Process mining in de audit

Voor de audit kan process mining erg waardevol zijn, omdat je als organisatie hiermee inzicht krijgt in de uitvoering van processen, afwijkingen, fouten en eventueel misbruik. Want de uitvoering van processen verschilt in de praktijk nou eenmaal van het ontwerp van die processen. Bijvoorbeeld omdat instructies niet volledig zijn, in de praktijk niet goed zijn uit te voeren, door werknemers – bewust of onbewust – verschillend worden geïnterpreteerd, of niet altijd worden afgedwongen door de systeeminrichting. De cruciale vraag is dan hoe groot de kloof is tussen procesontwerp en de uitvoering van dat proces. En vervolgens hoe die kloof het beste te verkleinen is of kunt laten verdwijnen. Deze analyse leidt tot logische vragen en nuttige discussies, gebaseerd op concrete analyse: waar zitten onze procesrisico’s? Wat is het effect op de efficiency van de processen? Voegen onze huidige processen nog voldoende waarde toe? Heeft het zin om processen, of delen daarvan, te herdefiniëren? En zo ja, hoe dan? 

Traditioneel zorgt een audit voor veel inspanning, van zowel de organisatie als de auditor. Terwijl er vaak niet eens sprake is van volledigheid, want het analyseren van documenten en rapportages is veelal gebaseerd op steekproeven. Maar met de tools en technieken van process mining kan de auditor, in plaats van te werken met een deelwaarneming, complete bedrijfsprocessen analyseren, inclusief alle procesvarianten. De crux: de auditor analyseert niet de veronderstelde (modelmatige) processen maar de werkelijke, feitelijke processen.

Met de juiste process mining-technologie kan de auditor die feitelijke processen visualiseren, zodat je in één oogopslag niet alleen ziet hoe de processen zijn uitgevoerd, maar ook waar eventuele knelpunten zitten en waar afwijkingen hebben plaatsgevonden. Welke proceselementen nog binnen de ‘happy flow’ vallen en welke niet. Belangrijk, want hoe groter het relatieve aandeel van de happy flow, des te kleiner de kans op fouten. Daarbij kun je met deze aanpak sneller zien of alle complianceregels goed zijn nagevolgd. Kortom, met process mining zet je de beschikbare procesdata om in een overzicht van de feitelijke processen, van afwijkingen en potentiële operationele risico’s.

Zo zorgt process mining niet alleen voor een beter begrip van processen, maar ook voor meer effectiviteit en kwaliteit. Dankzij process mining kunnen processen tijdig bijgestuurd of waar nodig herontworpen worden. Met als bijkomend voordeel dat je de grenzen tussen afdelingen kunt slechten, want veel processen lopen dwars door afdelingen en functies heen. 

Met de ontwikkeling van de mogelijkheden van process mining in de audit staan we nog maar aan het begin. Onze kennis van en ervaring met deze technologie nemen toe; we weten algoritmes steeds beter door te ontwikkelen, geholpen door groeiende mogelijkheden voor dataprocessing en -opslag. Dankzij cloudtechnologie slagen we er ook steeds beter in om process mining toe te passen binnen complete waardenketens, zodat we processen kunnen minen die lopen van leverancier tot aan de eindklant.

Binnen KPMG werken we hard aan de verdere ontwikkeling van nieuwe technologie en aan het combineren van process mining met bijvoorbeeld AI en Natural Language Processing (NLP).  

Kijken we in de audit naar het verleden, met process mining kunnen we ook een beter zicht krijgen op de toekomst: door de toepassing van data-analyse en process mining kun je beter voorspellen waar mogelijke fouten of risico’s in processen zitten; waar controles tekort kunnen schieten of op welke punten fouten of fraudes in de toekomst kunnen optreden. Hierbij plukken we de vruchten van de nauwe samenwerking tussen onze auditors en techspecialisten, waardoor ze elkaar continu verrijken. 

Het mooie aan process mining is dat we deze technologie kunnen gebruiken voor analyse van alle mogelijke processen en systemen. Op voorwaarde dat er een bepaalde minimumhoeveelheid aan data beschikbaar is, dat deze data accuraat zijn én dat ze allemaal een digitale footprint hebben. Als aan deze voorwaarden is voldaan, kan process mining worden ingezet op uiteenlopende bedrijfsfuncties, denk aan finance, logistiek, productie, in- en verkoop, IT-diensten of HR. 

Zo leidt process mining tot zowel een vereenvoudiging als een kwaliteitsverbetering van de audit. Dat helpt organisaties om in control te zijn en te blijven. En waar nodig snel te reageren op risico’s of veranderingen. Organisaties zijn hier enthousiast over, omdat de audit hun nu cruciale informatie kan opleveren over hoe en op welke punten ze hun processen en de interne beheersing daarvan kunnen optimaliseren. Zodat ze verzekerd zijn van een solide basis voor de betreffende interne processen.