Stimuler la productivité, c’est possible grâce à l’IA

Une société minière voulait saisir l’occasion d’utiliser Microsoft 365 Copilot, un outil avancé d’intelligence artificielle (IA), pour améliorer la productivité de sa main-d’œuvre. En tirant parti de Copilot, l’entreprise visait à doter son personnel de capacités d’IA avancées, ainsi qu’à automatiser les tâches répétitives, afin d’améliorer son efficacité opérationnelle.

Sélectionnée pour participer à un projet pilote d’adoption précoce de Microsoft, la société a initialement attribué 300 licences à un groupe de talents internes. Malgré l’enthousiasme initial envers le programme, seul un petit nombre de licences étaient utilisées, ce qui a entraîné un niveau inquiétant de sous-utilisation. Cela était dû à plusieurs facteurs, notamment à une intégration insuffisante des recrues, à un manque de formation et à la non-intégration de Copilot aux flux des travaux existants.

L’entreprise a également constaté que sa gouvernance des données n’était pas gérée adéquatement, ce qui risquait d’exposer de l’information sensible à l’outil. Cette limitation a restreint davantage les utilisations potentielles de Microsoft Copilot.

Par conséquent, de nombreux membres du personnel ne savaient pas ce que l’outil pouvait accomplir ou estimaient ne pas avoir les compétences nécessaires pour l’utiliser efficacement. Cela a ralenti les gains de productivité attendus et empêché l’adoption complète de la technologie. Malgré son impatience d’étendre son utilisation de Copilot, l’entreprise devait d’abord résoudre ces problèmes, car elle comprenait bien que si elle n’y remédiait pas, son rendement et ses gains d’efficacité potentiels demeureraient limités.

KPMG a effectué un sondage et des entrevues auprès des personnes qui ont adopté Copilot dès le début du projet pilote et qui sont expérimentées dans son utilisation afin d’en évaluer le fonctionnement et de cerner les problèmes. Les résultats ont montré que les rôles impliquant une forte collaboration et des tâches répétitives liées aux ressources humaines, aux finances et à l’administration, bénéficiaient grandement de Copilot, ce qui était moins le cas des rôles basés sur l’intervention terrain.

À la lumière de ces commentaires, KPMG a décelé 28 profils de grande valeur, puis élaboré des cas d’utilisation adaptés pour chacun d’eux. Le cabinet a ensuite créé des séances de formation propres à chaque fonction et rédigé 34 petits guides de fonctions quotidiennes pour aider les utilisateur·trices à intégrer Copilot à leurs flux des travaux.

Le projet comprenait les étapes suivantes :

• évaluation de Copilot par les premières personnes à l’utiliser et examen de la préparation globale de l’organisation en vue de l’adoption responsable de l’IA;
• détection des rôles qui tireraient le plus parti des licences Copilot;
• création de 34 profils d’utilisateur·trice et cas d’utilisation personnalisés pour garantir une attribution appropriée de la licence;
• mise en œuvre d’un programme de gestion du changement incluant un « réseau d’adeptes de Copilot », organisation de séances de formation et rédaction de 88 guides de fonctions quotidiennes.

La société minière a également tiré parti de la solution pionnière Copilot de KPMG, qui comprend des applications permettant de suivre les cas d’utilisation de l’outil et de calculer leur rendement en temps et en argent, ainsi que de surveiller l’adoption de Copilot dans divers services, rôles et tâches.

Après avoir repéré puis formé des profils de grande valeur, KPMG a déployé une première phase de 1 000 licences en veillant à les attribuer aux talents qui en bénéficieraient le plus et qui étaient prêts à utiliser les outils efficacement.

Le taux d’adoption de Copilot par le client est passé à 87 % chez les titulaires de licences. Au cours des 28 derniers jours du projet pilote, l’outil a été utilisé 13 387 fois dans les applications de Microsoft 365. On estime que ce chiffre a permis de gagner environ 1 531 heures de travail et d’économiser 122 500 $ US (172 000 $ CAD) grâce à une hausse de la productivité. KPMG a également réussi à transférer les licences accordées à des personnes qui les sous-utilisaient, vers d’autres talents plus enclins à tirer parti de l’outil, augmentant ainsi son taux d’adoption et entraînant d’autres économies.

Une formation ciblant des rôles précis a aidé les personnes recourant à l’outil à l’adopter, l’application de suivi et les sondages montrant une productivité accrue. KPMG a également procédé à une évaluation juridique des besoins en matière de gouvernance et suggéré de mettre à jour les politiques de protection de l’information du client afin de se préparer à une adoption élargie de Copilot.

La mission de KPMG a non seulement permis de relever les défis immédiats liés à la mise en œuvre de Microsoft Copilot, mais elle a également jeté les bases d’une future intégration de l’IA.

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