Μέχρι πριν από λίγα χρόνια υπήρχε ανταγωνισμός μεταξύ των εταιρειών για τον όγκο της πληροφόρησης που είχαν στη διάθεσή τους. Σήμερα το ζητούμενο είναι η καλύτερη αξιοποίηση της πληροφορίας μέσα από την ποιοτική ανάλυση των δεδομένων. Σε διάφορα ερωτηματολόγια που έγιναν με υψηλόβαθμα στελέχη εταιρειών διακρίνουμε τα εξής αποτελέσματα:

• Η πλειοψηφία των ανώτατων διευθυντών θεωρούν ότι η ποιοτική αξιοποίηση και ανάλυση των δεδομένων θα ενσωματωθεί στην μακροχρόνια στρατηγική τους.
• Σχεδόν όλοι θεωρούν πως δεν έχουν πάρει τα μέγιστα οφέλη από την αξιοποίηση των δεδομένων που έχουν συγκεντρώσει.
• Σχεδόν όλοι πιστεύουν πως πρέπει να επενδύσουν στον τομέα της Ανάλυσης Δεδομένων.

Η σωστή αξιοποίηση της ανάλυσης δεδομένων από πολλές εταιρείες είχε ως αποτέλεσμα να μειώσουν δραστικά τα λειτουργικά τους έξοδα, να αυξήσουν τα έσοδά τους και να αποκτήσουν καλύτερη γνώση αναφορικά με τη συμπεριφορά των πελατών τους. Για παράδειγμα, η χρήση της κάρτας πελατών που χρησιμοποιούν οι εταιρείες super market δίνει άμεσα την πληροφόρηση για τα είδη αγορών, τη συχνότητα και την αξία των αγορών αυτών από τους πελάτες-κατόχους αυτής της κάρτας. Το όφελος πολλαπλασιάζεται όταν γίνεται σύγκριση των αποτελεσμάτων μεταξύ περιοχών ή άλλων κριτηρίων που συνολικά βοηθάει και στην αντιπαραβολή των πράξεων με τα λογιστικά στοιχεία.

Τα δεδομένα μέσω της εξέλιξης της τεχνολογίας έχουν πολλαπλασιαστεί. Χαρακτηριστικό παράδειγμα για τον όγκο της πληροφόρησης είναι τα tweets (μικρά μηνύματα) στο twitter που έγιναν κατά τη διάρκεια του τελευταίου Παγκοσμίου Κυπέλλου Ποδοσφαίρου στη Βραζιλία το 2014. Συνολικά μέχρι τα μέσα Ιουλίου 2014 καταγράφηκαν περίπου 262 εκατ. τέτοια μηνύματα. Με διάφορα μηχανήματα αναζήτησης και συγκέντρωσης στοιχείων μπορούμε να δούμε ποιες εταιρείες εμφανίσθηκαν στα μηνύματα τις περισσότερες φορές, με τί συχνότητα και σε ποια φάση των αγώνων. Άλλες πληροφορίες είναι η προέλευση των ατόμων που έστελναν τα μηνύματα σε σύγκριση με τα μηνύματα που έφευγαν από την Βραζιλία για να καταλάβουν τον τόπο προέλευσης των επισκεπτών στη διάρκεια των αγώνων.

Η Ανάλυση Δεδομένων είναι πολύ σημαντική καθώς σχετίζεται με το θέμα της λήψης αποφάσεων. Όλοι μας παίρνουμε αποφάσεις κάθε ημέρα αλλά οι πιο σημαντικές αποφάσεις παίρνονται μία ή δύο φορές το μήνα. Είναι χαρακτηριστικό πάντως πως όταν ληφθεί μια σημαντική απόφαση αυτή στηρίζεται στην ανάλυση των δεδομένων που υπάρχουν εκείνη τη δεδομένη στιγμή. Το ίδιο συμβαίνει και στον έλεγχο, καθώς όταν είμαστε έτοιμοι να συντάξουμε την έκθεση ελέγχου, η τελική μας γνώμη στηρίζεται κυρίως στην ανάλυση και στην ποιότητα των δεδομένων/τεκμηρίων ελέγχου που έχουμε.

Κατά συνέπεια από τη στιγμή που οι ίδιοι οι πελάτες επενδύουν στην τεχνολογία θα ήταν οξύμωρο οι ελεγκτικές εταιρείες να μην κάνουν το ίδιο. Όσο η τεχνολογία εξελίσσεται και η ποιότητα και ποσότητα της πληροφόρησης εξαπλώνεται θα υπάρξει σημαντική πίεση στους ελεγκτές να ανταποκριθούν στα νέα δεδομένα και να αξιοποιήσουν τα στοιχεία αυτά αντίστοιχα.

Οι ελεγκτές μέσω της τεχνολογίας μπορούν να πάρουν μεγαλύτερη και καλύτερη πληροφόρηση η οποία θα βοηθήσει ώστε να στοιχειοθετηθεί καλύτερα το αποτέλεσμα ενός ελέγχου και ταυτόχρονα να προσφέρει μεγαλύτερη πληροφόρηση στη Διοίκηση για τις πληροφορίες που αναλύσαμε.

Συγκεκριμένα, με τη χρήση σύγχρονων τεχνολογικών μέσων οι ελεγκτές μπορούν να ωφεληθούν ως εξής:

1. Να έχουν καλύτερη ανάλυση και αξιοποίηση στοιχείων γεγονός που θα βοηθήσει τον ελεγκτή να σχηματίσει καλύτερη γνώμη όταν η Διοίκηση παρουσιάζει εκτιμήσεις για το μέλλον και επιχειρηματικά σχέδια
2. Να αναλύσουν καλύτερα τα στοιχεία που θα δώσουν αξία σε μια επιχείρηση
3. Να αναλύσουν τα στοιχεία που αφορούν στην αγορά που δραστηριοποιείται η εταιρεία έτσι ώστε να προσδιοριστεί ορθότερα η θέση της εταιρείας στην αγορά.

Κατά συνέπεια, η καλύτερη ανάλυση δεδομένων θα βοηθήσει τους ελεγκτές να εντοπίσουν και να διαχειριστούν καλύτερα τους κινδύνους σχετικά με τις οικονομικές καταστάσεις, τα θέματα απάτης και τους λειτουργικούς κινδύνους. Η χρήση νέων μεθόδων δεν πρέπει να αποτελεί εμπόδιο αλλά φυσική εξέλιξη για τους ελεγκτές και μπορεί να προσελκύσει στο επάγγελμα νέα παιδιά που είναι εξοικειωμένα με τη νέα τεχνολογία.

Με τη νέα τεχνολογία οι ομάδες ελέγχου μπορούν σε ποσοστό 100% να αντιπαραβάλουν τα τιμολόγια που εκδόθηκαν με τις πληρωμές από τις κινήσεις των τραπεζών, μπορούν επίσης με το ίδιο ποσοστό κάλυψης να εξασφαλίσουν ότι τηρήθηκαν σωστά τα όρια ευθύνης για την έγκριση των αντίστοιχων πράξεων.

Μιλάμε για μια εξέλιξη στο επάγγελμα και όχι μια επανάσταση. Από την αρχή η ανάλυση δεδομένων ήταν ο πυρήνας στον έλεγχο. Πάντοτε υπήρχε και πάντοτε ο ελεγκτής θα αναλύει ποσοτικά δεδομένα. Τώρα μπορούμε να πάρουμε παραπάνω στοιχεία αξιοποιώντας τα δεδομένα αυτά. Η ανάλυση των στοιχείων θα οδηγήσει τις ομάδες ελέγχου να επικεντρώνονται σε σημαντικότερες περιοχές ελέγχου και να βγάλουν καλύτερα συμπεράσματα με αξία στον έλεγχο μέσω της ανάλυσης δεδομένων. Ο στόχος είναι να εμβαθύνουμε τη γνώμη μας για τον πελάτη που ελέγχουμε. Οι εξελίξεις αυτές πιθανόν να φέρουν αλλαγές στη σύνθεση της ομάδας ελέγχου όπου θα πρέπει να υπάρχουν εξειδικευμένα άτομα. Ταυτόχρονα όμως ο υπεύθυνος ελέγχου θα έχει περισσότερα στοιχεία στη διάθεσή του όταν πάει να συζητήσει με τους πελάτες.

Αυτό που έδειξε η οικονομική κρίση που ξέσπασε το 2008 είναι πως η ιστορία δεν μας εξασφαλίζει την αποφυγή μιας κρίσης στο μέλλον. Χρειάζεται καλύτερη αξιολόγηση των στοιχείων και δεδομένων εντός και εκτός εταιρείας για τη σωστή επιμέτρηση του ελεγκτικού κινδύνου. Η ανάλυση αυτή μπορεί να γίνει με τη χρήση και σύνθεση νέων τεχνολογιών.

Μέχρι τώρα με ένα μικρό δείγμα κάνουμε αναγωγή στον πληθυσμό για να εκφράσουμε τη γνώμη μας πάνω στο σύνολο των οικονομικών καταστάσεων. Η Ανάλυση Δεδομένων το αλλάζει αυτό και μας δίνει μεγαλύτερη εξασφάλιση στο σχηματισμό της γνώμης μας.

Η συζήτηση που πρέπει να ξεκινήσει είναι για τον σκοπό του ελέγχου. Ο τακτικός έλεγχος γίνεται σε οικονομικές καταστάσεις που περιέχουν στοιχεία που έγιναν στο παρελθόν αλλά ταυτόχρονα στηρίζονται σε θέματα που θα εξακριβωθούν στο μέλλον όπως η ανακτήσιμη αξία της υπεραξίας, της αξίας περιουσιακών στοιχείων με λήξη ανακτησιμότητας άνω του έτους και η αρχή της συνέχισης της δραστηριότητας. Για να μπορούμε να πούμε κάτι για το μέλλον πρέπει να έχουμε αναλυτικά στοιχεία αριθμητικών και μη ποσοτικών στοιχείων που μέσω της ανάλυσής τους μπορούμε να καταλήξουμε καλύτερα σε μια γνώμη για το μέλλον.

Αλλά για να αξιοποιήσουμε την ανάλυση πρέπει να ξαναδούμε τις βασικές αρχές των ελεγκτικών μας αρχών κυρίως στο κατά πόσο μπορούμε να βασισθούμε σε πληροφόρηση που είναι εκτός εταιρείας. Μέχρι τώρα υπάρχουν περιορισμοί στην έκταση ή τη χρήση της πληροφόρησης εκτός εταιρείας. Θα πρέπει να γίνει μια αξιολόγηση του οφέλους από την καλύτερη ελεγκτική τεκμηρίωση και των τωρινών περιορισμών. Η συζήτηση πρέπει να ξεκινήσει για τέτοια θέματα.

Παρά τα οφέλη από αυτή τη νέα προσέγγιση υπάρχουν προβλήματα που πρέπει να αντιμετωπισθούν όπως:

• Να μας δώσει πρόσβαση η εταιρεία στον πλούτο των δεδομένων που με κόπο προσπαθεί να προστατέψει.
• Τα διάφορα συστήματα και εφαρμογές που είναι δυνατόν να υπάρχουν μέσα στην εταιρεία όπως και στα βοηθητικά συστήματα όπου μπορεί να υπάρχει δυσκολία πρόσβασης.
• Την ισορροπία που πρέπει να αποφασίσει η ομάδα ελέγχου στο κατά πόσο θα αξιοποιήσει την πληροφόρηση από την ανάλυση και πόσο θα βασισθεί στην επαγγελματική κρίση.
• Σε συνέχεια αυτού, η ισορροπία μεταξύ της γνώμης μας, για την ύπαρξη ουσιώδους ανακρίβειας, σε σχέση με αυτό που περιμένουν οι τρίτοι, οι οποίοι περιμένουν να μην υπάρχουν λάθη στις οικονομικές καταστάσεις ειδικά δε όταν πρόκειται για μεγάλες εταιρίες με έσοδα πάνω από ένα δισεκατομμύριο. 
  

Ο έλεγχος δεν θα αλλάξει καθώς ο στόχος είναι πάντοτε η έκφραση γνώμης πάνω στις οικονομικές καταστάσεις. Αυτό που αλλάζει είναι τα εργαλεία και τα μέσα με τα οποία κάνουμε τον έλεγχο. Σκεφτείτε το 1992 που άνοιξε το ελεγκτικό επάγγελμα πόσοι είχαν ηλεκτρονικό υπολογιστή μαζί τους στον πελάτη. Θα έλεγα πολύ λίγοι σε σχέση με το 2015. Συνεπώς είναι σίγουρο πως θα έρθουν σύγχρονα μέσα για να αξιοποιηθούν καλύτερα τα στοιχεία που έχουμε ήδη στη διάθεσή μας και δεν μπορούμε να τα εκμεταλλευθούμε ως σήμερα.

Η αξιοποίηση της τεχνολογίας για την εξαγωγή κρίσιμων συμπερασμάτων για την ελεγχόμενη εταιρία καθώς θα χτίζεται από εταιρεία σε εταιρεία θα οδηγήσει τους ελεγκτές να έχουν σημαντική πληροφόρηση και ανάλυση για διάφορους κλάδους στην οικονομία που θα μπορούν να αξιοποιήσουν. Αυτό μεγαλώνει την αξία του ελεγκτή. Η αξιοποίηση της τεχνολογίας από τον ελεγκτή δεν είναι υποχρέωση αλλά ευκαιρία, για να προσφέρει παραπάνω, προσπαθώντας να καλύψει τον ίδιο στόχο που είναι η συγκέντρωση ελεγκτικών τεκμηρίων.

Είναι σημαντικό το άλμα από την παραδοσιακή μορφή που γίνεται ο έλεγχος σε μια προσέγγιση που ενσωματώνει την ανάλυση μεγάλου όγκου πληροφόρησης χωρίς προβλήματα. Η τεχνολογία και η μεθοδολογία αξιοποίησής της εξελίσσονται και σύντομα θα δούμε σημαντικά οφέλη τόσο στον τακτικό και εσωτερικό έλεγχο όσο και σε θέματα φορολογικών υπηρεσιών.

Η αξιοποίηση της τεχνολογίας για την ανάλυση των ποσών θα δώσει αξία στο ελεγκτικό επάγγελμα. Αυτό είναι το μέλλον.