Z początkiem 2025 r. weszły w życie regulacje prawne dotyczące (i) nowej Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) oraz (ii) adresu do e-Doręczeń. Wyjaśniamy co to oznacza dla spółek i jakie czynności dostosowawcze muszą one przeprowadzić.
Nowa klasyfikacja PKD (PKD 2025)
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje nowa klasyfikacja PKD 2025. Zmiany w tym zakresie wynikają przede wszystkim z konieczności dostosowania dotychczas obowiązujących kodów PKD 2007 do europejskich standardów (klasyfikacja UE NACE Rev. 2.1). Nowa klasyfikacja PKD została opisana w załączniku do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności z dnia 18 grudnia 2024 r. (Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2024 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD)).
Co zmiana oznacza dla nowych spółek?
W obecnym stanie prawnym (tj. od 1 stycznia 2025 r.) wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) nowej spółki musi być oparty o nową klasyfikację PKD 2025. W konsekwencji, w dokumentach założycielskich spółek (umowa spółki lub statut) przy opisie przedmiotu działalności spółki zaleca się korzystać z kodów zawartych w PKD 2025.
Co ze spółkami już wpisanymi do KRS?
Spółki już wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS mają czas do 31 grudnia 2026 r. na samodzielne złożenie wniosku o zmianę danych w przedmiocie dostosowania swoich wpisów dotyczących przedmiotu przeważającej i pozostałej działalności przedsiębiorcy w KRS do nowych wymogów (z zastrzeżeniem działalności oznaczonej według PKD 2007 kodem „93.29.Z Pozostała działalność rozrywkowa i rekreacyjna” – w tym wypadku termin jest skrócony do 31 grudnia 2025 r.). Po 31 grudnia 2026 r. planowane jest automatyczne przeklasyfikowanie działalności spółki opisanej w KRS.
Tym niemniej, w celu prawidłowego odzwierciedlenia rzeczywistej działalności spółki, wskazane jest samodzielne zaktualizowanie wpisów w KRS, zwłaszcza jeśli dotychczas używany kod PKD 2007 może być przypisany do kilku nowych kodów PKD 2025 (wówczas zapewne zalecana byłaby również zmiana umowy spółki / statutu). Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do komplikacji, np. przy rozliczaniu pomocy publicznej czy w kontaktach z bankami i innymi instytucjami.
Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń
Czym są doręczenia elektroniczne i co oznaczają dla spółek?
e-Doręczenia to usługa umożliwiająca wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji w formie elektronicznej, zapewniająca identyfikację nadawcy i odbiorcy oraz skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.
Od 1 stycznia 2025 r., w związku z nowelizacją Ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, każda spółka wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS musi posiadać adres do e-Doręczeń.
Korespondencja elektroniczna będzie zastępowała list polecony z potwierdzeniem odbioru, co oznacza, że otrzymanie dokumentów za pośrednictwem systemu e-Doręczeń będzie mieć takie same skutki prawne jak odebranie pisma urzędowego i może np. rozpocząć wyznaczony przez organ termin na odwołanie się od doręczonej decyzji.
Obowiązek utworzenia adresu do e-Doręczeń dotyczy wszystkich podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS – zarówno spółek osobowych, jak i kapitałowych. Spółki wpisane do KRS przed końcem 2024 r. mają na to czas do 1 kwietnia 2025 r. Nowe spółki rejestrowane od 1 stycznia 2025 r. będą otrzymywały adres automatycznie w konsekwencji złożenia wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS.
Konsekwencje nieutworzenia skrzynki do e-Doręczeń
Znowelizowana Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych nie przewiduje sankcji za nieutworzenie skrzynki do e-Doręczeń ani procedury przymuszającej. Niemniej jednak, utworzenie skrzynki jest zdecydowanie zalecane. Jej brak może prowadzić do poważnych konsekwencji, szczególnie w związku z opóźnieniami w kontaktach z organami administracyjnymi i sądami. Co więcej, jak pokazała dotychczasowa praktyka w zakresie elektronizacji postępowań rejestrowych, elektroniczna komunikacja z organami publicznymi pozwala znacząco przyspieszyć rozstrzyganie spraw istotnych dla spółki.
