De Cloudtransformatie-reis bij Zuyderland Medisch Centrum

Zuyderland Medisch Centrum organiseerde op 12 september 2024 een inspirerende CIO-‘ronde tafel’ om hun transformatie naar de cloud te delen met collega-CIO’s van tien andere ziekenhuizen. Bert Pfeiffer (CIO, Zuyderland) en Tim Cobben (programmamanager) namen hen mee op deze reis, via de aanleiding en de aanpak langs de resultaten.

Doelstellingen: verbeterde samenwerking met regiopartners, geïntegreerde beveiliging, toegang tot AI-oplossingen en vermindering van registratielast in de zorg.

Ambities: versnelling van zorgvernieuwing door het benutten van cloudtechnologie.

Tijdens de sessie werden  niet alleen de aanpak en oplossingen gedeeld, maar ook waardevolle 'lessons learned' besproken. De cloudtransformatie wordt begeleid door een consortium van KPMG, Rapid Circle en Microsoft. Hylke Kingma (KPMG) en Wilco Turnhout (Rapid Circle) vertelden over de samenwerking en deelden hun inzichten en ervaringen.

In 2020 heeft Zuyderland te maken gehad met een serieuze ICT-storing. Deze heeft meerdere dagen geduurd en is de aanleiding geweest voor een uitgebreide analyse en daarna het opstellen van een vooruitstrevende ICT-strategie. Cloudtechnologie is hierin opgenomen als ‘cloud tenzij’. Vervolgens is Zuyderland begonnen met het implementeren van cloudoplossingen (o.a. dataplatform en Office 365). Ook is gestart met het migreren van applicaties van on-premise naar de cloud. Het besluit om het nieuwe ZIS/EPD (ChipSoft HiX), vanuit de cloud aan te bieden, bracht het cloudtransformatieprogramma in 2023 in een stroomversnelling. Binnen dit programma wordt de migratie naar HiX ondersteund door een transitie van werkplek en infrastructuur naar de hybride cloud, met Microsoft Azure als kernplatform.

In 2023 is Zuyderland gestart met een cloudtransformatieprogramma. Het doel van dit programma bestaat uit de volgende stappen:

• het faciliteren van de startinrichting in oktober 2024 van het nieuwe ZIS/EPD;
• het succesvol live brengen in de cloudomgeving van het nieuwe ZIS/EPD in juni 2025; en
• het huidige platform (hosting en werkplek) uitfaseren voor eind 2026.

Zuyderland kiest voor standaardisatie in platformen en streeft naar SaaS, vóór PaaS, vóór IaaS. Dit betekent dat Zuyderland waar mogelijk kiest voor native cloudsoftware; als dat niet mogelijk is voor cloudplatformen en pas daarna voor infrastructuur in de cloud).

Zuyderland wil een stap voorwaarts maken in haar digitale zorgtransformatie. De voordelen van cloudtechnologie zitten niet zozeer in het ICT-domein, maar zijn gericht op het ondersteunen van de zorgprofessionals van Zuyderland. Bijvoorbeeld door veel meer datagedreven te kunnen werken, AI-technologie aan te bieden en samenwerking en databeschikbaarheid beter te faciliteren. Door cloudtechnologie optimaal te benutten wil Zuyderland zorginnovatie en zorgtransformatie versnellen. 

De transformatie van Zuyderland wordt sinds oktober 2023 ondersteund door KPMG, Rapid Circle en Microsoft. Zij stellen zich op als een consortium en hebben voor een gezamenlijke aanpak gezorgd waarin zij zelf de onderlinge coördinatie organiseren. Dit zorgt ervoor dat Zuyderland kan rekenen op integrale ondersteuning. Zuyderland heeft het consortium onder andere gekozen vanwege de ervaring met dergelijke transformatieprogramma’s. De ervaringen die zijn opgedaan bij andere ziekenhuizen, maar ook buiten de zorgsector, zijn ingebracht in het programma van Zuyderland. Ook zijn er al tijdens het traject in Zuyderland belangrijke lessen geleerd.

1. Overgang naar de Azure Cloud en de invloed op bedrijfskosten

Bij de migratie van applicaties naar de Azure Cloud verschuiven de kosten van CapEx (kapitaaluitgaven) naar OpEx (operationele kosten). Traditioneel werden deze kosten gekenmerkt als een initiële investering waarbij applicaties op fysieke servers werden gehost. Met de migratie naar de cloud veranderen deze kosten echter in doorlopende exploitatiekosten.

Hoewel de transitie naar de cloud kan leiden tot hogere operationele kosten op de korte termijn, biedt zij een duidelijker inzicht in de totale kosten van het bezit en gebruik van applicaties. Op de lange termijn kan dit helpen bij het nemen van beslissingen over de aanschaf van nieuwe technologie en het uitfaseren of updaten van bestaande applicaties. Dit draagt uiteindelijk bij aan een kostenefficiëntie binnen de organisatie. Op dit moment zijn er al meer dan 60 applicaties als 'retire' beoordeeld door Zuyderland, wat betekent dat de applicatie volledig wordt uitgefaseerd.

Nieuwe applicaties die aangeschaft worden, worden nu direct in de Azure Cloud geïmplementeerd. De kosten hiervan worden dan ook direct zichtbaar gemaakt. Dit verschilt met de situatie voorheen, toen de kosten en zichtbaarheid van applicaties niet altijd duidelijk waren.

2. Het beheer van IT-resources en optimalisatie van HiX

De migratie naar de cloud brengt uitdagingen met zich mee, met name voor resource-intensieve applicaties zoals HiX. Deze applicatie vereist aanzienlijke IT-resources, wat kan leiden tot vraagtekens over de efficiëntie en prestaties.

Zuyderland is zich bewust van de intensieve resource-behoeften van HiX en daarom zijn er strategieën ontwikkeld om de prestaties te optimaliseren. Recent zijn met een reeks ingrepen de prestaties van HiX binnen de Azure Cloud significant verbeterd. Dit is een continu proces dat constante aandacht en focus vereist.

3. Proactieve maatregelen

Het succes van een ingrijpende verandering als de migratie naar de cloud vereist een grondig begrip van zowel het technische landschap als de menselijke kant. Het is belangrijk om de zorgen van alle betrokkenen te horen. Hierdoor kan Zuyderland een meer inzichtelijk en empathisch plan opstellen dat de ervaring voor alle partijen verbetert.

Deze aanpak helpt niet alleen om de technische uitdagingen van de migratie aan te pakken, maar draagt ook bij aan het opbouwen van vertrouwen met alle betrokkenen en het bevestigen van de haalbaarheid van de gekozen oplossingen. Het toont de waarde aan van een strategische en methodische aanpak bij het omgaan met zorgen rondom het proces van digitale transformatie.

4. Kostenbeheer en implementatie van FinOps

Bij het overgaan naar de cloud speelt kostenbeheer een cruciale rol. Op advies van het consortium heeft Zuyderland FinOps geïmplementeerd, een aanpak die zich richt op het financieel beheer van cloudconsumptie. Deze aanpak is essentieel om de Zuyderland-ICMT-organisatie klaar te maken voor de cloud.

Het is belangrijk op te merken dat de technische eisen die door leveranciers worden geprojecteerd vaak te hoog zijn. Hierdoor is het tijdig terug- of afschalen van (Azure-)resources essentieel om de kosten te beheersen. Daarnaast moeten technische beheerders bewust worden gemaakt van de implicaties van het werken in een cloudomgeving, aangezien dit wezenlijk verschilt van het beheren van een on-premises-omgeving. Om menselijke fouten en onnodige kosten te voorkomen, maakt Zuyderland gebruik van sjablonen.

Er is binnen het technische team van Zuyderland een bewustzijn gecreëerd over de financiële impact van inrichtingskeuzes. Dit vraagt om een verhoogd bewustzijn en sterk leiderschap. Door middel van deze strategieën streeft Zuyderland ernaar om een effectief en duurzaam kostenbeheer te hanteren in hun reis naar de cloud.

5. Afweging en migratie van applicaties naar de cloud

Bij het overwegen van applicatiemigratie naar de cloud, speelt Zuyderland proactief in op de vraag of de ‘cloud, tenzij’-benadering op elke (nieuwe) applicatie van toepassing is. Het uitgangspunt is het nieuwe ZIS/EPD in de cloud, wat betekent dat gekoppelde applicaties ook naar de cloud gemigreerd worden. Voor de overige applicaties wordt grondig onderzocht of de applicatie naar de cloud kan worden verplaatst, waarbij factoren zoals latency in de besluitvorming worden meegenomen.

Bij de migratie van applicaties naar de cloud gaat Zuyderland systematisch te werk met een mix van interne medewerkers en consultants van het consortium. De context waarin de applicatiemigratie plaatsvindt, is cruciaal. Teams met inzicht in de processen van de applicatie-eigenaren en de aan de applicatie gekoppelde processen zijn essentieel voor een succesvolle migratie. Hoewel de technische aspecten van de migratie over het algemeen solide zijn, is het proces in een complexe organisatie uitdagend.

Een 'rebuild' heeft voordelen voor applicaties die al geruime tijd niet meer zijn geüpgraded. We kunnen namelijk de voordelen van een cloudomgeving pas volledig benutten als de applicaties in de cloud opnieuw zijn opgebouwd. Er zijn draaiboeken ontwikkeld om zowel 'rebuilds' als 'rehosts' uit te voeren. Het is essentieel om de leverancier en de functioneel beheerders vanuit de vakgroepen in een vroeg stadium bij het proces te betrekken.

Zuyderland behoudt nog steeds gedifferentieerde infra- en applicatieteams. Hoewel veel applicaties naar de cloud zijn verplaatst, blijven er voldoende componenten on-premise. Er wordt een cloudteam opgericht dat zowel ontwerpen kan maken als het beheer uitvoeren. Deze overgang zal geleidelijk plaatsvinden.

Er werd tijdens de round table beargumenteerd dat een cloudtransformatie niet per se noodzakelijk is, aangezien men on-premise ook met cloudtechnologie kan werken. Een tegenargument dat aangevoerd werd is de toenemende focus op AI en bewerking van steeds grotere datasets waarbij cloudtechnologie een oplossing is.

De bedrijfsstrategie geeft richting aan de positie van Zuyderland in het (toekomstige) zorglandschap. De applicaties die hierbij horen, vragen om een interoperabele en veilige omgeving. Aan deze omgeving worden strenge eisen gesteld die on-premise moeilijk of niet te behalen zijn. Dankzij de cloudtransformatie heeft Zuyderland legacy-systemen kunnen opruimen en is er nu een zeer volledig overzicht over de omgeving. Dit geeft de ruimte en de energie om in het verleden gemaakte keuzes te heroverwegen en de omgeving te optimaliseren.

Tot slot bleek een belangrijke les voor Zuyderland om de interne organisatie en de Raad van Bestuur tijdig te betrekken bij dit type grote veranderingen. Het opstellen van de businesscase kost tijd en energie, en het is raadzaam om hier een specifiek team voor in te zetten.