Form og skipulag

Það er mikilvægt að huga að félagsformi og skipulagi rekstrarins strax frá upphafi. Fjárfestar kunna að meta gegnsætt form þar sem áhættan af fjárfestingunni er augljós. Sveigjanlegasta og jafnframt algengasta félagsform rekstrar er einkahlutafélagsformið.

Áður en ákvörðun um félagsform er tekin er þó rétt að huga að ýmsum atriðum.

Stofnun félags

  • Stofnun félags er tiltölulega einfalt ferli. Hægt er að nálgast stofngögn á heimasíðu fyrirtækjaskrár RSK (rsk.is). Algengt er að endurskoðandi eða lögfræðingur sé fenginn til að fara yfir gögnin áður en þeim er skilað inn til fyrirtækjaskrár.
  • Velja þarf nafn félags en gæta þarf þess að nafnið sé ekki þegar skráð. Á heimasíðu fyrirtækjaskrár má fletta upp nöfnum félaga.
  • Einnig þarf að gæta þess að nafnið sé ekki svo líkt nafni á öðru félagi í sambærilegri starfsemi að það kunni að valda misskilningi.
  •  Stofnun félags krefst að jafnaði samþykkta, stofnsamnings og stofnfundargerðar auk þess sem útbúa þarf tilkynningu um stofnun og senda til fyrirtækjaskrár innan tveggja mánaða. Fyrirmyndir af skjölum má sækja á heimasíðu RSK.
  • Samþykktir félags hafa að geyma helstu upplýsingar um starfsemi félags og þær, ásamt lögum um viðkomandi félagsform ef það á við, mynda grundvöll starfseminnar út á við. Hluthafar geta jafnframt gert sérstakt samkomulag sín á milli, hluthafasamkomulag, til að skýra hlutverk, réttindi og skuldbindingar hluthafa.
  • Einkahlutafélag getur verið með einn stofnanda (hluthafa) en flest önnur félagsform gera kröfu um a.m.k. tvo félagsmenn. 
  • Stjórnarmenn eru ábyrgir fyrir því að stjórnarfundir séu haldnir og að fundargerðir séu teknar saman um ákvarðanir stjórnar. Stjórnarmenn eru ennfremur ábyrgir fyrir bók- haldi félags og að nægilegt eftirlit sé haft með fjárreiðum þess. Þótt þessi atriði séu oft ekki ofarlega í huga frumkvöðla er mikilvægt að huga að þessu frá byrjun til að koma í veg fyrir seinni tíma vandamál.
  • Algengt er að endurskoðanda félags sé falin umsjón með þessum verkefnum. Frekari upplýsingar má finna á kpmg.is.

Lén

  • Að eiga lén sem endurspeglar starfsemi félags getur reynst dýrmætt. Við val á léni er gott að velja nafn sem endurspeglar heiti fyrirtækisins, vöru þess eða vörumerki.
  • Áður en lén er keypt er ráðlegt að framkvæma leit á internetinu til að ganga úr skugga um að lénið sé á lausu.
  • Huga þarf að endingu lénsins þannig að það endurspegli þann markhóp sem reynt er að ná til. Ef markhópurinn er alþjóðlegur væri .com besti valkosturinn en ef það er ákveðið land þá gæti ending þess lands reynst best, t.d. .is fyrir Ísland