¿Cómo inciden las reformas legislativas en la manera de evaluar y contratar prestadores de servicios especializados?
¿Cómo se gestionan los riesgos fiscales y laborales derivados de las regulaciones vigentes?
Las empresas contratantes de prestadores de servicios especializados mediante asignación de personal se han convertido en un canal de monitoreo del cumplimiento fiscal. Para las y los líderes de las organizaciones es vital conocer, evaluar y gestionar esta información para prevenir riesgos fiscales y laborales que podrían implicar un alto costo.
Lo anterior exige recabar y conservar documentación como los recibos de nómina (CFDI) del personal que prestó el servicio, la declaración del Impuesto Sobre la Renta (ISR) retenido a dichos trabajadores por el proveedor, la declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA), enterado por este, así como los pagos de contribuciones de seguridad social y el folio vigente del Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas (Repse) relativo a la actividad contratada. El incumplimiento de esta regulación podría representar un aumento de la carga fiscal de hasta 46% sobre el costo de dichos gastos.
Tomando en cuenta el impacto fiscal y laboral que esta regulación representa para las empresas, resultan importantes las siguientes cuatro consideraciones:
1. Mecanismos integrales de control
Las distintas autoridades en México han implementado acciones coordinadas de fiscalización de los contribuyentes que contratan servicios especializados, incrementando sus esfuerzos por detectar a aquellos ligados a posibles operaciones inexistentes. Por lo anterior, resulta pertinente contar con evidencia oportuna para desvirtuar, dentro de los plazos legales, la presunción de haber incurrido en dicho supuesto, previo a que la autoridad determine como definitivamente inexistentes dichas operaciones y se pierdan los derechos fiscales sobre los gastos asociados. La necesidad de contar con mecanismos robustos de control y una estrategia integral para justificar la naturaleza de los servicios se vuelve fundamental para las empresas.
2. Recursos internos y apoyo externo
Cada vez resulta más frecuente que los equipos de trabajo necesiten lograr más con menos. Es necesario evaluar si se cuenta con los recursos disponibles dentro de las organizaciones para la administración y control de esta regulación. Es altamente benéfico identificar con oportunidad el momento de incluir la asesoría de un tercero especialista en el tema para minimizar el riesgo por incumplimiento.
Resulta pertinente que los equipos de trabajo se concentren en el desarrollo del negocio, contando, cuando así se requiera, con el apoyo de un asesor externo. Esto permitirá que las labores de cumplimiento sean lo menos disruptivas para el personal de la organización. Trasladar la carga administrativa permite controlar mejor y monitorear el cumplimiento de disposiciones y sus posibles impactos fiscales.
3. Clasificación de servicios especializados
Derivado de las distintas operaciones que ocurren en las empresas, es frecuente contar con proveedores externos que hoy requieren una clasificación e identificación como prestadores de servicios especializados, relacionados o no a la actividad de cada compañía. Carecer de esta puede resultar en infracciones y faltas a la reglamentación.
La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) ha emitido criterios incluso por industria para establecer marco de referencia sobre lo que debería no considerarse servicios especializados y evitar simulaciones; en este mismo sentido emitió disposiciones para la vigilancia en materia de subcontratación. Continúa siendo relevante que las empresas cuenten con una clasificación e identificación de los prestadores de servicios especializados relacionados o no a la actividad de cada compañía.
4. Sistemas altamente configurables
Los sistemas son una alternativa cada vez más utilizada para optimizar recursos, pues contribuyen a mejorar procesos y a agilizar el cumplimiento de obligaciones. Es benéfico para las organizaciones contar con un sistema altamente configurable, que resguarde la evidencia del cumplimiento de obligaciones, y con un tablero de control en tiempo real. De igual manera, representa una ventaja la facilidad para consultar la documentación requerida por las autoridades para la deducción del gasto y el acreditamiento del IVA.
El impacto financiero que podría representar el incumplimiento de hasta 30% de ISR por ser no deducible y 16% de IVA por no ser acreditable del costo actual de este tipo de servicios; además la necesidad de contar con la documentación suficiente para la preparación de reportes ICSOE, SISUB, declaración anual, ISSIF y/o dictamen fiscal es fundamental para evitar los riesgos fiscales. Sin olvidar la responsabilidad solidaria que se adquiere.
Fuente: Código fiscal de la Federación.
Nuestra herramienta tecnológica de Control Integral de Prestadores de Servicios (CIPS) acompaña a las organizaciones en la gestión de cumplimiento de obligaciones, esta permitirá identificar con oportunidad y en tiempo real el nivel de riesgo o impacto financiero que puede representar el no contar con información de los prestadores de servicios, entre otros temas.
Identificar y conocer el tipo de operaciones que se realizan en el día a día permite atender con oportunidad las nuevas regulaciones fiscales impuestas por la autoridad a cada una de ellas.
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