Kommunikation mit der Abgabenbehörde: Neuer elektronischer Dateitransfer

Weiterer Mosaikstein in der Digitalisierung des Rechtsverkehrs

Ab sofort steht für Abgabenangelegenheiten eine neue elektronische Kommunikationsform zur Verfügung: der elektronische Dateitransfer („eDT“). Dabei stellt die Abgabenbehörde dem Steuerpflichtigen eine Upload-/Download-Möglichkeit zum sicheren Austausch von großen Datenmengen mit der Behörde zur Verfügung. Praxistipp: Die transferierten Daten werden aus dem elektronischen Datenraum regelmäßig gelöscht. Daher bleibt es dem Steuerpflichtigen bei Nutzung des edT nicht erspart, den erfolgten Datenaustausch mit der Behörde nachvollziehbar zu dokumentieren.

1. Verordnung zum elektronischen Dateitransfer

Seit 1.9.2023 gilt die Verordnung zur elektronischen Übermittlung von Erledigungen und Anbringen mittels elektronischem Dateitransfer („EDTV“). Sie soll die elektronische Kommunikation im gewöhnlichen Abgabenverfahren der BAO erleichtern, gilt aber auch im Finanzstrafverfahren und im Rechtsmittelverfahren vor dem Bundesfinanzgericht.

Der elektronische Dateitransfer („eDT“) im Sinn der EDTV ist die Ende-zu-Ende verschlüsselte Übertragung elektronischer Dateien mittels Uploads bzw. Downloads über eine von einer Abgabenbehörde des Bundes, einer Finanzstrafbehörde oder dem Bundesfinanzgericht zur Verfügung gestellte Plattform.

2. Was ist neu?

Der eDT soll insbesondere die Übermittlung großer Dateien zwischen Abgabebehörde und Steuerpflichtigem erleichtern, weil eine solche via FinanzOnline aus technischen Gründen aktuell oft nicht möglich.

Behörden haben ein Wahlrecht zur Kommunikation mit eDT. Steuerpflichtige haben kein eigenes Initiativrecht zur Kommunikation mit eDT. Entscheidet sich die Behörde aber für die Verwendung des eDT, können Steuerpflichtige ebenfalls auf diesem Weg mit der Behörde kommunizieren, müssen aber nicht (Wahlrecht). Mit eDT übermittelte Anbringen sind mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen.

3. Wann darf die Behörde den eDT verwenden?

Die Behörde darf den eDT nur für die in der Verordnung abschließend aufgezählten Erledigungen verwenden („taxativer“ Katalog). Beispiele:

• Aufforderung zur Erläuterung oder Ergänzung von Anbringen und zur Glaubhaftmachung
• Aufforderung zur Vorlage von Unterlagen i. Z. m. Außenprüfungen
• Ergänzungsaufträge zu bereits eingereichten Steuererklärungen
• Finanzstrafrecht: Aufforderung zur Vorlage von Büchern, Aufzeichnungen und sonstigen Unterlagen zum Zweck der Prüfung oder der Feststellung des maßgebenden Sachverhalts

Darüber hinaus ist die Zustellung von Daten durch die Behörde über den elektronischen Dateitransfer nur zulässig, wenn der Adressat oder dessen Vertreter (BAO) oder dessen Verteidiger (FinStrG) gegenüber der zustellungswilligen Behörde der Verwendung des eDT ausdrücklich zugestimmt hat und eine E-Mail-Adresse zum Zweck der Verwendung im Rahmen des eDT bekannt gegeben hat.

4. Wann darf der Steuerpflichtige den eDT verwenden?

Der Steuerpflichtige hat nur ein „abgeleitetes“ Wahlrecht zur Verwendung des eDT: Der Steuerpflichtige darf nur dann über den eDT mit der Behörde kommunizieren, wenn diese den ersten Schritt gemacht und selbst den eDT verwendet hat. Umgekehrt darf der Steuerpflichtige nicht mit dem eDT kommunizieren, wenn die Behörde den ersten Schritt nicht macht. Tut der Steuerpflichtige dies dennoch, sind seine Übermittlungen für die Behörde rechtlich unbeachtlich.

„Papiertiger“ können beruhigt sein: Wenn die Behörde mittels eDT mit ihnen kommunizieren möchte, muss ihre Antwort an die Behörde nicht zwingend mit elektronischem Dateitransfer, sondern kann auch auf herkömmlichem Weg erfolgen.

5. Praxiseinschätzung

Datenmengen sind im Wachsen begriffen und elektronische Datenverarbeitung ist auf sinnvolle Kommunikationskanäle angewiesen. Insofern ist die Einrichtung des eDT zu begrüßen. Allerdings wird damit ein weiterer elektronischer Kommunikationsweg mit der Abgabenbehörde zusätzlich zu FinanzOnline geschaffen. Da mehrere unterschiedliche elektronische Kommunikationswege weder auf Seiten der Steuerpflichtigen noch auf Seiten der Abgabenbehörden der Übersichtlichkeit dienen, ist der eDT dem Vernehmen nach lediglich als technische Behelfslösung gedacht: Dieser soll nur solange betrieben werden, bis größere Datenmengen auch via FinanzOnline zwischen Behörde und Abgabepflichtigen ausgetauscht werden können.

Tipp: Da die über eDT transferierten Daten regelmäßig aus dem Datenraum gelöscht werden, gilt es bei Verwendung des eDT die erfolgte Datenübermittlung nachvollziehbar zu dokumentieren.