Klantverhaal: help met het verbeteren van een gezamenlijke en realistische planning

De Brand Reputation & Marketing (BRM)-afdeling bij KPMG is verantwoordelijk voor de interne en externe marketing en communicatie van KPMG, voor het bewaken van de merkwaarden en het bouwen van bekendheid van het merk bij (potentiële) klanten en medewerkers.

BRM heeft ambitieuze doelen om meer en beter samen te werken, ook door transparant te zijn over de prioriteiten en keuzes die gemaakt worden om werk op te pakken. De afdeling wil dit doel onder andere bereiken door de Agile werkwijze verder te verbeteren. Een belangrijk initiatief dat bijdraagt aan dit doel is het invoeren van ‘Big room planning’ (BRP). Big Room Planning is een concept dat is afgeleid uit het LEAN-gedachtegoed, waarbij de planning per kwartaal plaatsvindt en gezamenlijk gedaan wordt. Dit betekent dan ook dat de hele afdeling betrokken is – en fysiek aanwezig – om de planning voor het komende kwartaal tot stand te brengen. Door op deze manier te plannen, wordt het werk voor iedereen inzichtelijk, kunnen afhankelijkheden en eventuele risico’s direct worden besproken en ontstaat commitment bij iedereen die het werk uitvoert. Belangrijk bij het plannen is het aanbrengen van focus. Omdat een BRP vaak werk bevat dat over meerdere teams wordt verdeeld, gebeurt dit meestal door het gebruik van ‘Epics’. Epics zijn grote stukken werk met één gemeenschappelijk doel. Een goed gedefinieerde Epic maakt transparant wat de waarde ervan is voor de klant.

De vraag van BRM was: help ons met het verbeteren van onze gezamenlijke planning op basis van Agile methodologie, zodat we meer gaan werken vanuit een perspectief van waardecreatie. Denise (manager en Agile consultant, KPMG Digital Enablement): “Belangrijk was dat de teams elkaar goed weten te vinden en weten waar ze van elkaar afhankelijk zijn, zodat betere afwegingen en keuzes kunnen worden gemaakt over wat wel en niet op te pakken. De behoefte lag sterk bij het ontwikkelen vanuit een integraal beeld, waardoor de teams beter in staat zijn om vanuit een open mindset met een gemeenschappelijke taal en manier van werken van elkaar te leren. Dit zorgt voor betere samenwerking en leidt tot het beter maken van keuzes.”

“Het KPMG Digital Enablement team heeft veel ervaring met het implementeren van verschillende Agile methoden en frameworks zoals Scrum, LEAN, DevOps en het Scaled Agile Framework (SAFe)”, zo licht Denise Vos toe. “Deze verschillende Agile methodologieën hebben hun eigen planningsessies. Scrum organiseert de planning op teamniveau en SAFe heeft zogenoemde teamoverstijgende Planning Interval (PI)-sessies. Het komt geregeld voor dat we klanten helpen om deze sessies te implementeren en/of verbeteren. Vaak doen we dit bij IT-afdelingen, maar het komt ook voor dat we helpen met de implementatie buiten IT. Het principe blijft hetzelfde.”

Omdat BRM geen IT-afdeling is, werd gekozen voor Big Room Planning (BRP) op basis van de LEAN-methodologie. Dit faciliteert:

• Snelle besluitvorming door face-to-face communicatie.
• Afstemming tussen businessdoelen en teamdoelen via Epics
• Betere samenwerking en identificatie van afhankelijkheden.
  
• Beter resourcemanagement, waarbij te veel werk tegelijk (Work in Progress - WIP) wordt beperkt.
• Persoonlijk leiderschap, doordat teams zelf bepalen wat haalbaar is per kwartaal.

Het belangrijkste inzicht was de vraag: “Wat gaan we niet meer doen?” Elk kwartaal blijft het een uitdaging om keuzes te maken en de overvloed aan werk aan de beschikbare capaciteit te koppelen. Doordat dit een structurele vraag was die Esther van Zeggeren (Director Brand Reputation and Marketing Management) vanuit haar rol elke BRP opnieuw stelde, was er na het organiseren van een aantal BRP’s een significante afname van het aantal Epics. Bas Huisman (Product Owner Marketing) vult aan: “Bij de eerste BRP hadden we meer dan negentig Epics, eigenlijk geen focus; nu bij de laatste BRP hebben we twaalf focus Epics.”

Verder bleek dat de BRP-theorie een goed startpunt is, maar dat altijd doorontwikkeling en maatwerk nodig zijn voor succes. Zo zijn er bij de tweede BRP thema’s toegevoegd om de afhankelijkheden en samenwerkingsverbanden tussen de teams nog duidelijker te maken.

Ook is het inzicht opgedaan dat om goed Agile te kunnen werken bij deze marketingafdeling er mogelijk verschillende werkwijzen nodig zijn, namelijk een combinatie van Scrum en LEAN, maar dat een overkoepelende planning voor iedereen waarde toevoegt om weer alignement te krijgen en gezamenlijk prioriteiten te stellen en keuzes te maken.

Er waren vier concrete acties. Eerst heeft KPMG Digital Enablement een sessie georganiseerd met BRM om het doel van de BRP toe te lichten en aan alle medewerkers duidelijk te maken wat er van hen verwacht werd. Ten tweede werd er een datum voor de eerste BRP bepaald, waardoor gericht toegewerkt kon worden naar het moment waarop alle teams klaar moesten zijn met de voorbereidingen. De BRP werd op een externe locatie georganiseerd om de focus en het teamgevoel tijdens de BRP te vergroten. Ten derde werd de BRP voorbereid door de teams onder begeleiding van Digital Enablement. Dit gebeurde door wekelijks samen te zitten en de voortgang voor de BRP te bespreken samen met het kernteam van BRM. Ook werden teamsessies georganiseerd om de backlogs voor te bereiden en te vullen. Op de afgesproken datum was het tijd voor de eerste BRP. Deze sessie werd gefaciliteerd door consultants van het KPMG Digital Enablement-team.

Esther van Zeggeren (Director Brand Reputation and Marketing Management): “Big Room Planning werkt. We zoeken elkaar veel meer op, we bepalen samen wat de echte prioriteiten zijn en werken beter samen omdat we elkaar veel beter kennen.” “Verbeteringen die BRM heeft ervaren zijn betere communicatie, maar ook dat we precies weten wat we komend kwartaal met elkaar gaan doen”, aldus Paul Basser, Scrum Master van team Marketing. “Wat zijn de focusgebieden, welke experts hebben we en hoe gaan we die inzetten.”

De samenwerking tussen de consultants van Digital Enablement en de medewerkers van BRM resulteerde niet alleen in het samen neerzetten van één BRP per kwartaal, ook werd langs de as van de BRP de Agile werkwijze verbeterd. Onder andere door de introductie van duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, maar ook door het maken van eenduidige afspraken over de vastlegging van de te plannen werkzaamheden op de backlogs van ieder team. Door intensief samen te werken en al vanaf het begin veel verantwoordelijkheden binnen BRM zelf te beleggen, was de afdeling in staat om geheel zelfstandig de BRP’s te faciliteren.

Het KPMG Digital Enablement-team hielp de Brand, Reputation and Marketing-afdeling met het verder brengen van de samenwerking, de voorspelbaarheid en Agile werken binnen de afdeling door het inrichten en begeleiden van de Big Room Planning-sessies. Hierdoor is BRM transparanter, en is er meer focus en een betere samenwerking.

Geïnspireerd geraakt door het verhaal van BRM? Kan je ook hulp gebruiken bij het opzetten of verbeteren van uw planning per kwartaal, binnen of buiten IT? Ontdek hoe KPMG jouw organisatie kan helpen. Neem contact op met Denise Vos of Jos van Brummelen!