Rapports relatifs à l’esclavage moderne : mise à jour des lignes directrices

Le 15 novembre 2024, Sécurité publique Canada a publié des lignes directrices mises à jour pour les entités (les « lignes directrices mises à jour ») sur les obligations de faire rapport énoncées dans la Loi sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaînes d’approvisionnement (la « Loi »).

Bien que ces lignes directrices soient mises à disposition avant la date limite de présentation des rapports, à savoir le 31 mai 2025, les rapports préparés sur la base des versions précédentes des lignes directrices en ligne seront acceptés au cours de l’année de déclaration 2025.

Pour de plus amples renseignements sur la Loi, consultez nos articles précédents, Premier rapport annuel de Sécurité publique Canada sur la législation de l’esclavage moderne – KPMG au Canada, de novembre 2024, Contrer l’esclavage moderne dans les chaînes d’approvisionnement au Canada, de septembre 2024, et Nouvelle loi canadienne sur la lutte contre le travail forcé, daté du 21 juillet 2023.

Comme il est indiqué précédemment, les lignes directrices mises à jour clarifient plusieurs aspects relatifs à la portée et à l’applicabilité de la Loi, ainsi que les obligations de faire rapport et les processus connexes.

Les lignes directrices mises à jour formulent la question de l’applicabilité de la Loi en tant que test en deux étapes et précisent que les organisations peuvent établir de la manière suivante si elles sont assujetties à la Loi :

1. en déterminant si elles sont une entité (au sens de la Loi) et si elles atteignent les seuils qui entraînent une obligation de faire rapport; et
2. le cas échéant, si elles sont assujetties à des obligations de faire rapport en fonction de leurs activités.

Les mises à jour concernant chacune de ces étapes sont présentées ci-dessous.

Étape 1 – Êtes-vous une organisation considérée comme une entité (au sens de la Loi) et atteignez-vous les seuils qui entraînent une obligation de faire rapport?

• Les organisations peuvent continuer de déterminer si elles « exercent des activités au Canada » en évaluant les facteurs pris en compte par l’Agence du revenu du Canada (« ARC »), par exemple si une personne « exploite une entreprise au Canada » aux fins de la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (« TPS/TVH »). Les lignes directrices mises à jour fournissent une liste non exhaustive de facteurs pertinents à prendre en considération, notamment les lieux où les marchandises sont produites, vendues ou distribuées; les employés sont situés; les livraisons, les paiements, les achats ou les contrats sont effectués ou les actifs sont acquis; et des actifs, des stocks ou des comptes bancaires sont situés.
• Les organisations qui déterminent si elles possèdent des « actifs au Canada » n’ont qu’à tenir compte des actifs corporels et à exclure les actifs incorporels comme la propriété intellectuelle, les valeurs mobilières et l’achalandage.
• Lorsqu’il s’agit d’évaluer si une entité atteint les seuils prescrits liés à la taille pour les employés, les lignes directrices mises à jour ne font plus référence au sens du terme « employé » tel qu’il est énoncé dans la common law canadienne. Le nombre d’employés est maintenant calculé en fonction du nombre d’employés à temps plein, d’employés à temps partiel et de travailleurs temporaires au Canada et dans d’autres pays, et exclut les entrepreneurs indépendants.
• Il existait précédemment une certaine confusion quant à la question de savoir si certaines institutions provinciales et municipales étaient auparavant assujetties aux obligations de faire rapport applicables aux entités en vertu de la Loi. Les lignes directrices mises à jour clarifient et semblent élargir cette catégorie pour indiquer que d’autres organismes gouvernementaux provinciaux ou municipaux peuvent être visés par la définition d’entité.

Étape 2 – Menez-vous des activités à déclarer?

• Les entités qui participent uniquement à la distribution et à la vente (c.-à-d. qui ne produisent pas ou n’importent pas de marchandises, ou qui contrôlent des entités qui produisent ou importent des marchandises) ne sont plus tenues de produire de rapport, et Sécurité publique Canada ne cherchera pas à prendre des mesures d’application de la Loi dans ces cas.
• Une entité importe des marchandises si elle est le « véritable importateur » et qu’elle a causé l’importation des marchandises au Canada. Il s’agit en général des entités qui comptabilisent ou paient les droits sur les marchandises importées. L’achat de marchandises auprès d’un tiers à l’extérieur du Canada, lorsque ce tiers est considéré comme l’importateur, n’est pas considéré comme une « importation de marchandises ».
• Les lignes directrices mises à jour indiquent que les organisations suivantes ne sont pas considérées comme des importateurs et sont généralement exclues : les courtiers en douane, les services de messagerie, les consultants commerciaux et d’autres « tiers autorisés à effectuer des transactions au nom de l’importateur ou à rendre compte des marchandises à la place de l’importateur ».
• Les « marchandises » désignent les marchandises physiques corporelles qui font l’objet d’échanges et de commerce, au sens ordinaire du terme. L’immobilier, l’électricité, les services logiciels et les régimes d’assurance sont expressément exclus de cette définition.
• En vertu des lignes directrices précédentes, Sécurité publique Canada excluait les « transactions très mineures » de l’importation ou la production de marchandises. Les lignes directrices mises à jour clarifient davantage ce concept, en l’interprétant en fonction d’un seuil « de minimis » et en l’évaluant dans le contexte des activités de chaque entité. Par conséquent, les questions mineures, négligeables ou insignifiantes ne donnent pas lieu à une obligation de faire rapport.
• Les lignes directrices mises à jour renvoient les entités au Bureau du surintendant des institutions financières en tant que ressource disponible, en plus des normes comptables, pour évaluer si elles contrôlent directement ou indirectement une autre entité aux fins de la Loi.

• Sécurité publique Canada a réitéré qu’il est « attendu et acceptable » que les entités constatent des chevauchements entre les étapes qu’elles ont identifiées dans leurs réponses aux diverses obligations de faire rapport
• Les entités ne sont pas tenues de signaler des cas ou des allégations spécifiques de travail forcé ou de travail des enfants, en particulier si cela compromet la vie privée d’une personne. Les entités peuvent signaler des cas de travail forcé ou de travail des enfants en utilisant une étude de cas anonymisée 
• Le rapport annuel ne doit pas contenir de renseignements personnels, à l’exception du ou des nom(s) et titre(s) du/des responsable(s) signataire(s) de l’attestation 
• Si une entité constate, après avoir effectué une évaluation des risques, qu’il n’y a pas d’éléments probants attestant de l’existence de cas de travail forcé ou de travail des enfants, elle peut sélectionner « sans objet » pour le paragraphe d) (mesures de remédiation) dans ses réponses au questionnaire et l’indiquer dans son rapport
• Les entités ne sont plus tenues de rendre compte de la formation fournie à leurs fournisseurs directs ou à leurs parties, étant donné que cela ne relève plus de leurs obligations de faire rapport en vertu du paragraphe f)

• Les lignes directrices mises à jour ne contiennent plus de restrictions quant au format de l’attestation, ce qui permet aux sociétés de s’appuyer sur l’exemple de libellé ou de rédiger leur propre libellé d’attestation qui satisfait aux exigences de la Loi
• Sécurité publique Canada a confirmé que les rapports soumis sans attestation ni signature ne seront pas publiés dans le catalogue de sa bibliothèque. Les sociétés sont invitées à prévoir suffisamment de temps avant la date limite pour que le rapport suive le processus d’approbation. Par ailleurs, le fait d’inscrire « signé » dans le bloc de signature ne constitue pas une signature 
• Sécurité publique Canada acceptera les rapports élaborés pour satisfaire aux exigences d’autres pays et territoires, dans la mesure où le rapport est également conforme aux obligations de faire rapport prévues par la Loi 
• Sécurité publique Canada acceptera les rapports révisés jusqu’à un an après la date limite de présentation des rapports si de nouveaux renseignements deviennent disponibles. Le rapport révisé devra être approuvé de nouveau et attesté par le corps dirigeant approprié 
• Les documents soumis dans un format autre que PDF ne seront pas publiés sur le site Web de Sécurité publique Canada 
• Les lignes directrices mises à jour encouragent les sociétés à tenir un registre public de leurs rapports annuels antérieurs sur leur propre site Web

• Lorsque le questionnaire limite la capacité d’une entité à donner des précisions quant à des informations complexes ou à fournir des nuances, l’entité est encouragée à répondre « au mieux de ses capacités » et à fournir des éclaircissements et des détails supplémentaires dans le rapport annuel
• Les entités doivent inclure toutes les informations nécessaires pour se conformer à la Loi dans le rapport PDF, ainsi que dans les réponses au questionnaire. Ces deux exigences doivent être respectées 
• Sécurité publique Canada a confirmé que les réponses au questionnaire seraient stockées et éliminées conformément à la Politique sur les services et le numérique, à la Loi sur l’accès à l’information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur la bibliothèque et les archives

Les lignes directrices mises à jour fournissent des clarifications essentielles pour les entités et les institutions fédérales qui se préparent à la date limite de présentation des rapports de 2025 en vertu de la Loi. En particulier, les lignes directrices mises à jour semblent élargir le champ d’application de la Loi pour y inclure certains « autres organismes gouvernementaux provinciaux et municipaux ». En même temps, Sécurité publique Canada précise qu’elle ne « s’attend » plus à ce que les organisations qui participent uniquement à la vente ou à la distribution de marchandises ou qui n’atteignent pas le seuil de minimis pour l’importation produisent des rapports. En outre, Sécurité publique Canada énonce les critères relatifs aux seuils entraînant des obligations de faire rapport et aux activités, ce qui offre une plus grande souplesse dans certains aspects du formulaire de déclaration.

Bien qu’il ne soit pas obligatoire pour certaines organisations de préparer des rapports pour l’année de déclaration 2025 sur la base des lignes directrices mises à jour (et qu’elles puissent continuer de s’appuyer sur les lignes directrices antérieures de Sécurité publique Canada), l’adoption des lignes directrices peut s’avérer bénéfique pour certaines d’entre elles. Il est important de noter que, si les lignes directrices mises à jour fournissent de précieux renseignements sur la façon dont Sécurité publique Canada interprète la Loi et a l’intention de la faire appliquer, ces lignes directrices n’ont pas force de loi et ne sont pas contraignantes pour les organisations. Les sociétés doivent continuer de veiller à l’observation des obligations explicitement énoncées dans la Loi.