Vanliga frågor vid representation, förmåner och resor

Om sommarfesten är en av två personalfester under ett år är den avdragsgill och de anställda ska inte heller förmånsbeskattas för deltagandet.

Vad gäller sommarpresent är huvudregeln att en gåva till arbetstagaren från arbetsgivaren normalt är en skattepliktig förmån för den anställde eller uppdragstagaren. Den gåvan anses vara ett utflöde ur anställningen/uppdraget och ges på grund av den anställdes prestation.

Det finns dock några undantag från den huvudregeln och det är när arbetsgivaren ger en julgåva, jubileumsgåva eller minnesgåva. För de gåvorna finns vissa krav som ska uppfyllas för att de ska vara skattefria. En sommargåva är inte inkluderad i undantagen, därför är en sommargåva skattepliktig.

Om en sommargåva ges och den anställda förmånsbeskattas för gåvan (förmånsvärdet är marknadspriset) är kostnaden avdragsgill för arbetsgivaren, som en lönekostnad. Arbetsgivaren ska vidare betala arbetsgivaravgifter på underlaget för det totala förmånsvärdet för de anställda.

Enligt huvudregeln är alla gåvor som en anställd får av sin arbetsgivare skattepliktiga, förutom julgåva, jubileumsgåva och minnesgåva där det finns särskilda rekvisit som måste vara uppfyllda för skattefrihet. Utöver det finns dock möjlighet för arbetsgivare att ge blommor till sina arbetstagare inom ramen för de så kallade personalvårdsförmånerna, vilket innebär en enklare blombukett i samband med exempelvis födelsedagar, bröllop, barns födelse. Det finns däremot inga fastställda belopp men omkring 300 kronor bör anses vara en enklare blombukett. 

Tolkar frågan som att det finns ett affärssyfte för att inleda en affärsförbindelse, vilket anses vara extern representation. Det är dock viktigt med bra dokumentation, där syftet och deltagare (namn och bolag) framgår. Endast en trevlig lunch/middag är inte extern representation utan du måste kunna visa affärssyftet för att hantera kostnaden som extern representation.

Du kan absolut ha teambuildingaktiviteter under en konferens men den tiden räknas inte in som arbetad konferenstid. För att uppfylla tidskravet för avdragsrätt och undvika att deltagarna ska förmånsbeskattas, ska ni utöver tiden för teambuildingaktiviteterna ha minst sex timmars konferenstid för en heldag. 

Om en konferens pågår från lunch till lunch bör ni ha cirka tre – fyra timmar kvalitativ arbetstid per halvdag, för att uppfylla kravet på antal timmar. Däremot beror det lite på hur ni reser. Om ni exempelvis åker båt till Åland för att ha konferensen där så bör ni även kunna räkna in några timmars konfererande på båten dit och tillbaka jämfört med om ni exempelvis tar er till konferensorten med flyg – det är ju inte lika enkelt att konferera på ett flygplan.

Sedan 1 januari 2019 ska rapportering ske på individnivå, varje månad, i arbetsgivardeklarationen. I den kan även kunder inkluderas. Informationen som behövs för rapportering är namn och personnummer.

Presentkort får ges bort om det inte kan lösas in mot kontanter, men det beror givetvis på i vilket sammanhang presentkortet ges till den anställde. Huvudregeln är att alla gåvor som en anställd får av sin arbetsgivare är skattepliktiga men det finns undantag om gåvan är en julgåva, jubileumsgåva eller en minnesgåva. Dock måste du fortfarande ta hänsyn till belopp. Om en gåva däremot ges till en anställd som bekräftelse på ett bra jobb, så anses den ges på grund av en prestation och då är gåvan i sin helhet skattepliktig. 

Ja, det är en skattepliktig förmån. Huvudregeln är att alla måltider som en arbetsgivare bekostar för sina anställda är skattepliktiga såvida de inte äts i samband med intern eller extern representation, hotellfrukost som ingår i kostnaden för hotellet eller måltider som ingår i kostnaden för allmänna transportmedel.

Utöver det kan en arbetsgivare erbjuda exempelvis kaffe och en enklare smörgås inom ramen för de skattefria personalvårdsförmånerna, men då är ett av kraven att det ska erbjudas på arbetsplatsen. Eftersom det inte gör det i det här fallet blir kaffet och den enklare smörgåsen skattepliktig. 

Reglerna avseende förmånsbeskattning av de anställda/uppdragstagarna är desamma för stiftelser och andra verksamheter som är skattebefriade – det finns inga särregleringar för dem.

Huvudregeln är att alla måltider som en arbetsgivare bekostar för sina anställda är skattepliktiga om de inte äts i samband med intern eller extern representation, hotellfrukost som ingår i kostnaden för hotellet eller måltider som ingår i kostnaden för allmänna transportmedel. Arbetsluncher anses inte vara representation utan ett möte i det löpande arbetet. De luncherna är därför skattepliktiga om arbetsgivaren står för kostnaden.

Måltider som serveras till de anställda under exempelvis informationsmöten är skattefria. Dock anses en gång i veckan vara för frekvent för att vara skattefri måltid. Enligt Skatteverket kan en anställd erbjudas en måltid varannan vecka skattefritt, om reglerna för representation i övrigt är uppfyllda. Ett möte som är en gång i veckan kan anses vara ett möte i det löpande arbetet och blir då skattepliktigt, det vill säga inte intern representation. 

Om Skatteverket genom en revision hittar kostnader som inte har hanterats eller har hanterats inkorrekt, finns risk för skattetillägg både för bolaget/organisationen och för de anställda/kunder. Om beloppen är betydande finns även risk för skattebrott.

Beroende på i vilken typ av bolag/organisation felhanteringen sker finns det också risk att medias intresse väcks. Exempelvis när det gäller ett statligt bolag eller ett fackförbund, där medlemmarnas avgifter är en del av förbundets inkomster och vidlyftig representation eller påkostade resor av exempelvis en ledningsgrupp kan anses vara olämpligt. Särskilt om kraven enligt skattelagstiftningen på exempelvis antal arbetade timmar inte uppnås, utan att resan snarare ses som en nöjesresa.

Vi rekommenderar er att ha en bra och tydlig policy på området avseende vad som gäller och vilken dokumentation som krävs. Befintlig och korrekt dokumentation är även ett krav enligt Bokföringslagen. En tydlig policy medför ett enhetligt arbetssätt och underlättar korrekt hantering. Vi hjälper er gärna med både upprättande och framtagande av policys.

Om du känner dig osäker på om du har hanterat kostnaderna korrekt, rekommenderar vi en granskning där stickprov görs. Granskningen utförs av oss och vi gör den som om vi vore Skatteverket. Den mynnar sedan ut i en rapport där felaktigheterna framgår samt våra rekommendationer för att rätta till dem. Det är inte helt ovanligt att en granskning resulterar i att bolaget/organisationen lämnar in rättelser till Skatteverket på eget initiativ och på så sätt undviker skattetillägg, som det finns risk för att Skatteverket påför vid en revision om felaktigheterna ifrågasätts.

Utöver ovan anordnar vi även skräddarsydda workshops, där vanligt förekommande aktiviteter eller frågor för en specifik kund diskuteras. Kontakta Marie Enander, ansvarig för förmåner och representation / Skatterådgivare, om du har frågor.