Waarom juist financials de waarde uit process mining halen

Process mining is voor velen nog nieuw of een ver-van-z’n-bed-show. Toch wordt het steeds breder toegepast in allerlei organisaties en in steeds meer verschillende processen. De meeste organisaties starten met financiële processen omdat die voldoende gestandaardiseerd zijn en er direct waarde valt te realiseren.

Process mining is een operational excellence-methode, waarbij data gedreven procesprestaties inzichtelijk worden gemaakt. Data uit basissystemen wordt gebruikt om de werkelijke procesgang te bepalen, inclusief alle procesvariatie. Naast allerlei controle mogelijkheden biedt het ook een sluitende goederenstroom. Het wordt niet alleen voor procesverbeteringen ingezet, maar ook om processen te beheersen. De eerste lijn kan met process mining continu de procesprestaties monitoren, en ook de tweede en derde lijn kan process mining gebruiken om controles uit te voeren. Omdat de wijzigingen in de eerste lijn zich snel opvolgen, is een beheersbaar controlebouwwerk alleen duurzaam wanneer continue monitoring ingericht is.

Het is net zo moeilijk vol te houden als Lean. Het is net zo data gedreven als Six Sigma, en vraagt net zoveel veranderdiscipline als Agile. Het is dan ook niet gek dat het de meest voorkomende klacht is dat de verwachte waarde niet gerealiseerd wordt. Het goede nieuws is dan wel dat de eerste obstakels overwonnen zijn, want veel organisaties struikelen al eerder op het ontsluiten van de geschikte data of dat het nu niet uitkomt. 

We hebben onderzoek gedaan naar de kritische succesfactoren voor het implementeren en toepassen van process mining. Er bleken 6 factoren naar voren te komen. Juist financials kunnen het verschil maken om wel tot succes te komen. Hoe?

• Scherpe hypotheses 
  Door het stellen van scherpe en relevante hypotheses  kunnen analyses gericht worden op de business waarde. De financials hebben het beste zicht op de waarde van de processen en zien ook de drivers die relevant zijn. 

• Kennis van mogelijkheden 
  Zet process mining als norm neer door vragen te blijven stellen over procesprestaties en kwaliteit van procesbeheersing. Vanuit de financiële kolom kan richting gegeven worden tijdens de jaarrekeningcontrole, en ook in het budgetten proces en de prestatie dialogen.

• Cultuur van continu verbeteren  
  Door prestaties te blijven opvolgen, en opnieuw uitvoeren van analyses zorgt de financiële kolom ervoor dat de verantwoordelijke business eigenaren blijven verbeteren. 

• Concrete aanpak en heldere verantwoordelijkheden 
  De financiële kolom kan de verbinding leggen tussen alle bedrijfsfuncties om geïntegreerd te process minen. Ook kan het innovaties dusdanig bij elkaar brengen dat de waarde gerealiseerd kan worden.

• Process mining is weliswaar ontstaan in Nederland, maar nu wereldwijd een methode die door allerlei technologie giganten uitgerold wordt. Celonis en Software AG zijn marktleiders, maar Microsoft, SAP, Pega, UiPath en Blue Prism hebben ook overnames gedaan om deze technologie aan te kunnen bieden en steeds meer te integreren met hun software. Gartner ziet het sinds kort ook als eigen Magic quadrant, waarmee je de juiste keuze qua technologie kunt maken.

• Een uitrol van process mining in organisaties is vergelijkbaar met een Lean en Six Sigma uitrol. Onderschat het dus niet. Begin klein, zorg voor een team die de methode leert toepassen en rol het dan verder uit. 

• Kijk bij de buren, want veel organisaties maken dezelfde ontwikkeling door. 

• Organisaties die hierin al geïnvesteerd hebben, kunnen daarvan profiteren doordat process mining weer nieuwe verbeterperspectieven biedt. 

Meer informatie? Neem gerust contact op.

Wij houden je op de hoogte per e-mail. Geef hier je voorkeuren door.