Organisaties hebben weer meer aandacht voor procesmanagement

Business process management is oorspronkelijk ontstaan in de jaren ’80 als een integraal onderdeel van het kwaliteitsdenken. In het verleden lag de nadruk op procesmodellering en -vastlegging om efficiencydoelstellingen te bereiken, met Lean, Six Sigma en Agile als belangrijke ontwikkelingen. Maar nu is er een keerpunt zichtbaar in de markt. 

Waar voorheen grootschalige procesmodellering werd toegepast bij IT-transformaties, zien we tegenwoordig een verschuiving naar het benutten van data uit bestaande systemen om de werkelijke procesgang te bepalen. Dit inzicht wordt vervolgens gebruikt om bijvoorbeeld nieuwe cloudoplossingen te configureren. Andere factoren die de toenemende aandacht voor procesmodellering stimuleren zijn:

• Businessmodellen worden onder druk gezet door toenemende ESG-ambities, regelgeving, kosten en veranderende klantengroepen.

• IT-tools eisen dat er gestandaardiseerde processen uit de markt worden gekozen, wat heroverweging van veel procesvarianten en uitzonderingen vereist.  

• Supply chains worden steeds interactiever gedreven door de groeiende wensen van klanten, zoals omnichannel-ervaringen. 

• Door talloze veranderingen is het zicht op de feitelijke procesuitvoering verloren gegaan, en nu groeit de behoefte aan duidelijk overzicht en inzicht.

In een tijd waarin bedrijven te maken hebben met uitdagingen op het gebied van regelgeving, technologie en klantverwachtingen, is business process management van onschatbare waarde. Business process management zorgt voor een veerkrachtig fundament voor bedrijven om in te spelen op een constant veranderende omgeving en hun doelen te bereiken. 

Procesmodellering is vandaag de dag een antwoord om in de steeds sneller veranderende digitalisering en te midden van alle data-ontwikkelingen sturend te kunnen blijven in de procesprestaties. Er zijn een aantal randvoorwaarden die bepalend zijn voor effectief procesmodelleren:

• Start bij het gehele businessmodel en denk outside-in en top-down. 

• Gebruik referentiemodellen om het eigen proceshuis te kunnen benchmarken met de markt.

• Koppel de procesmodellering aan de autorisatietabellen en aan het risicoframework, zodat de modellering frequent gebruikt wordt. 

• Gebruik de structuur van procesmodellering om heldere procesverantwoordelijkheden te beleggen, waardoor effectief gestuurd wordt op end-to-end procesketens en klantreizen.

• Gebruik de procesmodellering bij het bepalen van impact bij veranderingen.

• Toets periodiek met process mining of de procesvastlegging nog aanscherping behoeft en aansluit op de feitelijke procesgang.

Financials zien de waarde van het procesmodelleren terug in hun werk op allerlei gebieden: 

• De opzet van financiële structuren is gebaseerd op het businessmodel. In financiële overzichten zouden de namen van organisatieonderdelen, afzetkanalen etc. een-op-een moeten aansluiten op het proceshuis.

• Op basis van procesmodellering kunnen kostenallocaties gedaan worden. 

• Procesprestaties kunnen met process mining geanalyseerd worden, waarbij de procesmodellering als referentiemodel geldt, ook wel conformance checking genoemd.

Business process management brengt de drie kernperspectieven van data, processen en IT bij elkaar. Organisaties hebben vaak verschillende governancestructuren voor data, processen en IT-domeinen. Verschillende collega’s uit verschillende afdelingen zijn betrokken, er vindt separate besluitvorming plaats, er worden investeringen apart genomen en er wordt op andere KPI’s gestuurd. Regelmatig  hebben problemen in organisaties als grondoorzaak dat de modellering niet op orde is of dat de data, proces en IT architectuur niet op elkaar aansluiten. 

De governancestructuur van processen en die van IT en data zijn vaak in een ander tijdsbestek ontstaan en veelal zijn het eigenaarschap en de beheerverantwoordelijkheid niet in een functie ondergebracht. 

Om de data, proces en IT-architectuur ondanks alle wijzigingen wel op elkaar te laten aansluiten moet het landschap voldoende gestructureerd, geïntegreerd en eenvoudig zijn. Dit vraagt om een geïntegreerd inzicht en discipline om dit landschap te onderhouden.

Daarnaast is het de uitdaging om ervoor te zorgen dat de vastlegging aansluit met de werkelijke procesgang. In het verleden waren procesaudits nodig, maar die kosten veel tijd. Tegenwoordig kan met data de werkelijke procesgang bepaald worden door gebruik van process mining. 

Op basis van meetpunten in het proces wordt de werkelijke procesgang met alle procesvarianten bepaald. Per variant of set van varianten kunnen de afwijkingen ten opzichte van het procesmodel worden bepaald. Deze afwijkingen zijn dan input om het model aan te scherpen of het proces te verbeteren of te uniformeren.

In een ideale wereld zouden de activiteitnamen uit het systeem een-op-een moeten aansluiten op de modellering van het activiteitenniveau van de processen. Helaas is dat lang niet altijd het geval. Dit is een mooie uitdaging in het vakgebied van procesvastlegging die weer meer aandacht krijgt.

Wij houden je op de hoogte per e-mail. Geef hier je voorkeuren door.