Мобілізація і демобілізація директора чи головбуха

Джерело: БУХГАЛТЕР.ua

Під час воєнного стану мобілізація стала реальністю для багатьох працівників, зокрема і для керівників та бухгалтерів підприємств. У разі, коли директор або бухгалтер мобілізовані, виникають питання щодо передачі обов'язків для забезпечення безперервної роботи підприємства, зокрема:

• чи варто призначити тимчасового виконувача обов'язків (ТВО) або прийняти нового працівника на строкову заміну?
• як забезпечити законність підпису документів, зокрема за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП), та чи потрібно повідомляти про це ДПС і ПФУ?
• як організувати роботу після повернення з військової служби (внаслідок демобілізації або звільнення з інших підстав)?

Важливо розуміти, які законодавчі вимоги застосовуються до передачі обов'язків у разі мобілізації. Відповідно до ч.3 ст.119 Кодексу законів про працю України (КЗпП), за працівником, призваним на військову службу під час мобілізації, зберігається місце роботи та посада на підприємстві до завершення особливого періоду або до фактичної демобілізації чи звільнення. Однак під час його відсутності потрібно організувати передачу обов'язків, і важливо, щоб цей процес був оформлений документально та здійснювався відповідно до законодавства.

Як випливає з положень КЗпП, у разі мобілізації директора або бухгалтера, роботодавець має кілька варіантів дій:

1. призначення тимчасово виконуючого обов’язки або заступника з числа працівників підприємства. Це рішення дозволяє забезпечити безперервність роботи підприємства без необхідності найму нового працівника на тимчасову посаду;

2. найм нового працівника за строковим договором на період відсутності мобілізованого. Це рішення є доцільним, якщо підприємство не має внутрішніх ресурсів для тимчасового виконання обов'язків;

3. управління підприємством безпосередньо власником.

Надалі, розглянемо кожен з варіантів дій детальніше:

Після мобілізації директора або бухгалтера підприємство може призначити тимчасово виконуючого обов'язки. Проте, насамперед, у випадку мобілізації директора, слід звернути увагу на установчі документи підприємства. Вони можуть містити інформацію про те, хто саме повинен виконувати обов’язки у разі відсутності директора через мобілізацію, або чи має директор право видавати довіреність на здійснення своїх повноважень на час його відсутності.

Якщо працівник виконує обов'язки тимчасово відсутнього співробітника, він одночасно виконує свої основні обов'язки та обов'язки за іншою посадою. За таке додаткове навантаження передбачено доплату відповідно до ст.105 КЗпП України.

У разі тимчасового заступництва на посаді відсутнього працівника, співробітник виконує обов'язки за іншою посадою і звільняється від виконання своїх основних обов'язків. У такому разі, йому доплачують різницю між його фактичним окладом і окладом працівника, якого він замінює. 

В обох випадках, оскільки повноваження директора не припиняються, а лише виконуються іншою особою, не потрібно вносити до Єдиного державного реєстру (ЄДР) відомості щодо зміни керівника. Водночас, якщо єдиним підписантом підприємства є директор, про що зазначено у ЄДР, варто додатково видати довіреність на представлення інтересів підприємства працівнику, який буде тимчасово виконувати обов’язки директора.

Обидва ці випадки є змінами істотних умов праці. Проте Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» №2136-ІХ передбачено, що під час воєнного стану норми ч.3 ст.32 КЗпП та інших законів України щодо попередження працівника про зміну істотних умов праці не застосовуються. Тобто працівника більше не потрібно попереджати заздалегідь за два місяці про те, що він буде тимчасово виконувати обов'язки директора, а лише до запровадження таких умов.

Іншою можливістю є укладання строкового трудового договору з новим працівником. Це може бути актуальним, якщо посада вимагає високого рівня компетенції або якщо тимчасовий працівник потрібен на тривалий термін. У такому разі, у наказі та трудовому договорі слід зазначити, що працівник приймається на посаду «на період неможливості виконання обов'язків директором у зв'язку з мобілізацією директора». Це дозволить після демобілізації директора звільнити особу, яка його замінює, на підставі п.2 ст.36 КЗпП.

З особою, яка приймається на посаду директора, також можливо укласти цивільно-правовий договір (ЦПД) відповідно до ч.12 ст.39 Закону України «Про ТОВ і ТДВ». Однак у такому разі соціальні гарантії, передбачені КЗпП, на цього керівника не поширюються, оскільки відносини між юридичною особою та працівником регулюються нормами Цивільного кодексу України.

Ще один варіант – управління підприємством безпосередньо власником. Виконання засновником обов'язків директора регулюється такими нормами законодавства:

• Відповідно до ч.2 ст.65 Господарського кодексу України, власник може здійснювати управління підприємством безпосередньо або через уповноважені органи згідно зі статутом або іншими установчими документами. Надалі, ч.4 ст.128 Господарського кодексу України вказує, що громадянин здійснює управління заснованим ним приватним підприємством безпосередньо або через керівника, який наймається за контрактом.

• Згідно з ч.3 та ч.4 ст.8 Закону України «Про бухгалтерський облік», власник має право самостійно вести бухгалтерський облік та підписувати фінансову, податкову та іншу звітність.

Відповідно до п.48.5.1 Податкового кодексу України, власник може підписувати податкову декларацію самостійно, в силу приписів вище згаданих статей.

Право засновника виконувати функції директора слід оформити рішенням загальних зборів (або рішенням засновника, якщо він один), в якому необхідно передбачити, що:

• керівник-власник може діяти від імені підприємства без довіреності;

• з керівником-власником не укладається трудовий договір;

• керівник-власник не отримує винагороди за виконання своїх обов'язків.

Про таке рішення щодо покладання нових функцій на власника без виплати заробітної плати потрібно письмово повідомити податкову, додаючи копії протоколу загальних зборів учасників. Не потрібно видавати наказ про призначення засновника на посаду директора, робити запис у трудовій книжці або повідомляти територіальні органи ДПС про початок роботи на посаді директора (повідомлення про прийняття на роботу). Важливо пам'ятати, що ключовий принцип роботи директора-засновника — це виконання управлінських функцій, а не трудових.

Незалежно від того, яким чином директор був мобілізований до Збройних сил України, він повинен надати документ, що підтверджує його призов, наприклад:

• військовий квиток із записом про мобілізацію в рамках чинної загальної мобілізації;

• повістку;

• мобілізаційне розпорядження від відповідного територіального центру комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП), на обліку якого перебуває військовозобов'язаний;

• для резервістів — витяг з наказу або довідка про зарахування до списків військової частини, видані військовою частиною;

• контракт;

• довідку з військової частини за формою №5, що підтверджує мобілізацію на підставі Указу Президента України від 24 лютого 2022 року № 69/2022;

• витяг з наказу Міністерства оборони про зарахування до списків частини та призначення до управління бригади територіальної оборони Регіонального управління сил територіальної оборони (військова ТРО).

Працівник кадрової служби повинен підготувати та передати директору на підпис наказ про увільнення від виконання службових обов’язків через призов на військову службу під час мобілізації. У тексті наказу має бути зазначена дата увільнення, яка повинна відповідати даті початку призову згідно з мобілізаційним документом, положення про збереження місця роботи та посади, а також рішення щодо невикористаної відпустки (компенсувати чи перенести на інший період після звільнення з військової служби). З 19 липня 2022 року роботодавці звільнені від обов’язкової виплати середньоденного заробітку працівникам, яких призвали на військову службу. Таким працівникам виплачується грошове забезпечення за рахунок державного бюджету України. Однак підприємство може прийняти рішення продовжувати виплату середньоденного заробітку та утримання податків з нього. Про це рішення слід зазначити в наказі про увільнення від роботи. При цьому, запис до трудової книжки директора може не вноситись.

Окрім того, складається акт приймання-передачі справ, який підписується обома сторонами та зберігається в архіві підприємства.

Робочий час мобілізованого працівника має бути відображений у табелі обліку робочого часу протягом усього періоду його військової служби, зокрема і вихідні дні. Питання табелювання регулюються наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 року №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці». Для позначення мобілізованих працівників у табелі використовують умовне позначення «ІН» (цифровий код «22») — інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорство тощо). Типова форма №П-5 «Табель обліку робочого часу» має рекомендаційний характер, тому підприємство може на свій розсуд встановлювати інші умовні позначення для мобілізованих працівників у своєму положенні про облік робочого часу.

Зміна відповідальних осіб вимагає також оновлення ЕЦП. Одним із ключових питань є передача прав на підпис документів. Закони «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» передбачають необхідність оформлення документів, що надають новому підписанту право на підпис. Електронний цифровий підпис можна отримати лише за особистої присутності підписанта.

Основні документи для отримання ЕЦП для юридичної особи включають:

• договір або картка приєднання до електронного договору;

• копія виписки з ЄДР.

Посадова особа підприємства, яка звертається для отримання ключа, повинна мати при собі паспорт громадянина України у формі книжки або ID-картки, або документ, що їх замінює. Керівник підприємства повинен засвідчити своїм підписом кожну сторінку таких документів:

• копію паспорта громадянина України або документ, що його замінює (для всіх співробітників, які отримують ЕЦП);

• копію ідентифікаційного номера або документу, що його замінює (наприклад, ID-картка з податковим номером);

• копії документів про призначення на посаду кожної особи, на підпис якої отримується сертифікат;

• Заявки на формування кваліфікаційних сертифікатів ЕЦП в електронному (у форматі .PCK) та в паперовому вигляді для кожної особи/печатки, на підпис якої отримується сертифікат. Заявки можуть бути сформовані у програмі M.E.Doc, у веб версії СОТА або на офіційному сайті КНЕДП ЦСК «Україна». Керівник підписує заявку на печатку та заявку на свій підпис, бухгалтер підписує свою заявку і т. д.

• Платіжне доручення про сплату послуг;

• USB-флеш накопичувач або захищений носій (для кожного сертифікату використовується окремий захищений носій).

А також, у разі мобілізації підписантів (директора або бухгалтера) потрібно визначити, хто матиме доступ до банківських рахунків підприємства. Може знадобитися переоформлення банківських карток, ключів доступу до системи інтернет-банкінгу та інших фінансових інструментів.

Якщо керівник також відповідає за бухгалтерський облік (тобто на підприємстві немає окремого бухгалтера), необхідно повідомити податкові органи протягом 10 днів з моменту змін в облікових даних платника податків. Для цього слід подати заяву для юридичних осіб за формою №1-ОПП із позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» (п.9.3 розд. ІХ Порядку №1588).

У разі зміни підписанта, компанія повинна також повідомити банк, надавши оновлений список осіб, уповноважених керувати рахунками та підписувати платіжні документи. Цей список може бути поданий у довільній формі, якщо банк не встановив інших вимог у своїх внутрішніх документах, що регулюють порядок відкриття рахунків.

Після демобілізації працівник має право повернутися на своє робоче місце. Важливо належним чином організувати процес передачі справ від ТВО або строкового працівника, який виконував ці обов’язки. Цей процес включає складання актів приймання-передачі, відновлення прав на підпис документів та ЕЦП демобілізованого працівника, а також аналіз виконаної роботи за час його відсутності.

Етапи передачі справ:

1. оформлення акта приймання-передачі справ. Акт повинен містити повний перелік переданих документів та активів;

2. відновлення прав підпису. Якщо підпис демобілізованого працівника було анульовано, потрібно повторно оформити ЕЦП та інші необхідні документи.

3. повідомлення органів влади. У разі повернення працівника на свою посаду потрібно повторно повідомити ДПС та банк. Законодавство України не вимагає повідомлення органів ПФУ, статистики та контрагентів про зміну ТВО. 

Своєчасна та належно організована передача справ сприяє уникненню проблем і забезпеченню стабільної роботи підприємства. Правильне виконання цих кроків допоможе зберегти ефективність управління та стабільність роботи під час мобілізації.

Владислава Козак, консультантка з податків та зборів, KPMG в Україні