Rolling Forecast als Begrotingstool in de Zorg

Een ‘rolling forecast’ maakt het mogelijk voor zorgorganisaties om gedurende het jaar vooruit te kijken en tussentijds prognoses te verrijken en aan te passen om verrassingen aan het einde van het jaar te voorkomen en om tussentijds te kunnen bijsturen.

De meeste zorgorganisaties maken gebruik van een begroting die aansluit op het komende kalenderjaar. Deze begroting is een weergave van de verwachte kosten en opbrengsten voor het komende jaar, waarbij rekening is gehouden met beleidskeuzes, kostenontwikkelingen en mogelijke richtlijnen en normen ten aanzien van bijvoorbeeld productiviteit, ziekteverzuim, et cetera.

Het begrotingsproces kost veel tijd en energie én het komt regelmatig voor dat aan de start van het nieuwe kalenderjaar onderdelen achterhaald zijn, waardoor het goede gesprek met betrekking tot de begroting onvoldoende gevoerd kan worden. De jaarlijkse begroting is tegelijkertijd wel een vereiste vanuit de eigen governance en verantwoording naar interne (RvT) en externe stakeholders en daarmee een belangrijk instrument binnen de organisatie.

Bij aanvang van een nieuw kalenderjaar wordt periodiek (per maand of kwartaal) gemonitord in welke mate de gerealiseerde kosten en opbrengsten afwijken ten opzichte van de opgestelde begroting. Hierover wordt vervolgens gerapporteerd. Over de verschillen tussen de realisatie en forecast kan vanuit de jaarcyclus vaak niet het goede gesprek worden gevoerd. Dit komt doordat het fundament waartegen de realisatie wordt afgezet niet wordt herkend of niet klopt. Dit beperkt de verklaringskracht tijdens de gesprekken en het leren en kunnen (bij)sturen. Het is van belang om onderliggende drivers van de begroting die de prestatie beïnvloeden (denk aan disciplinemix, uitval, PNIL, productiviteit, et cetera) zo in te richten dat dit gedurende het jaar een zo relevant en betrouwbaar mogelijk fundament geeft, zodat het bijdraagt aan de periodieke beoordeling vanuit de planning-en-controlcyclus om te zien waar men staat en waarop is bij te sturen.

Een rolling forecast is een dynamische begroting die realtime inzicht geeft in de financiële prestaties en (financiële) doelgerichtheid van de organisatie. Dynamische inputdata en drivers zijn verrijkt met actuele prognose-inschattingen om te komen tot het meest betrouwbare en actuele beeld. Een rolling forecast monitort constant eventuele afwijkingen en stelt prognoses bij op basis van recente trends en ontwikkelingen (kijkt vooruit), terwijl de traditionele begrotingsmethode terugkijkt naar hetgeen aan het begin van het jaar is vastgesteld.

De rolling forecast gaat niet uit van een optelling van realisatiecijfers voor een bepaalde periode (xM) en het resterende deel van het jaar de begrotingscijfers (vanaf xM tot en met jaareinde). Een rolling forecast is juist een separate prognose waarbij steeds met een vaste horizon (xM t/m xM) vooruit wordt gekeken. In de praktijk kunnen realisatiecijfers of de afsluiting van deze cijfers in de financiële administratie invloed hebben op de prognose of (toekomstige) uitgangspunten (bijvoorbeeld bij eventuele correcties na de jaarrekeningcontrole). De rolling forecast (en onderliggende uitgangspunten van de forecast) dienen daar mogelijk op te worden geactualiseerd. Dit vraagt ook een goede tussentijdse (periodieke) afsluiting van de financiële cijfers (zie ook de hierna toegelichte better practices).

Een rolling forecast helpt het management om (zowel intern als extern) de verwachte financiële cijfers (bijtijds) bij te stellen naar aanleiding van trends en ontwikkelingen. Het biedt ondersteuning bij het gerichter vooruitkijken op basis van werkelijke cijfers. Dit is ondersteunend om gerichter vooruit te kunnen kijken op basis van werkelijke cijfers. In de afgelopen jaren hebben zorgorganisaties te maken gehad met kostenstijgingen, zoals inflatie, cao-ontwikkelingen en ziekteverzuim. Door gebruik te maken van een traditionele begroting wordt het management regelmatig geconfronteerd met grote afwijkingen of verwachtingen die niet worden behaald.

Een rolling forecast is geen vervanging van een (kaderstellende) jaarbegroting die is goedgekeurd en waarover wordt verantwoord (o.a. aan de RvT). Een rolling forecast kan worden gezien als een additionele krachtige en rijkere) prognosetool voor het management in de organisatie in de dagelijkse sturing en beheersing om meer ‘in control’ te blijven. Door de continue monitoring wordt de sturing en beheersing van de organisatie verbeterd (denk aan het blijven kijken, en daardoor sturen, naar waar je naartoe wilt – kijken naar het obstakel tijdens het rijden zorgt er juist voor dat de verkeerde kant op wordt gestuurd). Mogelijke veranderingen of ontwikkelingen kunnen zo snel mogelijk worden herkend (zodra deze zich voordoen) door frequenter vooruit te kijken. Ook leert de ervaring dat het traditionele begrotingsproces soepeler en eenvoudiger kan worden doorlopen als een goedwerkende rolling forecast in gebruik is binnen de organisatie.

Voordelen van een rolling forecast:

• Meer agile en betrouwbare prognoses die constant worden gemonitord en bijgesteld.
• Verbeteren van de accuraatheid en voorspellingskracht van de prognoses.
• Een meer adequate en effectieve kort-cyclische sturing.

Wij vinden de rolling forecast daarom een belangrijke tool voor een organisatie doordat (1) het de eerder genoemde signalerings- of alarmeringsfunctie in zich heeft en (2) deze de organisatie laat groeien/ontwikkelen in de bewustwording en de capaciteit om snel(ler) te reageren op mogelijke bedreigingen en kansen als deze zich voordoen.

Een rolling forecast vraagt om een andere aanpak dan het traditionele begrotingsproces. De mogelijke impact van de rolling forecast is afhankelijk van welke lens dominant is voor de organisatie (vooruitkijken en proactief sturen vs. verklarend terugkijken) en of binnen het budget moet worden gebleven dat aan het begin van het jaar is bepaald. Wat daarvoor nodig is en hoeveel capaciteit dit vraagt van de organisatie is afhankelijk van een aantal inrichtingskeuzes, denk aan:

• de uitgangspunten van de forecast, zoals de horizon, frequentie en het detailniveau voor het updaten;
• welke inputdata en variabelen (drivers) worden meegenomen in de forecast om zo goed mogelijk te voorspellen en om daarop te kunnen acteren;
• welke medewerkers betrokken zijn bij het forecastproces, met een goede balans tussen voldoende betrokkenheid en draagvlak en voldoende borging van kennis en expertise vanuit kennishouders zodat het goed aansluit op de planningscycli binnen de organisatie;
• de wijze waarop op basis van de rolling forecast (extern en intern) kan worden verantwoord.

Voor de opzet en in het gebruik van een rolling forecast is een aantal better practices mee te geven:

1. Een solide en op elkaar afgestemd samenspel tussen Operatie en Finance, dat vraagt om (1) heldere uitgangspunten, (2) een heldere en uitlegbare relatie tussen de zorgexploitatie, verwachte zorgproductie (omzet) en toegestane en verwachte kosten, (3) een betrouwbare en robuuste (driver-based) forecast en (4) een overzichtelijke set aan parameters en outputvariabelen (KPI’s).
2. Optimale implementatie binnen de planning-en-controlcyclus met een overzichtelijk forecastproces, voldoende betrokkenheid van verantwoordelijken en eindgebruikers en heldere governance (rollen, verantwoordelijkheden, proceseigenaren, et cetera).
3. Een tijdige en betrouwbare afsluiting van de financiële cijfers (‘Quality Close’) en een accurate en robuuste ontsluiting van bronregistraties.

Indien u meer wilt weten over de toepassing van rolling forecasts in uw organisatie of graag een verdere toelichting wilt op deze korte introductie, neem dan gerust contact op met onderstaande experts.

Onze volgende blog in deze reeks: ‘Het toepassen van een rolling forecast in de praktijk en waarmee begin je?’