Elektronische Offenlegung des Jahresabschlusses per 30.9.2025

Etwa 200.000 Unternehmen müssen in Österreich ihren Jahresabschluss bis spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag offenlegen. Da für den Großteil der Kapitalgesellschaften der Bilanzstichtag der 31.12. ist, muss deren Offenlegung bis zum 30.9.2025 erfolgen. Die Offenlegung erfolgt durch elektronische Einreichung beim Firmenbuch, wobei die Daten in strukturierter Form – in der Regel als XML-Datei – (noch) via FinanzOnline übermittelt werden. Für große Aktiengesellschaften muss seit 01.07.2023 die Veröffentlichung auf der elektronischen Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes („EVI“) erfolgen.

Zur elektronischen Einreichung sind Kapitalgesellschaften und verdeckte Kapitalgesellschaften (insbesondere GmbH & Co KG) verpflichtet, bei denen die Erlöse in den letzten zwölf Monaten vor dem Bilanzstichtag EUR 70.000 überschritten haben. Bei Umsätzen unter EUR 70.000 ist auch eine Einreichung in Papierform möglich. Keine Offenlegungspflicht besteht für Einzelunternehmer:innen und „normale“ Personengesellschaften. Die Einreichung des Jahresabschlusses dürfen nicht nur Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen, sondern auch u. a. Bilanzbuchhalter:innen, selbstständige Buchhalter:innen, Rechtsanwält:innen, Notar:innen sowie vertretungsbefugte Organwalter:innen des Unternehmens vornehmen. 

Ab 1.1.2026 wird die bisherige Übermittlung via FinanzOnline abgeschafft. Die Einreichung kann dann über folgende Wege erfolgen:

• Webformular zur direkten manuellen Eingabe auf justizonline.gv.at für Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften;
• Übermittlung der XML-Datei mithilfe einer Übermittlungsstelle im elektronischen Rechtsverkehr (ERV);
• Übermittlung der XML-Datei mittels eines eigenen Online-Formulars (in dem die notwendigen Metadaten erfasst werden müssen) auf justizonline.gv.at – z. B. bei Verwendung einer eigenen Bilanzierungssoftware ohne direkte Übermittlungsstellenanbindung.

Bereits seit 1.3.2025 gilt verpflichtend die neue Datei-Struktur „JAb 4.0“ (bisher JAb 3.32). Jahresabschlüsse zum 31.12.2024 dürfen noch unter Anwendung der Struktur JAb 3.32 offengelegt werden. Soweit eine Übermittlung in strukturierter elektronischer Form nicht möglich ist, können die Unterlagen auch als PDF-Anhang eingebracht werden, wobei der Grund der Unmöglichkeit der Übermittlung in strukturierter elektronischer Form anlässlich der Einreichung bekannt zu geben ist.

Einerseits sind mit der elektronischen Einreichung Gebühren verbunden, andererseits drohen bei verspäteter Einreichung automationsunterstützt verhängte Zwangsstrafen. Die Strafen bei verspäteter Einreichung betreffen die Gesellschaft und die Geschäftsführer:innen / den Vorstand selbst.

Beginnend bei EUR 700 für jede:n Geschäftsführer:in/Vorstand kommt es bei kleinen Kapitalgesellschaften alle zwei Monate wieder zu einer Strafe von EUR 700, wenn der Jahresabschluss weiterhin nicht eingereicht wird. Organe von mittelgroßen Kapitalgesellschaften müssen EUR 2.100 zahlen und Organe von großen Kapitalgesellschaften sogar EUR 4.200.