COVID-19: Διαχειριστείτε μια πρωτόγνωρη πρόκληση

Άρθρο του Μιχάλη Παπαγεωργίου, Διευθυντής, KPMG στο περιοδικό FORTUNE
 

Η απότομη και εκθετική εξάπλωση του κορονοϊού έχει γεννήσει σημαντικές ανησυχίες όσον αφορά στην υγεία του πληθυσμού όλων των ηλικιών. Εκτός του αντίκτυπου στον άνθρωπο, ο ιός αυτός επιφέρει σημαντικές επιπτώσεις στην οικονομία και στις επιχειρήσεις σε παγκόσμιο επίπεδο. Καθώς οι ιοί δεν γνωρίζουν από σύνορα μεταξύ κρατών, προβλέπεται να συνεχιστεί η εξάπλωση των προβλημάτων το επόμενο διάστημα.

Είναι πιθανό η απειλή του κορονοϊού εν τέλει να εξασθενήσει, όπως συνέβη και με τους ιούς MERS και SARS τα προηγούμενα χρόνια. Αλλά ακόμη και αν αυτό συμβεί, η εμφάνιση του επόμενου καταστροφικού, ακόμη απροσδιόριστου πανδημικού ξεσπάσματος είναι αναμενόμενη.

Η τρέχουσα πρόκληση πρέπει να αποτελέσει την βάση πάνω στην οποία οι εταιρίες θα κατανοήσουν και θα επανασχεδιάσουν τις στρατηγικές λειτουργίες τους και την εφοδιαστική αλυσίδα τους, με στόχο να ενδυναμώσουν περαιτέρω τις σχέσεις συνεργασίας με τους σημαντικούς προμηθευτές τους. Κι αυτό γιατί σε προσεχείς διαταραχές της ομαλής λειτουργίας, οι οργανισμοί θα καταφέρουν να ενισχύσουν τη συνολική τους ετοιμότητα μέσω ανθεκτικών εταιρικών σχέσεων και υψηλού βαθμού ευελιξίας που θα οφείλεται στο μοντέλο λειτουργίας τους.

Α. Άμεσες Ενέργειες

Οι επιχειρήσεις με εκτεταμένη παρουσία ή άμεση σχέση με τις πληγείσες περιοχές πρέπει να λάβουν ταχύτατα μέτρα για την αξιολόγηση της έκθεσής τους σε επιχειρηματικούς κινδύνους, με στόχο να υποστηρίξουν κατάλληλα το περιβάλλον λειτουργίας τους.

• Προστατεύστε τους ανθρώπους
  Αξιοποιείστε την εμπειρία και τις προτάσεις του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού για τη διατήρηση της σωματικής και πνευματικής υγείας των εργαζομένων, παρέχετε καθοδήγηση στους υπαλλήλους που βρίσκονται σε επηρεασμένες περιοχές και επανεξετάστε τις πολιτικές των επαγγελματικών ταξιδιών εντός και εκτός του οργανισμού.
  Ακολουθήστε βέλτιστες πρακτικές εταιρικής κοινωνικής ευθύνης όσον αφορά στη σταθερότητα των εργαζομένων, του περιβάλλοντος, της ευρύτερης κοινωνίας και της οικονομίας, με στόχο την παροχή λύσεων και υποστήριξη των αιτημάτων που θα προκύπτουν.
  Δημιουργήστε ένα πλάνο υποστήριξης για το προσωπικό που επηρεάζεται, με το οποίο θα παρέχονται δυνατότητες για περισσότερη αυτοματοποίηση και απομακρυσμένη εργασία ή άλλες ευέλικτες επιλογές που στοχεύουν στην αντιμετώπιση των περιορισμών με τους οποίους έρχονται αντιμέτωποι οι εργαζόμενοι.
  Χρησιμοποιήστε τη διαθέσιμη τεχνολογία για να ενισχύσετε τη συνεργασία και εξοπλίστε τους εργαζόμενους με τα απαραίτητα εργαλεία ώστε να εργάζονται εξ αποστάσεως σε πληγείσες περιοχές αλλά και με άτομα που βρίσκονται σε πληγείσες περιοχές, με όσο το δυνατόν πιο απλό και εύχρηστο τρόπο.
  Διαβαθμίστε τους πελάτες υψηλού κινδύνου, και ειδικότερα όσους ανήκουν σε αναπτυσσόμενες χώρες (δηλαδή εκείνους που είναι λιγότερο προετοιμασμένοι) καθώς και όσους έχουν κρίσιμο ρόλο στις προσπάθειες επίλυσης του προβλήματος (π.χ. νοσοκομεία, δημόσιος τομέας) δεδομένου ότι θα έχουν ελάχιστη έως μηδαμινή διαθεσιμότητα και ανταπόκριση.
• Αξιολογήστε τον κίνδυνο που προκύπτει από τους προμηθευτές σας
  Δημιουργήστε μια κατάλληλη ομάδα επιφορτισμένη με τη συνεχή και σταθερή ροή έγκυρων πληροφοριών για την εφοδιαστική αλυσίδα, ώστε να διατηρηθεί η εμπιστοσύνη των εμπλεκομένων προμηθευτών και συνεργατών και ανανεώστε τακτικά την ενημέρωση των πελατών που πρόκειται να επηρεαστούν.
  Δημιουργήστε μια ομάδα που θα επικεντρωθεί στην αξιολόγηση της κατάστασης της εφοδιαστικής αλυσίδας και στη διαχείριση κινδύνων. Η ομάδα αυτή, θα εργαστεί με στόχο τον επαναπροσδιορισμό των παγκόσμιων και περιφερειακών ροών των εφοδιαστικών αλυσίδων, όπου είναι δυνατόν, με τη χρήση εναλλακτικών τρόπων μεταφοράς και την επικαιροποίηση των συμφωνιών ανάλογα με τις ανάγκες (κόστος, υπηρεσίες, κίνδυνοι, ευθύνη, κλπ.).
  Χαρτογραφήστε τη σημαντικότητα των πρώτων υλών για τα προϊόντα υψηλής αξίας και για τις βασικές πηγές εσόδων. Προσδιορίστε δηλαδή τα υλικά και τις πρώτες ύλες που έχουν τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στα έσοδα, προσέχοντας ταυτόχρονα η περιορισμένη διαθεσιμότητά τους να κατανέμεται με σύνεση και στρατηγική.
  Υπολογίστε τον επιχειρηματικό κίνδυνο, προσδιορίζοντας τα τρέχοντα και τα ελάχιστα αποθέματα που πρέπει να διαθέτετε, δημιουργώντας ταυτόχρονα εταιρική διαφάνεια και βραχυπρόθεσμα σχέδια δράσης. Αξιολογήστε την εφοδιαστική αλυσίδα και υπολογίστε όλους τους κινδύνους που ενδέχεται να αυξήσουν τα κόστη (μεταφορικά, καθυστερήσεις, μονομερείς αυξήσεις τιμοκαταλόγων, κλπ.) και να επηρεάσουν την δυνατότητα παροχής υπηρεσιών και διάθεσης των προϊόντων, λαμβάνοντας προληπτικά μέτρα για την αντιμετώπιση των αναμενόμενων ελλείψεων, όπως ενδεχομένως προ-κράτηση εμπορευμάτων.
  Ενεργήστε επιθετικά με άμεσες επιλογές, ως ένα εφεδρικό μέτρο για να τροποποιήσετε την εφοδιαστική αλυσίδα προς όφελος της εξυπηρέτησης των πελατών.
• Διαχείριση κεφαλαίου κίνησης & επιχειρηματικών σχεδίων
  Αναθεωρήστε τις ταμειακές ροές, το απαιτούμενο κεφάλαιο κίνησης και τις προβλέψεις αποθεμάτων, παράλληλα με τις προβλέψεις για τις αναμενόμενες μεταβολές προσφοράς και ζήτησης.
  Κατανοήστε ότι η χρηματοπιστωτική σταθερότητα θα επηρεαστεί τόσο από την πτώση των διεθνών αγορών όσο και από τη μειωμένη πρόσβαση στη χρηματοδότηση του τραπεζικού κλάδου.
  Αναθεωρήστε άμεσα το πλάνο Πωλήσεων, Λειτουργίας & Παραγωγής για την εξασφάλιση του συγχρονισμού μεταξύ του τακτικού και στρατηγικού επιχειρηματικού σχεδιασμού του οργανισμού.
  Αξιολογήστε τα εταιρικά δεδομένα, έτσι ώστε με τη χρήση προηγμένων προσομοιώσεων και αναλύσεων, να εντοπίσετε την βέλτιστη δυνατή λειτουργία των διευθύνσεων λειτουργίας του οργανισμού.

Β. Μέσο-μακροπρόθεσμες ενέργειες

Πέραν των άμεσων ενεργειών, οι οργανισμοί θα πρέπει να εκτιμήσουν την ευκαιρία που παρέχει ο COVID-19 για να εξετάσουν την ικανότητά τους να ανταποκριθούν σε μια κρίση, να σχεδιάσουν δράσεις για την αύξηση της ευελιξίας τους και να γίνουν πιο ανθεκτικοί μελλοντικά.

• Σχεδιασμός εναλλακτικών σεναρίων λειτουργίας
  Οι οργανισμοί πρέπει να ενεργήσουν άμεσα για τη δημιουργία προληπτικών σχεδίων δράσης ώστε να διαχειριστούν τους κινδύνους και να αξιολογήσουν τις ευκαιρίες που θα προκύψουν. Τα σενάρια αυτά, επιτρέπουν στους οργανισμούς να βλέπουν την ευρύτερη εικόνα και να λαμβάνουν αποτελεσματικές αποφάσεις για θέματα που επηρεάζουν το κόστος λειτουργίας τους (π.χ. το κόστος της απαιτούμενης ποσότητας αποθεμάτων έναντι του κόστους της μη ικανοποίησης των πελατών).
  Οι προσομοιώσεις μπορούν να λειτουργήσουν γρήγορα για τον εντοπισμό "καίριων σημείων" μεταξύ αντικειμενικά αντικρουόμενων στόχων, βασιζόμενες σε δεδομένα απογραφής σε πραγματικό χρόνο, στη ζήτηση των πελατών και στις δυνατότητες των προμηθευτών. Με την όλο και συχνότερη χρήση τεχνητής νοημοσύνης (AI) και μεθόδων αυτοματισμού, αυτά τα σενάρια πλέον δύνανται να καθορίσουν και όχι απλώς να προβλέψουν το αποτέλεσμα. 
• Διαχείριση κινδύνου προμηθευτών
  Σημαντική κρίνεται η προσπάθεια αξιοποίησης των διαθέσιμων δεδομένων σε πραγματικό χρόνο που αφορούν στους προμηθευτές, και η δημιουργία ειδοποιήσεων στα επιχειρησιακά συστήματα των οργανισμών, προκειμένου αυτοί να ενεργούν άμεσα όταν διάφοροι παράγοντες φαίνεται ή προβλέπεται να επηρεάσουν άμεσα τη λειτουργία και την εφοδιαστική τους αλυσίδα.
  Επιπλέον, οι οργανισμοί είναι θεμιτό να συνεννοηθούν με τους προμηθευτές τους, προκειμένου να συμφωνήσουν για το κόστος των προϊόντων και της διακίνησης βάσει της αναμενόμενης προσφοράς και ζήτησης αλλά και για τη βελτιστοποίηση των αποθεμάτων ασφάλειας.
  Είναι το κοινό όραμα και οι στόχοι, τα κίνητρα και οι πιθανοί περιορισμοί των εταιρικών σχέσεων που αναπτύσσουν την οργανωτική ανθεκτικότητα. Στην πραγματικότητα, οι εταιρείες που έδωσαν προτεραιότητα στην ανάπτυξη, την καινοτομία και τη διαχείριση κινδύνων στις σχέσεις με τους προμηθευτές τους, αντί για απλές μειώσεις τιμών, πέτυχαν εξοικονόμηση περισσότερη του 26%.
• Ολοκληρωμένη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας
  Η αναμενόμενη μεγέθυνση του ηλεκτρονικού εμπορίου, ωθεί τους οργανισμούς να εξασφαλίσουν ότι οι αλυσίδες εφοδιασμού τους και οι μηχανισμοί διακίνησης και παράδοσης μπορούν να ανταπεξέλθουν στη ζήτηση, με στόχο την βέλτιστη δυνατή εξυπηρέτηση και εμπειρία των πελατών. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με την ενεργή συμμετοχή του οργανισμού στην διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας παράλληλα με την δομημένη ανάλυση συμπεριφοράς των καταναλωτών, ιδίως σε περιόδους αβεβαιότητας και αναστάτωσης.
• Εφοδιαστικές αλυσίδες μικρής κλίμακας
  Τα τελευταία χρόνια ο στόχος μείωσης του κόστους της εφοδιαστικής αλυσίδας έχει οδηγήσει στη δημιουργία μεγάλων και σύνθετων παγκόσμιων δικτύων που επιτυγχάνουν οικονομίες κλίμακας μέσω της ανάθεσης της παραγωγής σε αναδυόμενες οικονομίες, με μακροπρόθεσμες συμβάσεις. Ωστόσο, διαταραχές όπως οι πανδημίες και η αύξηση των εμπορικών εντάσεων υποχρεώνουν τους οργανισμούς να αναρωτηθούν για την αποτελεσματικότητα αυτού του λειτουργικού μοντέλου. Εναλλακτικά, πολλοί οργανισμοί δύναται να ωφεληθούν από την διαφοροποίηση του λειτουργικού τους μοντέλου και της μετάβασης σε εφοδιαστικές αλυσίδες μικρής κλίμακας, οι οποίες συνιστούν ευέλικτα λειτουργικά μοντέλα που παρέχουν παραγωγή και διακίνηση πιο κοντά στο σημείο αγοράς.
  Κάτι τέτοιο θα μπορούσε να διαφοροποιήσει τους οργανισμούς δίνοντάς τους την δυνατότητα να μεταβάλλουν ευκολότερα την παραγωγή και διακίνηση των προϊόντων τους, και να εισάγουν στην αγορά νέα προϊόντα σε σύντομο χρονικό διάστημα. Παράλληλα, εκτός από τις πανδημίες, οι εφοδιαστικές αλυσίδες μικρής κλίμακας είναι λιγότερο ευάλωτες και σε άλλα μακροοικονομικά δεδομένα που δημιουργούν κίνδυνους που δύσκολα διαχειρίζονται (π.χ. γεωπολιτικά, χρηματοοικονομικά, κλπ.)
• Ψηφιακός Μετασχηματισμός
  Μια από τις κύριες προϋποθέσεις για να πετύχει ένας επιχειρηματικός μετασχηματισμός είναι η τεχνολογία. Οι οργανισμοί πρέπει να επαναπροσδιορίσουν τον τρόπο με τον οποίο συνεργάζονται οι υπάλληλοι τόσο μεταξύ τους όσο και με τους προμηθευτές και τους πελάτες σε τοπικό και σε παγκόσμιο επίπεδο. Με την επένδυση στην τεχνολογία, οι οργανισμοί μπορούν να υποστηρίξουν τους εργαζόμενους έτσι ώστε να αξιοποιήσουν αποτελεσματικά σύγχρονες υποδομές και εφαρμογές, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οι υπάλληλοι δεν είναι απλώς καλά εξοπλισμένοι για να δουλέψουν από απόσταση, αλλά και ότι είναι ικανοί να προσαρμοστούν στο ευμετάβλητο επιχειρηματικό περιβάλλον και να συνεχίσουν να εξυπηρετούν τους πελάτες.

Όσο ο επιχειρηματικός κόσμος μαθαίνει να προσαρμόζεται μέσω συνεχών και αχαρτογράφητων αλλαγών, γράφεται το επόμενο κεφάλαιο στην νέα οικονομία. Ο αντίκτυπος του κορονοϊού φαίνεται στις σημερινές παγκόσμιες εφοδιαστικές αλυσίδες – και είναι αναπόφευκτο ότι οι επόμενες αλλαγές είναι ήδη ‘‘στα σκαριά’’.

Αν και το μέλλον είναι αβέβαιο, η τύχη ευνοεί τους προετοιμασμένους.