та іншого законодавства України, контроль за дотриманням якого покладено на податкові органи (далі – Методика). Методика, зокрема, поширюється на документальні перевірки, до яких належать планові перевірки ДПС. 

Як зазначають податківці, «методика носить виключно роз'яснювальний, інформаційний та рекомендаційний характер і не містить нових правових норм», однак її можна використовувати як неформальну інформаційну базу, на основі якої оцінюється, які ресурси можуть бути застосовані для аналізу та на які операції буде звернуто особливу увагу ревізора. 

Так, зокрема, в Методиці згадується перелік операцій, які можуть свідчити про ризики в діяльності компанії (платника податків). Цей перелік дає розуміння, які операції можуть бути у фокусі податкових органів або будуть аналізуватися з особливою ретельністю. Зрозуміло, що певну інформацію, до якої доступ мають лише податкові органі, оцінити неможливо. Тому компанії залишається лише відібрати операції, які є релевантними для її конкретного випадку, наприклад:

• якщо сума резервних різниць та зменшувальних коригувальних різниць становить понад 30% збільшувальних коригувальних різниць;

• якщо у компанії наявні суттєві операції із нерезидентами;

• якщо компанія має непрозору систему обліку і списання витрат на виробництво (при цьому не уточнюється, що саме мається на увазі під терміном «непрозорість»);

• якщо компанія здійснювала виплату значних сум ліцензійних платежів;

• якщо компанія веде діяльність з ризиковими контрагентами тощо.

Загалом, зважаючи на згадану вище Методику та інші аналогічні офіційні документи, керівник може сформувати для себе дві категорії операцій: 1) ті, що є характерними для компанії в періоді перевірки; 2) ті, щодо яких питань не повинно виникати, оскільки такі операції взагалі не здійснювались. 

Виходячи з першого списку, надалі можна визначити сильні та слабкі позиції компанії з точки зору застосування податкового законодавства. Що мається на увазі? Якщо компанії заздалегідь відомо, що певні господарські операції мають неоднозначне трактування, швидше за все щодо таких операцій можуть виникати спори з контролюючими органами.  

У такому разі підприємство, як варіант, може подати запит на отримання індивідуальної податкової консультації, яка надалі слугуватиме підтверджуючим аргументом коректності підходів до оподаткування операцій. Водночас несприятлива для компанії відповідь у консультації дає змогу своєчасно відкоригувати дані звітності до моменту донарахування зобов’язань податковими органами під час офіційного аудиту. 

Типові щоденні операції, ймовірно, здаються зрозумілими та добре налаштованими з точки зору їх оподаткування. Але слід не забувати про мінливість податкового законодавства, через що керівник або інші посадові особи можуть пропустити певні оновлення та застосувати некоректні підходи до нарахування податкових зобов’язань. Оскільки такі операції, вірогідно, складають суттєвий об’єм в загальній системі діяльності, податкові наслідки будуть відповідно значними. 

Як відомо, підходи податкових органів є досить консервативними та передбачають скрупульозний аналіз документального оформлення операцій. Компанії варто забезпечити наявність усіх підтверджуючих первинних документів від контрагентів. Особливу увагу податківці звертатимуть на супровідні документи, наприклад, що стосуються використання корпоративних авто, проведення маркетингових активностей та інших суттєвих операцій, щодо яких підприємство визнає витрати в бухгалтерському обліку. 

Якщо компанія застосовує електронний документообіг, слід забезпечити можливість надання копій електронних документів. Окремо слід звернути увагу на повноту пакету документів щодо операцій з нерезидентами. Типовими прикладами є:

• під час застосування зменшеної ставки податку на доходи нерезидентів або звільнення від його сплати – отримання довідок резидентності та бенефіціарного власника доходу від нерезидента; 

• під час продажу\покупки товарів, послуг, необоротних активів, які не є контрольованими – наявність трансфертної документації.  

Крім того, не потрібно ігнорувати проведення та формалізацію інвентаризації активів та зобов’язань. Обов’язок щорічного проведення інвентаризації перед складанням фінансової звітності чітко визначений Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань №879. Відсутність задокументованої інвентаризації може надалі стати негативним аргументом проти компанії у разі захисту своєї позиції в судовому процесі. Наприклад, це питання є актуальним у контексті визнання кредиторської заборгованості підприємства безнадійною, а отже, рекласифікації її в дохід, що є досить поширеною практикою перевірок контролюючих органів. 

Ще одним важливим пунктом є перевірка контрагентів компанії. Методикою податковим органам рекомендовано приділити особливу увагу аналізу господарських операцій з ризиковими контрагентами. Передбачається, що таке дослідження повинно базуватися на Постанові №1165, яка регламентує порядок зупинення реєстрації податкових накладних та розрахунків коригувань. Тобто, ПДВ знаходиться під прицілом податківців у контексті виявлення ризикових контрагентів.

Компанії доцільно перевіряти своїх контрагентів, передусім ще на етапі укладення договірних відносин, а надалі проводити постійний моніторинг на предмет змін їхньої діяльності, наприклад, зміни податкового режиму (перехід зі спрощеної системи на загальну, отримання статусу платника ПДВ), фінансового стану (ліквідація), згадки в судових рішеннях та інших надзвичайних подій (наприклад, виникнення податкового боргу).

Як свідчить практика, податкові органи все частіше звертають увагу на методологію ведення бухгалтерського обліку та аналізують операції з огляду на правильність застосування стандартів обліку. 

Під час перевірки обов’язковим пунктом у запиті податківців є облікова політика. Облікова політика – це важливий інструмент, який з одного боку може захистити позиції компанії щодо обраного підходу до обліку операцій, а з іншого боку може стати негативним фактором, якщо облікова політика не відображає реальні процеси та підходи компанії або взагалі відсутня. 

Загалом, облікова політика часто цитується у судових рішеннях та є важливим документом для оскарження деяких податкових донарахувань.

Не слід також забувати, що контролюючі органи не обмежуються податковим законодавством під час планової перевірки. Податківці в межах своєї компетенції здійснюють аналіз дотримання валютного законодавства. 

Зважаючи на нещодавні зміни в законодавстві, внесені Постановою №1185 від 18 жовтня 2024 року, органи ДПС тепер мають право отримувати інформацію про дотримання платниками встановлених НБУ граничних строків розрахунків за всіма зовнішньоекономічними операціями - як експортними, так і імпортними. Раніше податківці обмежувались лише інформацією про ненадходження валютної виручки. 

Інколи, з метою отримання незалежної оцінки стану компанії «зі сторони» в частині податків та бухгалтерського обліку, доцільно залучати зовнішнього консультанта або аудитора. 

Зовнішній експерт може проаналізувати та виявити податкові ризики, спираючись на значний досвід, надати рекомендації щодо зниження негативних наслідків та заощадити ресурси, які витрачаються на проведення самостійного внутрішнього превентивного аудиту.  

Наостанок, не менш важливим кроком є підготовка керівником працівників компанії до зустрічі з податковими органами. Візит інспекторів може викликати несвідомий стрес серед персоналу, тому краще завчасно визначити відповідальних, які будуть вести комунікацію з інспекторами, належним чином оформити їхні повноваження та розробити алгоритм дій під час візиту контролюючих органів.  

Іванна Порохнюк, старша консультантка, напрям податкового консультування, KPMG в Україні