Sterk zijn in de zorg van morgen door continu verbeteren

De zorgsector kampt met grote uitdagingen, zoals personeelstekorten en financiële druk. Hierdoor wordt het steeds belangrijker dat zorginstellingen nieuwe, slimme manieren van werken omarmen. Daarbij is het belangrijk om de schaarse capaciteit optimaal te benutten, en om een werkomgeving te creëren waarin medewerkers zich gewaardeerd en ondersteund voelen.

Continu verbeteren draait dan ook om en verbeteren van productiviteit, en om het ontwikkelen van werkwijzen die waardevol zijn voor zorgprofessionals zelf. Denk aan initiatieven die het werk makkelijker, overzichtelijker en betekenisvoller maken. Door actief te investeren in een cultuur van continu verbeteren, kunnen organisaties bijdragen aan het werkplezier en de tevredenheid van medewerkers — en daarmee ook hun behoud. In deze blog gaan we in op hoe zorginstellingen continu verbeteren kunnen inzetten als strategisch instrument voor betere zorg en een aantrekkelijkere werkplek.

• wat continu verbeteren is en waarom het belangrijk is;
• de vijf bouwstenen voor succesvolle implementatie en uitvoering van continu verbeteren;
  
• het creëren van het fundament: een werkomgeving waarin continu verbeteren de norm is;
  
• hoe continu verbeteren in stand kan worden gehouden.
  

We zien in toenemende mate dat zorginstellingen wereldwijd en in Nederland de principes van continu verbeteren in hun organisatie willen toepassen. Als de zorg niet overstapt op werkwijzen zoals continu verbeteren, riskeren we een zorgsysteem dat vastloopt door de groeiende druk. De gevolgen van de krapte zijn al zichtbaar. Denk bijvoorbeeld aan ingrepen die moeten worden afgezegd door personeelstekort, honderdduizenden Nederlanders die op zoek zijn naar een huisarts, en de oplopende wachttijden in ziekenhuizen.

Continu verbeteren is een mentaliteit waarbij iedereen dagelijks zoekt naar kleine en grote verbeteringen, ondersteund door methodes zoals Lean of Six Sigma.

• Om continu verbeteren in de praktijk te integreren is een gestructureerde aanpak nodig. Daarbij is het belangrijk om complexe verandertrajecten schaalbaar en in samenhang uit te voeren
• Zo kunnen duurzame en meetbare resultaten gerealiseerd worden op het gebied van kwaliteit, toegankelijkheid, patiëntbeleving, medewerkerstevredenheid en kosten.
• Medewerkers faciliteren en in staat stellen om te verbeteren is daarbij een belangrijke randvoorwaarde.
  
• Er zijn verschillende methoden om continu verbeteren mee te bewerkstelligen, zoals Value-Based Healthcare, Lean of Six Sigma.
  

De voortdurende uitdaging blijft om dit succesvol én duurzaam toe te passen – ook in zorginstellingen die in toenemende mate complex zijn. Een lange adem, vasthoudendheid en investeringen zijn noodzakelijk om een nieuwe manier van werken echt tot in de haarvaten van de organisatie door te laten dringen.

In onderstaande afbeelding delen we voorbeelden van wat we vaak fout zien gaan (links), en wat je idealiter zou willen dat er gedaan wordt (rechts).

Meerdere zorginstellingen hebben succes geboekt met continu verbeteren.

• Zo hebben in Nederland het Isala ziekenhuis¹ en het Reinier de Graaf² Lean-methoden geïmplementeerd, wat heeft geleid tot verbeterde efficiëntie en zorgkwaliteit.
• Het Virginia Mason Medical Centre in Seattle heeft het Virginia Mason Production System ontwikkeld om betere zorg, patiëntveiligheid en kwaliteit te bieden. Dit heeft bijvoorbeeld geresulteerd in een 30% vermindering van initiële voorschriften van zware opioïden door een procesverbeteringstraject.³
• Een andere gezondheidsorganisatie in de VS, Intermountain Healthcare, ziet werknemers als potentiële probleemoplossers en heeft op basis daarvan een duidelijk en transparant verbeterproces opgezet, resulterend in duizenden ingediende ideeën, $5,5 miljoen aan besparingen en een positieve impact op 3.000 patiënten door het identificeren van overmatig gebruik van zorg.⁴
• University Hospitals Sussex heeft continu verbeteren geïntegreerd in hun werkwijze, wat leidde tot positieve inspectiebeoordelingen, een afname van val-incidenten, verbeterde OK-benutting, en een aanzienlijke margeverbetering.⁵

Een voorbeeld van continu verbeteren buiten de zorgsector is Toyota. Daar wordt sinds 1951 continu verbeterd. Er wordt onder andere gebruikgemaakt van het Toyota Creative Idea Suggestion System (TCISS), waarbij medewerkers op basis van maandelijkse focusthema’s, ideeën digitaal of direct bij managers indienen. Het heeft geleid tot miljoenen suggesties, waardoor processen zijn versimpeld en de efficiëntie en productkwaliteit aanzienlijk zijn verbeterd. De verbeteringen hebben onder andere geleid tot besparingen en een verhoging van de medewerkerstevredenheid.

Bronnen

1. Unieke en complete leergang voor Isala leidinggevenden
2. Continu verbeteren: Lean bij Reinier - Werken bij Reinier de Graaf - De baan van je leven
3. VMPS Success Stories | VMFH
4. Intermountain Healthcare: Towards an integrated, value-based model
5. Patient First - University Hospitals Sussex NHS Foundation Trust

Er zijn vijf bouwstenen die kunnen dienen als basis voor een succesvolle implementatie en uitvoering:

1. Een strategie die iedereen begrijpt en kan uitvoeren
   Het formuleren van strategische prioriteiten die voor iedereen duidelijk zijn en richting geven aan de dagelijkse beslissingen van iedere medewerker. Dit houdt in dat de strategie zo concreet mogelijk wordt gemaakt, bijvoorbeeld door het doorvertalen van strategische doelen naar strategische, tactische en operationele KPI’s. Zo kan iedereen zijn of haar steentje bijdragen aan het succes van de organisatie.
   
   
2. Duidelijkheid over hoe je werk organiseert, en hoe je met elkaar werkt
   Een verzameling van gedragingen, werkafspraken, processen, hulpmiddelen en technieken die samen de ‘manier van werken’ vormen. Dit houdt in dat er gebruik wordt gemaakt van visueel management, en dat stuurinformatie regelmatig wordt besproken. Zo werk je samen gericht aan een cultuur en werkomgeving van continu verbeteren.
   
   
3. Verbeteren in het dagelijkse werk
   Verbeteren als een onderdeel van het dagelijkse werk, zonder dat het als een extra verplichting wordt ervaren. Hierbij is voor iedereen duidelijk hoe hij of zij kan bijdragen aan het realiseren van de organisatiedoelen. Medewerkers nemen eigenaarschap door zowel individueel als samen oplossingsgericht te denken en te handelen (bijvoorbeeld tijdens een dagstart). Concreet betekent dit dat medewerkers zélf in hun dagelijkse werk het primaire zorgproces kunnen verbeteren. Aanspreekbaarheid en bespreekbaarheid spelen een belangrijk rol bij het succesvol zijn in oplossingsgericht werken.
   
   
4. Verbeterprojecten voor het realiseren van resultaten op afdelingsoverstijgende thema's
   Sommige uitdagingen raken meerdere afdelingen of zelfs de gehele zorginstelling en vereisen een afdelingsoverstijgende aanpak. Stimuleer afdelingen bij dit soort situaties om samen in één ruimte te gaan zitten om problemen en grondoorzaken in kaart te brengen, en van daaruit naar oplossingen te werken. Zo creëer je ‘doorbraakprojecten’. Deze integrale werkwijze creëert draagvlak voor oplossingen en helpt tot concrete resultaten te komen.
   
   
5. Gezamenlijk ontwikkelen van kennis en kunde
   De basis is het gezamenlijk ontwikkelen van kennis en kunde door en voor medewerkers. Dit omvat zowel het aanleren van basisprincipes – zoals het nut van een dagstart, Lean en Six Sigma – als het ontwikkelen en versterken van het probleemoplossend vermogen onder medewerkers. Organiseer voor enthousiaste werknemers bijvoorbeeld workshops en trainingen in de methodologie.

Het creëren van een werkomgeving waarin continu verbeteren de norm wordt, begint met het leggen van een stevige basis. Zorginstellingen kunnen starten met het leggen van die basis door het uittekenen van een meerjarig programma, waarin een balans wordt gezocht tussen denken, plannen en doen, en een aantal prioriteiten worden geselecteerd om op te verbeteren. Om echte verandering te bewerkstelligen, is het van belang dat aan het programma en de prioriteiten wordt vastgehouden. Het creëren van een gemeenschappelijke taal en het effectief communiceren over continu verbeteren, zorgt voor betrokkenheid bij medewerkers. Het afstemmen van training, coaching en ondersteuning op basis van de specifieke behoeften van medewerkers helpt daarnaast bij het inbedden van continu verbeteren. Cruciaal is dat leiders zich committeren aan verandering, het goede voorbeeld geven en actief betrokken zijn bij het continu verbeteren. Zodra de eerste resultaten worden behaald, is het van belang om deze te delen met personeel en patiënten.

We zien vaak terugkerende valkuilen bij de implementatie van continu verbeteren. Een voorbeeld is dat er te veel aandacht uitgaat naar middelen in plaats van het gedachtegoed (en de vijf bouwstenen). Te denken valt aan een zorginstelling die uitsluitend Lean-trainingen verzorgt voor medewerkers. Wees hier bij het invoeren van continu verbeteren op bedacht. Onderstaand delen we zes veelvoorkomende valkuilen:

Om de valkuilen te voorkomen en continu te blijven verbeteren, is het onder andere belangrijk om je te richten op enkele prioriteiten en deze vast te houden om echte veranderingen te bewerkstelligen. Daarnaast moeten patiënten actief betrokken worden bij het continu verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan het ieder kwartaal uitnodigen van patiënten voor een feedbacksessie om verbeterpunten te identificeren. Ook moet een cultuur van aanspreekbaarheid en eigenaarschap worden bevorderd, waarbij medewerkers worden aangemoedigd om verantwoordelijkheid te nemen voor verbeteringen in hun werk. Continu verbeteren is een proces van de lange adem, en het is belangrijk om te investeren in de lange termijn.

Begin vandaag met continu verbeteren! Vraag je teams om één verbeteridee en maak daar een dagelijkse gewoonte van. Zo kunnen we met slimme ideeën de kwaliteit van zorg verhogen, de toegankelijkheid van zorg verbeteren en het werkplezier van medewerkers vergroten. Waar de investeringsruimte in de Nederlandse zorgsector beperkt is en de operationele uitdagingen toenemen (zie onze Health Check), kan dit een nieuwe manier van werken zijn die werknemers uitdaagt om mee te denken over verbeteringen.

Daarnaast is het belangrijk dat succesvolle verbeteringen niet op zichzelf blijven staan. Door goede voorbeelden actief te delen en breed te implementeren, kunnen organisaties van elkaar leren en innovatie versnellen (bijvoorbeeld: Passende zorgpraktijken | Passende zorg | Zorginstituut Nederland). Dit betekent dat er een omgeving moet worden gecreëerd waarin continu verbeteren een onderdeel is van het dagelijkse werk. Ook moet er voortdurend geïnvesteerd worden in de ontwikkeling van vaardigheden en kennis van medewerkers. Zij weten tenslotte het beste hoe het beter kan.