De juiste mensen aantrekken

Paul Dijcks, eindverantwoordelijk bij de Public Sector-adviesgroep van KPMG, stelt dat de personeelsschaarste in de publieke sector nog nooit zo nijpend was. Het personeelstekort treft niet alleen de zorg- en onderwijssector, maar ook de publieke dienstverleners zoals het gevangeniswezen, waar de taakuitvoering zo langzamerhand serieus in het gedrang komt. “Het is geen kwestie meer van de wervingsmachine even aanzetten en de verantwoordelijkheid op het bord van HR leggen”, zegt Dijcks. “Het vraagstuk is veel breder.” Hoeveel groter en breder het vraagstuk is, zal vanavond al snel duidelijk worden. Onder de genodigden zijn vertegenwoordigers uit de publieke sector, variërend van de Sociale Verzekeringsbank tot Defensie en van het OM tot het UWV.

Het zijn bijzondere tijden volgens CPB-directeur Pieter Hasekamp. De arbeidsmarkt is historisch krap, de vacaturegraad is hoger dan ooit. Maar dat geldt ook voor de arbeidsparticipatie: die is enorm hoog in Nederland. Het wordt dus sowieso lastig om mensen méér te laten werken, en mede door bijvoorbeeld de vergrijzing lopen we nu tegen de grenzen van de arbeidsparticipatie aan. Kortom, het arbeidsaanbod is niet makkelijk te sturen. En de overheid zal altijd keuzes moeten maken. Niet alles kan – denk aan de zorg of aan klimaatmaatregelen – maar ook: niet alles kan tegelijkertijd. Waar moeten nu extra geld en mensen naartoe? Wat kan AI betekenen voor de productiviteit van de overheid? Ga je als overheid je ambities bijstellen, of belastingen verhogen? Dat zijn de grote vragen.

Als de moderator vraagt naar de ervaringen van en de knelpunten en actiepunten bij de verschillende overheidsdiensten en departementen, blijkt al snel dat alle aanwezige instanties openstaan voor verandering. “Kunnen we niet vaker personeel ‘delen’ met elkaar?”, vraagt iemand van Defensie zich af. “Soms kan ik mensen met een bepaalde expertise voor één, twee maanden heel goed gebruiken. En hoe mooi zou het zijn als wij onze reservisten ook specifieker kunnen inzetten op hun eigen expertisegebied, denk aan IT of logistiek?” De reacties in de zaal zijn unaniem: er is overal behoefte aan meer flexibiliteit, slimmer organiseren, leuker werk en meer afwisseling. Niet alleen om effectiever te werken, maar bijvoorbeeld ook om als werkgever aantrekkelijker te worden voor jonge mensen. 

Dit is meteen een mooie brug naar de bijdrage van Annemieke van der Laan en Guido Soonius, respectievelijk Director HR Transformation en Director Digital Strategy bij KPMG. Van der Laan zegt dat alleen maar werven zeker niet genoeg is, omdat we te maken hebben met een systemisch tekort. We zullen oplossingen moeten mixen, moeten inzetten op personeelsbehoud en technologie, en ‘skill -based’ organiseren. Van der Laan voegt daaraan toe dat het om een nieuwe wereld van werken gaat, over ‘upskillen’ en ‘re-skillen’. Vaak zie je een match niet, totdat je functieprofielen deconstrueert naar skills. Dan kan een heftruckchauffeur bijvoorbeeld een prima drone-operator blijken te zijn. Als je elders iemand vindt met vaardigheden die voor 80% overlappen met een functie, dan biedt dat kansen. Soms zit regelgeving verandering in de weg. Denk aan een natuurkundedocent die daarnaast wiskunde wil geven. Soms kun je de eisen wat losser maken, maar dan kom je ook bij bestuurlijke keuzes, beleidskeuzes. ‘Workforce shaping’ is het sleutelwoord. Dat betekent bijvoorbeeld skill- based organiseren, agile en iteratief, en leren terwijl je al werkt. 

Soonius zoomt in op de noodzaak van transformatie en efficiëntie. Door nieuwe technologie en kan zelfredzaamheid van burgers worden vergroot en kunnen fysieke balies en callcenters kleiner worden. Mens en machine kunnen goed samenwerken. En dat zorgt ervoor dat medewerkers meer tijd hebben voor burgers die echt persoonlijke hulp nodig hebben. Technologie die interpreteert, voorspelt en signaleert kan bediening van burgers simpeler en sneller maken. De grote, logge overheidssystemen die door de jaren heen zijn opgetuigd kun je niet van vandaag op morgen veranderen, dat beseft Soonius ook. Vervangen niet één op één bestaande grote systemen voor nieuwe, grote systemen, maar voer eerst eenvoudige verbeteringen door. Kijk hoe je het werk aantrekkelijker kunt maken, effectiever kunt zijn. Er zijn kleinere systemen en apps die je op onverwachte manieren kunt inzetten om snel verbeteringen te realiseren. Uniformiteit is belangrijk, maar wendbaarheid en snelheid ook.

Eva den Dunnen-Heijblom, directeur-generaal Digitalisering en Overheidsorganisatie bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, en Nanette van Schelven, directeur-generaal Douane bij het ministerie van Financiën nemen deel aan de paneldiscussie. Er komen stellingen op tafel, zoals ‘Er is te weinig urgentie rondom personeelsschaarste’ en ‘De personeelskwestie moet centraal worden gezet’. “Ja”, zegt iedereen. Heijblom vindt dat de overheid nog veel te doen heeft. “Er is zóveel mogelijk, maar laten we eerst het simpele werk vervangen door AI. Tussen overheid en burger, maar natuurlijk ook tussen overheidsorganisaties onderling.” Het grotere plaatje schetst ze ook meteen. “We willen een responsieve overheid, burgers en ondernemers centraal stellen. Maar dan moeten we naar een andere manier van werken, met meer autonomie en minder grote druk van KPI’s. En ja, dan kunnen we zeker aantrekkelijker worden als werkgever.” Van Schelven zegt dat je je altijd moet afvragen: is alles wat je doet ook echt nodig? “Wij stapelen soms controle op controle. Waarom? En dan heb je bij overheidsdiensten ook nog allerlei cao’s die elkaar in de weg zitten.” Inmiddels wordt door Van Schelven veel meer ingezet op behoud van medewerkers. En op samenwerking: Douane werkt bijvoorbeeld samen met Justitie en Defensie om te kijken waar drempels en inflexibiliteit kunnen worden aangepakt. 

In dialoog met de zaal, passeren heel wat knelpunten de revue, maar ook aanzetten tot oplossingen. Zoals verregaande vereenvoudiging, dingen simpeler maken waar dat mogelijk is. Bij de SVB moeten mensen een opleiding van twee jaar volgen om dossiers te mogen behandelen, omdat het sociale stelsel zo ingewikkeld is. Wie wil dat? Veel departementen verbranden uren op dezelfde issues, wordt er gezegd – waarom kijken we niet veel scherper naar wat er centraal kan worden geregeld? “Meer publiek-private samenwerking”, klinkt er aan een tafel. En daarna: “We moeten het ziekteverzuim terugdringen, want bij sommige overheidsdiensten is dat wel 10% of 15%.” Kortom, we moeten het werk slimmer inrichten zonder de werkdruk te verhogen, en die mogelijkheden zijn er absoluut. Zo biedt de opkomst van AI diverse mogelijkheden om werk makkelijker en leuker te maken. Denk hierbij aan automatische transcriptie of vastlegging van acties van medewerkers die direct klantcontact hebben of AI-oplossingen die medewerkers helpen grote, ingewikkelde dossiers door te gaan om de focus te leggen op wat er echt toe doet. De mogelijkheden zijn bijna eindeloos én snel in opkomst. Het is voor de overheid wel zaak om de adoptie van dit soort AI-oplossingen te versnellen.

Algehele conclusie is dat de overheid, vaak noodgedwongen, te veel met de korte termijn bezig is. Er moet daarom rust en ruimte komen om uit te zoomen, om naar de lange termijn te kijken. Dat maakt je als werkgever veel interessanter. Hoe mooi zou het zijn als je vaker met andere ministeries om de tafel zou gaan zitten om te kijken hoe je samen over vijf jaar doel X kunt realiseren of probleem Y kunt oplossen? Natuurlijk, de politiek is leidend, maar als deskundig ambtenaar moet je ook stevig durven adviseren, nee durven zeggen. Elkaar ontmoeten, kennis delen, inspireren: dat is het begin van de noodzakelijke ‘mindshift’ binnen de publieke sector, dat is de stimulans om dingen uit te proberen, elkaar te vertrouwen, fouten te durven maken. Zodat ook de overheid kan blijven leren. Bij het aantrekkelijk maken van de overheid als werkgever draait het feitelijk om het maken van doortastende, apolitieke keuzes. Maar dan zal de politiek wel de ruimte moeten geven om die keuzes te kunnen maken.