Steigende Anforderungen in der Healthcare-Branche hinsichtlich Qualitätssicherung, Datenschutz sowie Datenmenge erfordern eine reibungslose Kommunikation zwischen allen Stakeholder:innen. Ein branchenspezifisches ERP- und HR-System ist essenziell. Das Zusammenspiel zwischen diesen Systemen mit dem Krankenhausinformationssystem ermöglicht einen nahtlosen Informationsaustausch und spart Kosten.
Die Kernleistung einer Gesundheitseinrichtung ist die Betreuung und Behandlung von Patient:innen. Um diese Dienstleistung erbringen zu können, bedarf es klar definierter Prozesse, Strukturen sowie einer passenden IT-Infrastruktur. Dies inkludiert innovative und zukunftsfähige Informations- und Kommunikationstechnik (IKT), elektronische Systeme zur Datenverarbeitung sowie die Dokumentation und Abrechnung aller notwendigen Leistungen. Prozessoptimierung und Digitalisierung zählen zu jenen Bereichen im Gesundheitswesen mit steigendem Handlungsbedarf.
Zusammenspiel der IT-Systeme
Gesundheitseinrichtungen müssen abteilungsübergreifende Synergien innerhalb des Unternehmens weiterhin aktiv nutzen und den Herausforderungen an Effizienz, Transparenz und Qualität in der Healthcare-Branche gerecht werden. Dabei gilt es, bei IT-Harmonisierungsprojekten anhand individuell definierter Kriterien die geeignete Software auszuwählen, um anschließend die marktführenden ERP-, HR- und Krankenhausinformationssysteme (KIS) zu implementieren.
Die Evaluierung aktuell bestehender Strukturen, Systeme und Prozesse sowie die Definition zukünftiger Anforderungen sind unverzichtbare Elemente bei Projekten dieser Art. Sie liefert notwendige Inputs für eine kohärente IT-Strategie. Zur Vorbereitung auf ein mögliches Ausschreibungsverfahren ist es notwendig, gemeinsam mit Vertreter:innen unterschiedlicher Fachbereiche und in interdisziplinären Teams frühzeitig die spezifischen Anforderungen an das neue IT-System zu identifizieren und festzulegen. Die daraus resultierenden Ergebnisse dienen in weiterer Folge als Basis für die Auswahl eines neuen Systems zur idealen Integration in die bestehende IT-Landschaft. Wichtig ist es, Interoperabilität und damit einen durchgängigen Datenfluss zwischen den IT-Systemen sowohl innerhalb einer Organisation als auch nach außen zu gewährleisten. Deshalb werden bei der Schnittstellen-Definition zwischen dem KIS und dem ERP-System diejenigen Datensätze definiert, welche zeitgleich, bi- oder unidirektional zwischen den Systemen kommuniziert werden müssen. Mit internationalen Standards wie HL7 oder IHE gelingt folgendes: die Systemgrenzen zu überschreiten, durchgängige Versorgungsprozesse elektronisch abzubilden und damit nicht nur Verwaltungsaufwände zu reduzieren, sondern insbesondere Kostenwahrheit für administrative Führungskräfte sicherzustellen.
Ganzheitlich denken und handeln
Es ist ratsam, für die Harmonisierung der IT-Systeme einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen. Dieser erstreckt sich von der fachlichen Erstellung der Ausschreibungsunterlagen über die Begleitung des Vergabeverfahrens bis hin zur Implementierungs- und Stabilisierungsphase. Die individuellen Anforderungen an das IT-System sind mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens zu vereinen und mit der vorherrschenden IT-Systemlandschaft zu konsolidieren. Ein harmonisiertes ERP-System bildet nicht nur die Grundlage für einheitliche Stammdaten und damit die Möglichkeit für aussagekräftiges Reporting. Es zählt längst auch zu den wichtigsten Arbeitstools für Unternehmensbereiche wie Finanzen, Personalwesen, Materialwirtschaft oder Buchhaltung und ist damit eine wichtige Datendrehscheibe in Hinblick auf die Kostentransparenz eines Unternehmens. Um das Zusammenspiel zwischen den Systemen eines Unternehmens zu gewährleisten, müssen ERP-Systeme Unternehmen und deren Struktur ganzheitlich abbilden. Die darin gepflegten Daten haben den Anspruch, unternehmensweit eindeutig zu sein. Nur so kann im Austausch mit anderen IT-Systemen wie bspw dem KIS sichergestellt werden, dass Informationsverluste ausbleiben oder Daten sogar verloren gehen.
Die Handlungsfelder und Anforderungen für Unternehmen erstrecken sich unter anderem über die folgenden Bereiche:
- Definition einer IT-/Digitalisierungsstrategie als Grundlage für IT-Harmonisierungsprojekte
- Anforderungserhebung bis zur Soll-Definition neuer bzw Erweiterung bestehender ERP-, HR-Systeme oder KIS
- Definition von Schnittstellen-Anforderungen auf Basis internationaler Standards wie bspw HL7
- Auf die jeweilige Projektphase abgestimmte Planung und Bereitstellung erforderlicher Ressourcen und Fachexpert:innen
- Gesamtheitliches Programm- oder Projektmanagement inklusive Planung, Überwachung, Steuerung und Controlling des Projektfortschritts
- Umfassendes Know-how über Systeme und Marktanbieter
- Erstellung, Begleitung und Steuerung erforderlicher Change Management-Maßnahmen
Stellen sich Gesundheitseinrichtungen diesen Aufgaben, zeigt das Zusammenspiel von KIS mit den ERP- und HR-Systemen unter anderem Optimierungspotenziale auf, spart Kosten ein und sorgt für einen effizienteren Informationsaustausch.
