Por qué un defense file es importante en el ambiente de los precios de transferencia

Por: Carlos Pérez Gómez, Socio de Precios de Transferencia y Controversias de KPMG en México y Roberto Bórquez, Gerente Senior de Precios de Transferencia de KPMG en México

En México existen leyes que regulan las obligaciones en materia de precios de transferencia, incluyendo la obligación anual para los contribuyentes del Título II (persona moral) y Título IV (persona física) de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) para determinar sus ingresos acumulables y deducciones autorizadas derivadas de transacciones con partes relacionadas, así como su obtención a través de terceros independientes en operaciones comparables.

Como parte de estas obligaciones, los contribuyentes deben obtener y conservar todo tipo información y documentación referente a las operaciones con partes relacionadas.

Ante las auditorías realizadas por la autoridad fiscal en materia de precios de transferencia, entre otras contraprestaciones a las que se incorporan elementos y conceptos como parte de su proceso de revisión, recae en el contribuyente la necesidad de mantener un sólido y completo respaldo de su información y documentación.

Al operar con partes relacionadas no existe un estándar generalizado que pudiera considerarse como mínimo o suficiente para determinar que los datos y la documentación respaldan correctamente una transacción. Por ello, los contribuyentes se encuentran ante la dificultad de definir, preparar y recabar toda aquella información que deba considerarse relevante para avalar las transacciones intercompañía.

Las empresas deben estar alerta y ser proactivas para establecer programas de operación que les permitan preparar una documentación de soporte o defense file que, en su caso, recabe la información derivada de sus operaciones con partes relacionadas, sobre todo de aquellas que sean consideradas de alto riesgo.

Identificación de transacciones de alto riesgo

Diversas industrias requieren una interacción constante entre las empresas del mismo grupo, lo cual deriva en múltiples transacciones de partes relacionadas. En este sentido, la capacidad de las entidades de generar un defense file para cada operación podría tratarse de una tarea ardua e intensa.

No obstante, existen transacciones que generalmente son tipificadas como de alto riesgo y son frecuentemente revisadas por la autoridad fiscal en México, por lo tanto, los contribuyentes deben tener una mayor claridad al respecto para poder enfocar sus esfuerzos.

Es de vital importancia que las entidades identifiquen las transacciones que para sus efectos pudieran ser más relevantes; entre estas auditorías por transacciones intercompañía se encuentran:

• Operaciones de egresos/deducciones con filiales extranjeras
• Operaciones de activos inmateriales:
  • Pago de servicios intragrupo (por ejemplo, servicios corporativos)
  • Pago de regalías
  • Reembolso o asignación de gastos
  • Pago de intereses
  • Pago de seguros y reaseguros
• Operaciones con regímenes fiscales preferentes
• Operaciones no recurrentes de enajenación/transmisión de empresas, funciones o intangibles relevantes (reestructuras corporativas)

La perspectiva transaccional anterior va de la mano con la rentabilidad financiera y fiscal que la empresa reporte, ya que el SAT determinará como de riesgo alto la caída en las utilidades y el pago de impuestos de un ejercicio a otro, así como a cualquier empresa que reporte pérdidas o márgenes de utilidad por debajo del estándar de la industria, ya sean en un solo año o de manera recurrente.

Cabe mencionar que la correcta delimitación del perfil funcional y de riesgo de la entidad analizada es clave para minimizar cualquier anomalía en materia de precios de transferencia.

Dadas las consideraciones anteriores, sería recomendable contar con un defense file con énfasis en las operaciones que representan un mayor riesgo.

Razones para integrar documentación soporte al momento de la transacción

De manera general, existe información o documentación que soporta una transacción y que, por su inmediatez, en ocasiones no se recopila al momento; por ejemplo, correos electrónicos, memorándums, presentaciones, sesiones de equipo, entre otros. Esta información clave se produce a veces sin la visión o respaldo de un proyecto de defense file, que generalmente no se recopila ni mantiene.

Ante una posible auditoría, que generalmente se detona varios años después de que el ejercicio fiscal concluyó, recopilar la totalidad de la información que respalda una operación, así como la razón de negocios o los datos que corroboren su valor de mercado con su parte relacionada, puede convertirse en una problemática considerable para el contribuyente, ya sea por cambios en el sistema operacional, ajustes en los soportes de datos en sitio o en la nube, e incluso empleados que ya no continúan en la empresa, entre otras razones.

Por consiguiente, es recomendable tener procedimientos que permitan integrar la documentación soporte al momento en que se realiza la operación o en fechas cercanas.

Elementos que integran un defense file en materia de precios de transferencia

Si bien las operaciones que realiza un contribuyente con partes relacionadas, así como su forma de operar e industria son distintas a las de otros, la documentación soporte que se pudiera integrar en general es similar. Esta documentación incluye de forma ilustrativa, más no limitativa, lo siguiente:

• Correos electrónicos
  
• Memorándums
• Manuales y procedimientos internos
• Presentaciones y acuerdos
• Bitácoras de juntas
• Bitácoras de empleados
• Soporte de viáticos (vuelos de avión, taxis, hospedajes)
• Fotografías del producto
• Entregables
• Descripción del puesto del personal involucrado
• CV, identificaciones laborales, entre otros datos del personal involucrado
• Comprobante fiscal digital por internet (CFDI) o comprobante fiscal emitido por una entidad extranjera
• Estados de cuenta con la transferencia realizada

En adición, la regla 3.3.1.27 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2023 establece los requisitos que se deben cumplir para considerar como deducibles los gastos que se hagan en el extranjero a prorrata. Esta regla incluye ciertos requisitos de información que también han sido relevantes para la preparación de un defense file robusto.

Beneficios de un defense file más allá de su integración en la documentación soporte

El principal objetivo de establecer un mecanismo de defense file en materia de precios de transferencia es integrar toda aquella información, datos y documentación que se consideren relevantes para soportar transacciones intercompañía consideradas de riesgo moderado a alto. Esto permitirá al contribuyente una mejor defensa ante una potencial auditoría por parte de la autoridad fiscal.

Sumado a lo anterior, generar un mecanismo de defense file ha permitido a las compañías tener un control de información que resulta relevante y que puede ser aprovechado en el desarrollo y cumplimiento de otras materias.

En general, las entidades que cuentan con procesos de recopilación de documentación para un defense file se han beneficiado con el cumplimiento de actividades en materia regulatoria, financiera y corporativa.

En conclusión, los contribuyentes deben estar alerta ante el actual panorama fiscal y los procesos de auditoría en materia de precios de transferencia. El establecer un mecanismo de defense file permite a las compañías integrar un soporte documental oportuno y, por lo tanto, una mejor perspectiva ante una potencial revisión, minimizando así cualquier posibilidad de riesgo.

En México, la obligación de cumplir en materia de precios de transferencia se aplica tanto a operaciones nacionales como extranjeras, por lo que los contribuyentes deberán evaluar si sus operaciones nacionales, ya sea por volumen, recurrencia o monto, también deberían ser soportadas por un mecanismo de defense file.

Nota: las ideas y opiniones expresadas en este escrito son de quienes firman el artículo y no necesariamente representan las ideas y opiniones de KPMG en México.

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