Umsatzsteuerrisiko bei Abrechnungen von Mieten durch Haus­ver­waltungen

In der Praxis werden Mietentgelte häufig nicht unmittelbar von Vermietenden, sondern durch eine Hausverwaltung vorgeschrieben und eingehoben. Umsatzsteuerlich birgt diese Vorgehensweise jedoch Risiken. Fehler bei der Rechnungsausstellung können dazu führen, dass die Hausverwaltung selbst Steuer­schuldner wird oder die Mieter:innen ihren Vorsteuerabzug verlieren.

Nach § 11 UStG kann eine Rechnung auch von Dritten im Namen und auf Rechnung des leistenden Unternehmens ausgestellt werden. Für Hausverwaltungen bedeutet dies, dass sie Mietvorschreibungen oder Mietrechnungen mit umsatzsteuerlicher Wirkung für die Ver­mietenden ausstellen können. Voraussetzung ist allerdings, dass sie hierzu bevollmächtigt sind. Eine fehlende Bevollmächtigung kann zwar nachträglich genehmigt werden, dennoch sollte diese aus Beweisgründen klar dokumentiert sein.

Die bloße Ausstellung eines Dokuments durch die Hausverwaltung macht diese noch nicht zur bzw. zum Leistenden. Entscheidend ist viel­mehr, dass aus der Rechnung eindeutig her­vorgeht, dass die Vermietungsleistung der bzw. dem Vermietenden zuzurechnen ist. In der Praxis empfiehlt es sich daher, die bzw. den Vermietenden als leistende Partei deut­lich anzuführen und die Hausverwaltung aus­drücklich als Vertreter:in oder bevollmächtigte Rechnungsaussteller:in zu bezeichnen.

Probleme entstehen insbesondere dann, wenn die Hausverwaltung in der Rechnung nach außen als Leistungs­erbringer:in erscheint. Wird nicht ausreichend deutlich gemacht, dass die Mietleistung von der bzw. vom Eigen­tümer:in bzw. Vermietenden erbracht wird, kann die Finanzverwaltung die Rechnung dahingehend interpretieren, dass die Haus­ver­waltung selbst abrechnet. Damit droht nicht nur ein Risiko hinsichtlich der Steuerschuld kraft Rechnungslegung, sondern auch eine Zu­ordnungsproblematik bei den abge­rechneten Leistungen. Besonders heikel sind Sammel­dokumente, in denen Mietentgelte und Ver­waltungsentgelte gemeinsam ausgewiesen werden, ohne die jeweiligen Leistungs­er­bringenden klar zu unterscheiden.

Auch für die Mieter:innen hat die ordnungs­gemäße Gestaltung der Rechnung erhebliche Bedeutung. Der Vorsteuer­abzug setzt voraus, dass eine ordnungsgemäße Rechnung des tatsächlich leistenden Unternehmens vorliegt. Wird die Rechnung von einer bevoll­mächtigten Hausverwaltung im Namen der bzw. des Ver­mietenden ausgestellt und ist die Zurechnung der Leistung eindeutig, steht dem Vorsteuer­abzug grundsätzlich nichts ent­gegen. Die bzw. der Rechnungs­empfangende kann sowohl die Vorsteuer aus der Ver­mietungsleistung als auch jene aus allfälligen gesondert ausge­wiesenen Leistungen der Hausverwaltung geltend machen. Ist hingegen unklar, wer die Leistung erbracht hat oder fehlen zwingend vorgegebene Rechnungsmerkmale wie z. B. Name und Anschrift der bzw. des Ver­mieten­den, drohen Diskussionen über die Ordnungs­mäßigkeit der Rechnung und damit über den Vorsteuer­abzug.