Kontakt z pracownikiem na chorobowym z punktu widzenia RODO i prawa pracy

Do Prezesa UODO wpłynęła skarga na postępowanie pracodawcy dotycząca dwóch kwestii:

1. naruszenia danych osobowych pracownika w zakresie prywatnego numeru telefonu bez podstawy prawnej (art. 6 ust. 1 RODO),
2. udostępnienia osobom nieuprawnionym danych osobowych pracownika dotyczących zdrowia, tj. udostępnienia informacji o fakcie przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim (art. 9 ust. 1 RODO).

Zgodnie z zajętym przez Prezesa UODO stanowiskiem, przedstawionym we wrześniowym biuletynie, Pracodawca nie ma prawa posługiwania się prywatnym numerem telefonu pracownika bez jego zgody. Z informacji zawartych w stanowisku wynika, że pracownik (osoba fizyczna) nie udostępnił w sposób dobrowolny swojego prywatnego numeru telefonu, ani spółce (pracodawcy), ani jej prezesowi zarządu. Co więcej spółka miała możliwość skontaktowania się z pracownikiem za pośrednictwem służbowej skrzynki e-mail lub korzystając ze służbowego numeru telefonu.

W analizowanej sprawie Prezes UODO jednoznacznie stwierdził, że posłużenie się prywatnym numerem telefonu w celach służbowych odbyło się bez podstawy prawnej.

Prezes UODO przypomniał, że przetwarzanie jest zgodne z prawem w sytuacji, gdy spełniona jest co najmniej jedna z przesłanek wskazanych w art. 6 ust. 1 RODO, m.in. zgoda osoby której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 litera a) RODO) czy prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 litera f) RODO). W ocenie Prezesa UODO, w analizowanej sprawie nie została spełniona żadna z ustawowych przesłanek legalizujących przetwarzanie danych.

W ocenie Prezesa UODO, przekazanie przez administratora kontrahentowi informacji o przebywaniu pracownika na zwolnieniu lekarskim narusza przepisy RODO. Z informacji zawartych w stanowisku Prezesa UODO wynika, że spółka zdecydowała się na udostępnienie informacji o przebywaniu pracownika na zwolnieniu lekarskim swoim kontrahentom, a decyzję uzasadniała koniecznością wytłumaczenia im powodów utrudnionego kontaktu z pracownikiem, jak również koniecznością reorganizacji obowiązków pozostałych pracowników.

W ocenie Prezesa UODO powody podane przez spółkę nie wyczerpują jednak przesłanek określonych w art. 9 ust. 2 RODO, legalizujących przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych.

Prezes UODO przypomniał, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących zdrowia osoby fizycznej (a informacje o przebywaniu na zwolnieniu lekarskim oraz przybliżona treść zwolnienia stanowią tego typu dane) jest co do zasady zakazane.

Istnieją jednak pewne wyjątki od tej reguły. Art. 9 ust. 2 RODO przewiduje zamknięty katalog przesłanek, które będą upoważniać pracodawcę do przetwarzania danych osobowych w zakresie zdrowia, do których należy m.in. niezbędność do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej (art. 9 ust. 2 litera b) RODO). Nie wchodzi jednak w ich zakres sytuacja, o której mowa w stanowisku Prezesa UODO. Warto też wskazać, że przetwarzania danych o stanie zdrowia dla potrzeb wykonania umowy z kontrahentem (co miało miejsce w analizowanej sytuacji) nie można oprzeć na przesłance prawnie uzasadnionego interesu administratora (co jest możliwe jedynie w przypadku danych zwykłych kategorii).

Choroba pracownika powodująca czasową niezdolność do pracy wymaga od niego przedstawienia dowodu potwierdzającego niezdolność do pracy. Obecnie, jednym z tych dowodów jest elektroniczne zwolnienie lekarskie. Należy pamiętać, iż mimo automatycznego przekazania elektronicznego zwolnienia lekarskiego do ZUS, jak i później do PUE ZUS pracodawcy, pracownik nie jest zwolniony z obowiązku poinformowania pracodawcy o swojej nieobecności.

Jeśli u pracodawcy nie ustalono innych zasad potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności, zastosowanie będzie miało Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Zgodnie z rozporządzeniem, pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. Natomiast, w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się w pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Pracownik może poinformować pracodawcę o swojej nieobecności osobiście, przez inną osobę, telefoniczne, za pośrednictwem innego środka komunikacji lub drogą pocztową.

Pracownik korzystający ze zwolnienia lekarskiego nie może podejmować czynności, które są niezgodne z celem zwolnienia. W przypadku wykorzystywania zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego przeznaczeniem jak i podejmowania przez pracownika pracy zarobkowej (która nie ma charakteru incydentalnego, sporadycznego czy wymuszonego okolicznościami charakteru) w trakcie niezdolności do pracy powoduje, że pracownik może zostać pozbawiony prawa do zasiłku chorobowego za cały okres określony w zwolnieniu lekarskim (np. w sytuacji gdy podczas zwolnienia lekarskiego pracownik wykonuje pracę zarobkową polegającą na udzielaniu odpłatnych korepetycji, jak i również w razie prowadzenia prac remontowych w domu czy odbywania wyjazdów rekreacyjnych, które nie wynikają z zaleceń lekarskich),

Pracownikowi, oprócz obowiązku do powstrzymywania się od wykonywania pracy w trakcie zwolnienia lekarskiego, przysługuje prawo do odpoczynku oraz niezbędnej regeneracji. Jednak, czy przysługuje mu również prawo nieodbierania telefonu od pracodawcy w trakcie zwolnienia? Niekoniecznie.

Pracodawca ma prawo skontrolować, czy pracownik wykorzystuje zwolnienie lekarskie zgodnie ze swoim przeznaczeniem. Oznacza to, że jeśli pracodawca dysponuje służbowym lub prywatnym numerem telefonu pracownika (i posiada niezbędne zgody wyrażone przez pracownika do jego wykorzystania) będzie mógł skontaktować się z pracownikiem we wskazanym wyżej zakresie. Przypominamy, że kontrolę w zakresie prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich może przeprowadzić ZUS, ale również pracodawca, jeśli zgłasza do ubezpieczenia więcej niż 20 pracowników. Co więcej, należy pamiętać, że w ramach kompetencji ZUS może on dokonywać kontroli w zakresie prawidłowości orzekania o niezdolności do pracy oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich.

Inną kwestię stanowi możliwość żądania od pracownika podania informacji o stanie jego zdrowia w trakcie pobytu na zwolnieniu lekarskim. Pracodawca na podstawie art.22¹ Kodeku pracy ma prawo do pozyskania określonych danych osobowych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie (tj. kandydata) oraz od pracownika. Katalog ten nie obejmuje jednak informacji o stanie zdrowia. Pracodawca nie ma zatem prawa pozyskiwania np. w trakcie rozmowy telefonicznej z pracownikiem przebywającym na zwolnieniu lekarskim, tego typu informacji. Kwestie dotyczące zdrowia pracownika należą do jego sfery prywatnej i nie ma on obowiązku udzielania pracodawcy informacji na ten temat.

Jednakże, kodeks pracy przewiduje, że pracodawca ma prawo żądać podania innych danych osobowych, ale tylko w sytuacji, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Sąd Najwyższy w jednym z wyroków podkreśla, iż dane dotyczące zdrowia są danymi wrażliwymi i podlegają szczególnej ochronie prawnej, muszą więc istnieć wyjątkowe przyczyny domagania się od pracownika ujawnienia informacji na temat stanu jego zdrowia (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 lutego 2021 r., I PSKP 3/21).