I erkendelse af, at automatisering kan hjælpe med at standardisere og automatisere manuelle og tidskrævende aktiviteter, har virksomheder vendt blikket mod at automatisere transaktionsprocesser. Procesautomatisering giver ikke kun mulighed for at allokere tid til mere værdiskabende aktiviteter, men det giver også mulighed for at standardisere end-to-end processer og eksekvere dem effektivt og med høj kvalitet.
Nedenfor har vi samlet de AHA-øjeblikke, som vores kunder oftest har oplevet under deres automatiseringsrejse, hvor vi støttede dem i at automatisere deres økonomiprocesser.
Tag et end-to-end perspektiv
Husk at overveje aktiviteter, der udføres både i og uden for systemet samt på tværs af de forskellige interessentgrupper for at høste det fulde udbytte af automatisering. Når vi vurderer udførelsen af processen, ser vi ofte, at en betydelig mængde aktiviteter i en proces udføres uden for et system. Disse aktiviteter bør også tages i betragtning, når automatiseringspotentialet vurderes. Desuden, hvis du fokuserer på kun at automatisere enkelte dele af en proces, vil din proces sandsynligvis ende med at blive en lappeløsning. Dette kan undgås ved at tage et end-to end perspektiv på tværs af de mange funktioner, der er involveret i processen.
Overvej jeres driftsmodel
Proceseffektivitet handler ikke kun om at automatisere manuelle aktiviteter i den aktuelle proces. Der er flere elementer, der er nødvendige for at sikre effektive processer, som er defineret ved udformningen af virksomhedens driftsmodel. For eksempel, hvilke politikker skal procesdesignet overholde, og hvordan afværges kritiske risici i kontrolprocessen? Hvorfra skal aktiviteterne udføres, af hvem og med hvilke underliggende teknologier? Procesautomatisering vil oftest føre til en ændring i måden at arbejde på for de mennesker, der udfører processerne i dag. Derfor er forandringsledelse og opkvalificering af personalet lige så vigtigt for at sikre en vellykket implementering og for efterfølgende at opretholde operationel effektivitet.
Vær åben over for at bruge et mix af teknologier
Vi oplever ofte, at virksomheder har en forudfattet mening om, hvilke teknologier de skal benytte til automatisering. Nogle mener, at automatisering primært skal foregå via ERP-systemet, og nogle ønsker kun at bruge teknologier, de har brugt før. Tilpasning i ERP fungerer sjældent godt på længere sigt, så det bør holdes på et minimum. Til brugerdefinerede behov bør man overveje en kombination af best of breed-løsninger kombineret med intelligent automatisering med low code oven på den nuværende teknologi for at maksimere automatiseringspotentialet og høste fordelene hurtigere.
Hvad angår de aktiviteter, der udføres uden for systemet – har I tænkt over hvorfor? Vores erfaring er, at mange aktiviteter udføres uden for ERP-systemet, fordi systemet ikke tilbyder en standardløsning til disse aktiviteter. Men ved at overveje best of breed-løsninger og løsninger med low code, kan mange af disse aktiviteter også automatiseres.
Opsummerende, vil finansautomatisering blive mest succesfuld ved at tage en holistisk tilgang. Tænk end-to-end, overvej alle elementer i driftsmodellen, og hold et objektivt og åbent sind over for brugen af forskellige teknologier til finansautomatisering.
