W nowoczesnym przedsiębiorstwie systemy klasy ERP są najważniejszymi narzędziami wspierającymi decyzje biznesowe. Umożliwiają one gromadzenie, przetwarzanie i analitykę danych operacyjnych oraz finansowych, a także zapewniają dostęp do danych w czasie rzeczywistym. Ponadto pozwalają na maksymalizację efektywności działania, uwzględniając różne uwarunkowania - procesowe, organizacyjne, prawne, technologiczne i kosztowe. Systemy te wspierają także realizację strategii rozwoju organizacji oraz budowanie przewagi konkurencyjnej. Odpowiednio dobrane narzędzia, które nadążają za rozwijającą się technologią, mają kluczowe znaczenie dla szybkości reagowania na zmieniające się otoczenie biznesowe.
Czym są systemy ERP i dlaczego są tak ważne w procesie transformacji cyfrowej?
Systemy ERP są oprogramowaniem znacząco wspierającym zarządzanie zasobami całego przedsiębiorstwa (różne obszary merytoryczne w organizacji) uwzględniając jego uwarunkowania. Żaden system nie poprawi wyników przedsiębiorstwa – za to odpowiadają ludzie, jednak dobrze dobrane narzędzia pomagają ludziom podejmować decyzje biznesowe, które przyniosą wymierne korzyści dla organizacji. Nie ma systemów lepszych czy gorszych – wszystkie mogą być dobre, o ile zostały dobrze dobrane do stawianych im celów oraz obecnych i przyszłych potrzeb organizacji. Nawet najlepsze systemy zawiodą, jeżeli:
- będą obsługiwały procesy, dla których nie zostały stworzone,
- będą wybierane w oderwaniu od uwarunkowań wewnętrznych (organizacyjnych, prawnych/ regulacyjnych, systemowych oraz technicznych) i zewnętrznych (rynkowych),
- będą generować zbyt duże koszty w utrzymaniu i rozwoju (lub braku możliwości rozwoju).
Efektywność działania przedsiębiorstwa w ogromnym stopniu zależy dziś od jakości narzędzi jakimi się posługuje. Poszukując usprawnień w zakresie organizacji, procesów czy stanowisk pracy nie sposób osiągnąć tego bez odpowiedniego nowoczesnego zintegrowanego systemu informatycznego.
W dobie transformacji cyfrowej system ERP jest jednym z elementów całej architektury narzędziowo-systemowej w obszarze IT. Bardzo rzadko system ERP jest jedynym narzędziem w przedsiębiorstwie. Transformacja cyfrowa wymaga podejścia holistycznego tak do systemów ERP jak i pozostałych, funkcjonujących w przedsiębiorstwie. Dobry wybór staje się więc elementem kluczowym najwyższej wagi. Wzajemne powiązania, wymiana danych, interfejsy z systemami dziedzinowymi są elementami, na które w procesie wyboru trzeba zwrócić szczególną uwagę.
Wyzwania firm związane z wyborem systemu ERP
Cykl życia systemów ERP w polskiej rzeczywistości to ok 7-10 lat. To bardzo długi okres czasu w rozwijającym się przedsiębiorstwie. Systemy wybierane 10 lat temu często nie nadążają za rozwojem biznesu. Procesy ulegają zmianom i optymalizacjom, a narzędzia powinny nadążać za zmianami w technologii. Tym samym wybór się komplikuje – z tu i teraz trzeba wyjść na poziom wizji rozwoju przedsiębiorstwa, przewidzieć przyszłość, zabezpieczyć się na wypadek zmian.
Jednocześnie mnogość systemów ERP na rynku sprawia, że trudnością jest ocena, który z nich jest bardziej „skrojony na miarę” od innych.
Wdrożenie systemu ERP to, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa (w znaczeniu skomplikowania procesów) oraz od samego systemu, proces wielomiesięczny, czasem wieloletni. A przede wszystkim kosztowny. I jak każda inwestycja – powinien zwracać się w rozsądnym czasie.
Zarządy przedsiębiorstw mierzą się więc z całym wachlarzem ryzyk złego wyboru – od niedoszacowania kosztów inwestycji do ograniczeń funkcjonalnych systemu, niepozwalających na wzrost biznesu.
Co zyskasz dzięki doradztwu KPMG w wyborze systemu ERP
KPMG od lat wspiera przedsiębiorców w transformacji narzędzi wspierających zarządzanie. Wieloletnie doświadczenia zespołu KPMG poskutkowały wypracowaniem metodyki przeprowadzania procesów wyborowych tak, by jak najbardziej efektywnie, w jak najkrótszym czasie przeprowadzić działania obniżające ryzyka tej inwestycji.
Metodyka KPMG zaprezentowana na poniższym rysunku rekomenduje podział projektu wyboru systemu ERP i dostawcy na główne 3 etapy, które są dostosowywane do potrzeb Klienta:
Opracowanie strategii wyboru właściwego rozwiązania.
Opracowanie dokumentacji przetargowej i przeprowadzenie postępowania.
Wybór rozwiązania i dostawcy oraz plan wdrożenia.
Wsparcie klientów w nadzorze jakościowym nad wdrożeniem wybranego rozwiązania po podpisaniu umowy.
Kluczowe działania, które są wykonywane w ramach naszych prac to:
Dodatkowo przeprowadzamy audyty projektów wdrożeniowych na poszczególnych etapach realizacji. W przypadku potrzeby weryfikacji statusu prac oraz zgodności z warunkami umowy wdrożeniowej zapewniamy szczegółową ewidencję wykonanych działań oraz postępów projektu, analizujemy zgodność realizacji z zapisami umowy, identyfikujemy błędy oraz problemy, rekomendujemy działania naprawcze i wiele więcej.
Postępowania w oparciu o Ustawę Prawo o zamówieniach publicznych
Specjaliści KPMG mają wieloletnie doświadczenie we wspieraniu klientów w przeprowadzeniu postępowania na zakup/ dostawę systemu ERP zgodnie z ustawą PZP. Pomagamy m.in. w:
Wsparcie KPMG w ramach wyboru systemu ERP
Konsultanci KPMG w ramach wsparcia wyboru systemu ERP i dostawcy systemu przeprowadzają szereg analiz (w ramach wspólnych spotkań i warsztatów) dot. procesów biznesowych, systemów oraz uwarunkowań organizacji, w wyniku których wespół z zarządem firmy klienta określają kierunki rozwoju organizacji oraz strategii inwestycji w system ERP, a wspólnie z właścicielami procesów biznesowych określają wymagania wobec nowego rozwiązania, biorąc pod uwagę obecne oraz przyszłe potrzeby biznesowe i techniczne. W ramach usługi tworzone są dokumenty pozwalające na sprawne poinformowanie rynku potencjalnych dostawców systemu o potrzebach organizacji oraz o warunkach udziału. Sprecyzowane, wypracowane z klientem kryteria oceny niwelują ryzyko inwestowania czasu w oglądanie rozwiązań, które nie wniosą wartości dodanej do organizacji.
Wsparcie w ocenie proponowanych rozwiązań, polegające na analizie dostępnych na rynku rozwiązań oraz ich warunków nabycia, technologii oraz ich utrzymania zabezpiecza przedsiębiorstwo przed brakiem kontroli nad finalnym budżetem inwestycji.
Specjaliści KPMG pomagają klientom w przeprowadzeniu postępowań, które muszą być prowadzone w reżimie Ustawy o zamówieniach publicznych. Dzięki wiedzy i doświadczeniu możliwe jest wybranie strategii postępowania, przygotowanie odpowiedniej dokumentacji oraz ograniczenie ryzyka odwołań.
W zakresie przygotowania umów (licencyjnych/ subskrypcyjnych, wdrożeniowych, serwisowych/utrzymaniowych oraz rozwojowych) wsparcie zawiera zarówno pomoc przy zapisach prawnych, jak i merytorycznych, wspierając klienta w określeniu zakresu prac jak i organizacji samego projektu wdrożeniowego.
Konsultanci KPMG prowadzą również audyty oraz nadzory projektów wdrożeniowych. Zakres takich usług jest indywidualnie dobierany do zakresu projektu oraz oczekiwanych rezultatów.
Wyślij zapytanie ofertowe
Dowiedz się więcej, o tym w jaki sposób wiedza i technologia KPMG mogą pomóc Tobie i Twojej firmie.
Kliknij, aby rozpocząć
