IT Financial Management - voor een waardevol digitaal toekomstperspectief

In een wereld die technologisch razendsnel verandert, proberen organisaties relevant te blijven door intensief te investeren in verdere digitalisering en adoptie van nieuwe technologieën. En met succes. Thuiswerken bijvoorbeeld wordt tegenwoordig zo goed door IT ondersteund dat werkgevers hun best moeten doen om werknemers weer naar kantoor te krijgen. En ontwikkelingen als Generatieve AI en Cloud computing bieden nieuwe kansen die door organisaties massaal omarmd worden.

De financiële consequenties van verregaande digitalisering blijven echter vaak onderbelicht en worden nog onvoldoende begrepen. Dit brengt grote financiële risico’s met zich mee, waaronder onverwachte overschrijdingen en beperktere mogelijkheden tot verandering. Daarnaast stelt relatief nieuwe technologie zoals Cloud computing ook andere eisen aan financiële beheersing.

De beheersing van de financiële consequenties van digitalisering, IT Financial Management, staat inmiddels bij veel organisaties hoog op de agenda. In dit artikel besteden we aandacht aan de drie kernactiviteiten van modern IT Financial Management.

• Besluiten – weloverwogen IT-investeringen afgestemd op de organisatiestrategie
• Beheersen – kostenbeheersing en waar mogelijk verlagen en optimaliseren van IT-uitgaven
• Betrekken – belanghebbenden de gecreëerde waarde laten begrijpen

Het waar mogelijk verlagen en optimaliseren van IT-kosten is een belangrijk onderdeel van IT Financial Management, maar het beperkt zich hier echter niet toe. IT Financial Management is erop gericht de waarde uit uw IT investeringen te maximaliseren. Dit begint al bij het nemen van onderbouwde en weloverwogen investeringsbeslissingen die zijn afgestemd op de strategische ambities van de organisatie. Uiteraard hoort hier tevens een goed begrip bij van de financiële consequenties op de korte en lange termijn. Ook richt IT Financial Management zich op de dialoog tussen IT-leiders en belanghebbenden in de organisatie, waaronder bestuurders. Voor deze dialoog is informatie nodig die is afgestemd op de informatiebehoefte van betrokkenen in de organisatie, zodat deze begrepen en gewaardeerd wordt.

Kiezen voor het gebruik van IT-technologie is een complexe aangelegenheid. Het aanbod aan IT-oplossingen is groot en de consequenties op de langere termijn zijn vaak moeilijk te overzien. Kiezen voor één oplossing betekent veelal een verplichting voor de langere termijn, waarbij er vaak geen eenvoudig en goedkoop alternatief meer voorhanden is. Prijsmodellen zijn bovendien ingewikkeld, moeilijk te doorgronden en soms tijdens de looptijd aan verandering onderhevig. IT-projecten zijn daardoor notoir complex en lopen vaak uit, waardoor totale implementatie-inspanningen, kosten en resultaten moeilijk voorspelbaar zijn. Een succesvolle implementatie en duurzame verankering in de organisatie wordt vaak verder bemoeilijkt doordat verschillende initiatieven gelijktijdig over de organisatie worden uitgestrooid. Met de activiteit ‘Besluiten’, waarin portfolio- en demand management belangrijke onderwerpen zijn, worden onder andere de volgende vraagstukken onderzocht, besproken en van een antwoord voorzien:

• Zijn de initiatieven in lijn met de strategische ambities?
• Worden de initiatieven, inclusief de gewenste planning, afgestemd op de draagkracht van de organisatie?
• Wordt de businesscase (kosten en waarde) van een initiatief begrepen?
• Worden de voorgestelde licentiestructuren / pricing modellen begrepen en zijn die in lijn met de doelstellingen van het initiatief?
• Is er nagedacht over een ‘exitstrategie’?
• Hoe wordt de (informatie/technologie)vraag vanuit de organisatie gecoördineerd?

Naast besluitvorming blijft IT-kostenbeheersing een cruciale activiteit. Hierbij wordt gestreefd naar waarde maximalisatie door een zo kostenefficiënt en doelmatig mogelijke inzet van kwalitatief goede IT-middelen. Dit is een continu proces gericht op het zo laag mogelijk houden van kosten, het voorkomen van onnodige kosten, het terugbrengen van inefficiënties en, ten slotte, het optimaliseren van de waarde (het rendement) van ingezette IT-middelen. De volgende vraagstukken spelen hierbij een rol:

• Wordt efficiënt gebruikgemaakt van cloud technologie?
• Hoe kan het applicatielandschap worden gerationaliseerd?
• Sluiten de IT-servicelevels nog wel aan bij de behoefte van de organisatie?
• Kunnen ‘point solutions’ worden samengebracht in één platform?
• Hoe kan efficiënt worden omgegaan met licenties, zowel in pricing als naar gebruik?
• Hoe wordt de consumptie van IT-middelen beheerst?
• Welke contracten kunnen worden heronderhandeld?

Het is belangrijk om de onderliggende oorzaken van onnodig hoge IT-kosten aan te pakken, zodat gerealiseerde besparingen blijvend zijn en de waarde uit uw IT-investeringen continu gemaximaliseerd is. Dit vraagt om een duurzame aanpak waarin aandacht is voor alle aspecten die voor financiële beheersing relevant zijn. Denk hierbij aan onder andere de inrichting van financiële en IT-processen, de kwaliteit van de informatievoorziening en het opbouwen van de benodigde kennis en vaardigheden in de organisatie. Voor het beheersen van Cloudkosten is bijvoorbeeld diepgaande kennis nodig vanuit verschillende disciplines, zoals Finance, IT en de ‘business’.

Bestuurders, businessverantwoordelijken en andere belanghebbenden dragen verantwoordelijkheid voor de (financiële) prestaties van de organisatie als geheel. Vertrouwen in de IT-leiding is niet vanzelfsprekend. Een verklaring van IT-verantwoordelijken dat IT-geld doelmatig is geïnvesteerd en waarde heeft, is niet voldoende. Er moet met belanghebbenden in de organisatie een dialoog gevoerd worden in een taal die door hen begrepen en gewaardeerd wordt. In deze dialoog moeten de kostenefficiënte aansturing en de gerealiseerde waarde aannemelijk worden gemaakt. Dit betekent dat IT-verantwoordelijken IT-terminologie moeten kunnen vertalen in de taal van belanghebbenden. Hiermee wordt bereikt dat de nadruk komt te liggen op de gerealiseerde waarde in plaats van op de hoogte van de IT-kosten. Bij het betrekken van belanghebbenden vormt wederzijdse transparantie de kern. Deze krijgt onder andere vorm door:

• het introduceren van een wederzijds gedragen begrippenkader waarin IT-terminologie is omgezet in woorden die door uiteenlopende belanghebbenden begrepen worden;
• de toepassing van kostenallocatiemethoden waardoor kosten worden toegerekend aan kostendrijvers;
• het bevorderen van samenwerking tussen stakeholders als Finance, IT en ‘de business’ en het creëren van een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor kostenbeheersing;
• het verbeteren van de informatievoorziening en datakwaliteit;
• het opstellen van relevante managementrapportages en dashboards;
• inzicht in de organisatiestrategie die kan worden gebruikt als input voor het op- en bijstellen van de IT-strategie.

KPMG ondersteunt bedrijven al jaren met het kostenefficiënt inzetten van IT om de bedrijfsprocessen te optimaliseren. Voor een integrale aanpak die alle relevante aspecten van IT Financial Management raakt, heeft KPMG een IT Financial Management-operating model ontwikkeld dat uit zes lagen bestaat: 

• Besturing
• Organisatie en mensen
• Dienstverlening
• Processen
• Technologie
• Data en rapportages

De drie kernactiviteiten van IT Financial Management dienen te worden geborgd bij de inrichting van de ICT-organisatie langs deze zes lagen. Duurzame verankering van IT Financial Management vergt een cultuurwijziging waarin Finance, IT en andere stakeholders samen en continu een rol spelen. 

Het KPMG-team dat is ingericht om klanten te ondersteunen bij het op een juiste wijze implementeren van IT Financial management heeft ook een quickscan ontwikkeld waarmee snel potentiële kostenbesparingen kunnen worden geïdentificeerd. Daarnaast richt het team zich ook op het slim en kostenefficiënt implementeren van nieuwe technologie, inclusief ‘cloudtechnologie’, omdat ook door het slim toepassen van nieuwe technologie kostenbesparingen kunnen worden gerealiseerd.

Voor meer informatie kan contact worden gezocht met Jonathan Meijer, Sylvano Aboikoni of Joost Koedijk. Graag dragen wij bij aan de kostenefficiënte inzet van kwalitatief goede ICT!