Práce z domova: praktické tipy pro zaměstnavatele

Zaměstnanci si práci z domova oblíbili, zaměstnavatelé však bojují s chybějící právní úpravou,  zejména v oblasti pracovněprávní regulace. To by se mělo v dohledné době změnit. Připravovaná novela zákoníku práce by měla zavést celou řadu změn. Pokud zaměstnavatelé umožní svým zaměstnancům práci z domova ze zahraničí, kromě pracovněprávních souvislostí musí mít na paměti také oblast daní, pojistného a imigrační aspekty. To vše jim může přinést celou řadu povinností, při jejich nesplnění pak sankce. Podrobnosti prozradily Gabriela Lavrenčíková a Barbora Cvinerová. 

Jaká speciální pravidla platí pro práci z domova z pohledu českého zákoníku práce – je to jiné než u práce na pracovišti zaměstnavatele?

Barbora:  S aktuálním pojetím, kdy je home office vnímán spíše jako benefit, zákoník práce nepočítá a žádná speciální pravidla neplatí. Novela zákoníku práce, která se momentálně připravuje, situaci pravděpodobně značně změní. Praxe ji hodně vyhlížela, ale zaměstnavatelé ze všech novinek nebudou mít radost. V oblastech, v nichž očekávali úlevy, se pozitivních změn nedočkají. Naopak novela přináší nové povinnosti. Může tak mít negativní dopad i na zaměstnance a vést k omezování práce z domova, i když od těch nejproblematičtějších změn, jako je zavedení povinného paušálu nebo nároku některých skupin zaměstnanců na home office, ministerstvo práce nakonec pravděpodobně upustí.

Téma náhrad patří mezi kontroverzní otázky. Na jaká pravidla se mají připravit společnosti, které mají zaměstnance na home office v ČR?

Barbora: Původní podoba novely zaváděla výslovný nárok zaměstnance na náhradu nákladů při home officu. Měla být zavedena povinná paušální náhrada na zvýšené náklady na energie ve výši 2,80 korun za hodinu. Tento návrh vyvolal velikou bouři. Ministerstvo tak od něj zřejmě upustí. Popsaný paušál bude nakonec pravděpodobně dobrovolný. Dále bude mít zaměstnavatel v oblasti náhrady nákladů nejspíš možnosti, jaké existují dnes. Bude tedy moci proplácet skutečně prokázané náklady, tj. oproti účtence, nebo, což je v praxi mnohem častější, poskytovat paušál na základě odhadu nákladů. Obě varianty mají svá negativa. Prokázání všech nákladů účtenkou není možné. S paušálem zase nepočítá daňová úprava – považuje jej za příjem zaměstnance, což znamená povinnost paušál zdanit a odvést pojistné. Provazbu mezi daňovými a pracovněprávními předpisy novela řeší, ale jen částečně – pouze pro energetický paušál 2,80 Kč za hodinu. Pro paušál pokrývající jiné náklady než energie nebo paušál v jiné výši zůstane nešťastný současný režim.

Pokud zaměstnavatel poskytuje paušální náhradu za práci z domova už nyní, představuje tato náhrada zdanitelný příjem zaměstnance?

Gabriela: Firmy se na tuto otázku často ptají. Z daňového hlediska je třeba řešit, jestli mohou poskytnout náhrady a jaké to má daňové a pojistné dopady. Při současné úpravě zákoníku práce je možné poskytnout jakékoli náhrady, ale aby nebyly zdanitelné, tak je to proti předložení vyúčtování zaměstnance. V případě, že má účtenky například za elektřinu nebo internet, může být problematické prokázat, v jaké výši to bylo spotřebováno v rámci pracovní činnosti na home office a v jaké pro soukromé účely. O něco benevolentnější je situace náhrad za opotřebení vlastního náčiní při home officu, tedy např. to, že zaměstnanec sedí na vlastní židli u svého stolu. Zde je i v současnosti možné poskytnout paušální náhradu tak, aby nebyla zdanitelná, ale musí to být na základě kalkulace skutečných výdajů, a nikoli pouze odhadem, což může být v praxi komplikované. A opět zůstává otázka rozdělení použití pro pracovní a soukromé účely. Připravovaná novela zákoníku práce, jak jsme již upozornily, by měla přinést i paušalizaci náhrad za energie. Stanovená paušální částka podle ní už nebude předmětem daně. Ale např. internet není v paušálu zahrnut, a tedy možnost náhrady bez daňových dopadů bude možná stále na základě skutečného vyúčtování.

Mění se právní režim, v situaci, kdy zaměstnanec pracuje na home office ze zahraničí?

Barbora: Z pohledu práva je tato skutečnost podstatná. Pro zaměstnavatele je důležité, aby věděl, kde zaměstnanec pracuje, protože místo výkonu práce je povinná náležitost pracovní smlouvy. Změna místa výkonu práce může mít významný dopad. Ve chvíli, kdy zaměstnanec pracuje v zahraničí delší dobu, se mu právo místa výkonu práce vlomí do právního režimu pracovní smlouvy, pokud je to pro něj výhodnější. A to automaticky, aniž by se pro to muselo něco aktivně udělat. Vytvoří se tak nepřehledná situace a je velmi složité se v ní zorientovat.

Potřebuje český zaměstnanec, který tráví home office v zahraničí, nějaké místní povolení nebo vízum?

Barbora: Zde nemůžeme dát jednoznačnou odpověď. Záleží totiž na právní úpravě země, kam vycestuje. Regulace může být podobná té naší – tedy pro místní právní řád může být určující, že zaměstnanec pracující vzdáleně pro zahraničního zaměstnavatele trh neovlivňuje, a tak pracovní povolení nepotřebuje. Ale pravidla mohou být mnohem přísnější. I proto by měl zaměstnavatel vědět, ve které zemi zaměstnanec pracuje, aby se třeba nedopustil nějakého přestupku.

Jak je to s odvody pojistného na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění v situaci, kdy zaměstnanec pracuje z domova namísto Česka ze zahraničí? Podléhá práce ze zahraničního „home office“ českému nebo zahraničnímu pojistnému systému?

Gabriela: Klíčovou roli hraje to, v jakém státě se zaměstnanec rozhodne (respektive se dohodne se zaměstnavatelem) home office strávit a jak dlouho tam bude. To jsou dva základní aspekty z pohledu pojištění. Pokud je to pobyt v rámci EU, platí nařízení EU na koordinaci systému sociálního pojištění. V tomto případě minimálně víme, že se pojistné odvádí pouze do jednoho systému. Odpověď na to, jestli jde o český, nebo zahraniční systém, záleží na situaci. Většina států se na zahraniční home office, který je na omezenou dobu, dívá jako na vyslání. Znamená to, že pokud splníme časové limity a pokud zaměstnanec vykonává práci pro zaměstnavatele, tak pravděpodobně zůstane pojištěný v českém pojistném systému. Je třeba pro tyto účely požádat o takzvaný certifikát A1, který potvrzuje to, že i když zaměstnanec vykonává práci v jiném státě EU, přísluší do českého pojistného systému. 

Je možné uvést příklad, jak to funguje v praxi?

Gabriela: Pokud se např. zaměstnanec dohodne se zaměstnavatelem, že bude pracovat ve Španělsku, tak může zůstat pojištěn v českém systému – je třeba zajistit certifikát A1 a pojistné se odvádí v ČR. Pro zaměstnance to zároveň znamená, že má plnou zdravotní péči krytou v Česku. V zahraničí má nárok jen na neodkladnou péči. Dalo by se to ošetřit požádáním o vystavení Certifikátu S1, aby měl pojištění plně kryté ve Španělsku, a to za předpokladu, že by stálé bydliště měl dále v ČR. Certifikát S1 se totiž vystavuje v případě, kdy je odlišná země výkonu činnosti od místa bydliště.

Jaká pravidla platí v situaci, kdy si zaměstnanec zvolil pro home office odlehlejší destinaci mimo EU?

Gabriela: Pokud zaměstnanec pracuje z domova v exotičtější zemi, ve které neplatí nařízení EU, je třeba ověřit, zda s ní máme uzavřenou smlouvu o sociálním zabezpečení. Pokud ne, může se zaměstnanec dostat do situace dvojích odvodů, potažmo zaměstnavateli může vzniknout povinnost registrovat se pro účely odvodů v tomto státě. Je proto vhodné předtím, než zaměstnavatel povolí home office v zahraničí, ověřit, jestli mu takové povinnosti nemohou vzniknout.

Pokud zaměstnanec zahraničního zaměstnavatele pracuje na home office v ČR, co to znamená z titulu povinností daňových anebo sociálního a zdravotního pojištění?

Gabriela: Během pandemie začali zaměstnanci pracovat pro své zaměstnavatele z domova z různých států. Zpočátku byli všichni paralyzovaní a spíš hasili situaci, než aby se koncepčně řešilo. Teď ovšem nastává situace, kdy zaměstnavatelé chtějí nastavení uspořádat, aby nebyli v riziku ve svých povinnostech. Pokud zahraniční zaměstnavatel zaměstnává po delší dobu zaměstnance v ČR, magická hranice 183 dnů, měl by tu odvádět zálohy na daň z příjmu za zaměstnance podle české legislativy. Pro zahraniční společnosti to může být komplikované, protože českou legislativu a výši odvodů často neznají. Je třeba tady zajistit registraci u finančního úřadu a následně měsíčně počítat a odvádět zálohy v ČR, ačkoli se jedná o zahraničního zaměstnavatele. 

Jak se na to dívá daňová legislativa, zůstává takovému zaměstnanci povinnost odvádět zálohy i v domovské zemi?

Gabriela: Záleží na lokální daňové legislativně dané země, jestli umožňuje zproštění nebo úlevu, aby se zálohy nemusely odvádět ve dvou státech. Také záleží na tom, jestli s příslušnou zemí máme uzavřenou smlouvu o zamezení dvojího zdanění. Ta v principu zajišťuje, aby byl příjem zdaněn fakticky jen v jednom státě.

V souvislosti s prací z domova ze zahraničí je často skloňován pojem stálá provozovna. Můžete krátce objasnit, co představuje a za jakých okolností může vzniknout?

Gabriela: Stálá provozovna je jakási fiktivní entita pro účely platby daní. Pro společnost to znamená, že kromě toho, že v daném státě daní příjmy zaměstnance, jí tam vzniká povinnost danit tam také část svých zisků. Logika za tím je taková, že pokud společnost prostřednictvím zaměstnance v daném státě vykonává svoji ekonomickou činnost a generuje tak zisk, má tento stát právo si sáhnout na daně z části tohoto zisku. Přístupy států jsou přitom různé. Pokud tedy česká společnost umožňuje home office v zahraničí, měla by prověřit, jestli z tohoto titulu nehrozí vznik stálé provozovny. Některé státy, např. Německo či Španělsko, se vyjádřily, že za určitých podmínek by tam v případě home officu provozovna vzniknout nemusela. Česká republika žádné takové vyjádření nedala, respektive má opačný postoj.

Řada zaměstnavatelů musí řešit také imigrační aspekty. Je potřeba vyřizovat nějaká povolení nebo víza pro cizince, kteří se rozhodnou pro své zahraniční zaměstnavatele pracovat na HO z Česka?

Barbora: Cizinec, který není občanem EU, obecně potřebuje pro práci v Česku pobytové a pracovní povolení. To platí pro případ, kdy pracuje pro českého zaměstnavatele. Se situací, že jde o tzv. remote workera, který pracuje pro zahraničního zaměstnavatele z home officu v ČR, česká úprava vůbec nepočítá.

Praxe úřadů je taková, že ve chvíli, kdy zaměstnanec neovlivňuje český trh a pracuje pro svého zahraničního zaměstnavatele, není pracovní povolení vyžadováno. Bylo by navíc velmi složité ho získat, protože postup žádosti o české pracovní povolení počítá s tím, že existuje český zaměstnavatel, pro kterého cizinec pracuje. Pobytové povolení nebo vízum však třetizemec potřebovat nejspíš bude, nicméně velmi obtížně najde takový typ, který se bude hodit pro jeho účel pobytu. Proces vydání povolení navíc může trvat měsíce. Pro občany EU je situace mnohem jednodušší.

Jak v takové situaci postupovat?

Barbora: Jedná se o zbytkové kategorie pobytových povolení a víz určených pro cizince, kteří se nevejdou do žádné škatulky. Postup vyřízení takového povolení je ale náročnější. 

Vztahují se tato pravidla i na Slováky a Ukrajince?

Barbora: Z imigračního pohledu je důležité rozlišovat mezi občany EU a třetizemci. Pro Slováky tedy platí podmínky velmi jednoduché, protože v rámci EU je volná pracovní migrace, povolení pro pobyt ani práci tedy nepotřebují. Z pohledu pobytového povolení stačí jejich registrace na cizinecké policii. Nicméně zaměstnavatelé, pokud zaměstnávají Slováky nebo jiné občany EU, nějaké povinnosti přece jenom mají: musí je alespoň nahlašovat Úřadu práce, hlásit je potřeba také veškeré změny údajů nebo skončení zaměstnání.

Občané Ukrajiny jsou oproti tomu kategorie třetizemců, pro které za běžných okolností platí přísnější pravidla: potřebují pobytové a pracovní povolení. V současné době ale pro ty, kteří utekli před válkou, platí jiný režim: mohou využívat specifických výhod, které jim dává dočasná ochrana. Její platnost je však nyní potřeba řádně prodloužit.

Jaké další problémy zaměstnavatelé v této souvislosti řeší?

Barbora: Klienti se na nás často obrací s problematikou digitálních nomádů. Jde typicky o zahraniční společnosti, jejichž zaměstnanci chtějí při práci cestovat a krátkodobě pracovat také z České republiky. Společnosti chtějí postupovat správně, tedy opatřit pro tento typ práce patřičná povolení. Je také nešťastné, že se na zahraničních serverech uvádí, že v ČR máme speciální víza pro digitální nomády. Mnohé zahraniční země tuto úpravu skutečně mají, česká legislativa však s takovým nastavením vůbec nepočítá. Určitá pobytová povolení by pro tuto situaci využít šla, je ale náročné je získat, což je v rozporu s flexibilitou nomádů. To je složitý oříšek, na který narážíme často. Správné řešení je časově i administrativně často velmi náročné.