24 czerwca 2024 roku to przełomowa data jeśli chodzi o problematykę ochrony sygnalistów w Polsce. Tego dnia w Dzienniku Ustaw opublikowano ustawę o ochronie sygnalistów, która uruchomiła zegar dla określonych podmiotów prawnych na wdrożenie procedur whistleblowingowych. Przepisy ustawy weszły w życie 25 września 2024 r. i od tego dnia podmioty prawne powinny móc przyjmować i rozpatrywać zgłoszenia od sygnalistów. Czy Twoja organizacja jest już na to przygotowana?
Zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów (dalej „Ustawa”), przepisy w niej zawarte (z pewnymi wyjątkami) weszły w życie 3 miesiące od dnia jej ogłoszenia, czyli 25 września 2024 roku. Wejście w życie nowych regulacji w zakresie whistleblowingu oznacza, że określone grupy podmiotów prawnych muszą opracować przemyślane i dopasowane do swojej sytuacji rozwiązania. W szczególności, konieczne jest stworzenie wewnętrznych kanałów zgłoszeń oraz obowiązkowe skonsultowanie tych rozwiązań ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę.
* Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Wdrożenie wewnętrznej procedury zgłoszeń, to nie jedyny obowiązek
Ustawa przewiduje, że zobowiązane podmioty prawne mają obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Procedura taka, powinna zawierać określone minimalne elementy, takie jak m.in.:
określenie wewnętrznej jednostki/osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego upoważnionych przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych
sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę
tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo
obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, jak i maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, zgodny z wymogami Ustawy
zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej
Jednak, należy pamiętać, że wdrożenie wewnętrznej procedury zgłoszeń to nie jedyny obowiązek jaki będzie ciążył na podmiotach prawnych. Należy również pamiętać m.in. o:
Obowiązku stworzenia i prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych
Prowadzeniu postępowań wyjaśniających
Przygotowaniu informacji o wewnętrznej procedurze zgłoszeń dla kandydatów do pracy
Przygotowaniu odpowiednich dodatkowych dokumentów, takich jak oświadczenia o zachowaniu poufności, czy upoważnienia do przetwarzania danych
Obowiązku skonsultowania wdrożenia procedury ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę (jak i o ewentualnym wcześniejszym ich wyłonieniu)
Jedna procedura w ramach międzynarodowej grupy spółek
Przedsiębiorstwa międzynarodowe, tzw. grupy spółek, bardzo często wprowadzają w całej organizacji jednolite zasady bądź procedury regulujące określone kwestie. Dotyczy to również procedur związanych ze zgłaszaniem nieprawidłowości. Obecnie wielu polskich pracodawców zastanawia się, czy będą mogły u nich funkcjonować regulacje przyjęte np. przez spółkę matkę.
Ustawa, przewiduje dwa rozwiązania, które umożliwiają częściowe dzielenie się zasobami pod pewnymi warunkami:
| Art. 28 § 3 Ustawy | Art. 28 § 8 Ustawy |
| Podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50, lecz nie więcej niż 249 osób, mogą na podstawie umowy ustalić wspólne zasady dotyczące przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą. […] | Podmioty prywatne należące do grupy kapitałowej w rozumieniu art. 4 pkt 14 ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 594) mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą. |
Z uwagi na przyjęte przez ustawodawcę brzmienie tych przepisów, w praktyce możliwość i zasady dzielenia przez polski podmiot prawny zasobów przewidzianych zgodnie z procedurami przyjętymi w ramach grupy wymagają w większości przypadków szczegółowych analiz.
