Od 1 stycznia 2022 r. podatników czeka kolejna rewolucja technologiczna w podatkach – Ministerstwo Finansów uruchamia Krajowy System e-Faktur (KSeF), za pośrednictwem którego będzie możliwe wystawianie i otrzymywanie tzw. faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur). W pierwszym etapie, wystawianie faktur za pośrednictwem nowego systemu będzie dobrowolne, pod warunkiem uzyskania zgody nabywcy na taki sposób fakturowania. Faktura ustrukturyzowana będzie działała bowiem jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i obecnie już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Docelowo – zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, już od 2023 r. – stosowanie e-Faktur ma być obowiązkowe.
Główne założenia obiegu e-Faktur przez KSeF
Zgodnie z treścią projektu nowelizacji ustawy o VAT, Krajowy System e-Faktur będzie systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych – tzw. e-Faktur. E-Faktura będzie miała postać ustrukturyzowanego pliku, który tworzony będzie zgodnie z wyznaczonym przez MF standardem (strukturą logiczną FA_VAT udostępnioną przez MF).
Zgodnie z założeniami, po wprowadzeniu danych faktury do KSeF, system będzie przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura taka będzie uznawana za wystawioną w momencie wprowadzenia jej do systemu (w dniu jej przesłania do KSeF), natomiast doręczenie nastąpi w dniu przydzielenia przez system dokumentowi numeru identyfikacyjnego. System będzie miał także za zadanie analizować i kontrolować prawidłowość danych wykazywanych w fakturach ustrukturyzowanych przez podatników, co zwiększy możliwości analityczne i weryfikacyjne organów podatkowych.
W swoich założeniach, wprowadzane rozwiązanie będzie oparte na modelu poświadczeń, tzn. wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie. Faktury mają być przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu poprzez wykorzystanie stosownych API – w celu skomunikowania się z Krajowym Systemem e-Faktur. Podatnik będzie miał możliwość przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustrukturyzowane, a także przesyłać w formacie xml lub przekonwertować do pliku PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur.
Wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF będzie, zatem wymagało integracji stosowanych systemów księgowych i fakturowych z KSeF. Podatnicy w tym celu będą musieli przygotować oraz zaimplementować stosowne rozwiązania IT.
Wyzwania związane z wdrożeniem KSeF i e-Faktury
Wdrożenie e-Faktury będzie wiązało się z szeregiem przygotowań, jakie będą musieli podjąć podatnicy, zarówno w sferze technologicznej, jak i procesowej.
Największym wyzwaniem będzie wybór oraz implementacja stosownego rozwiązania IT w celu integracji systemu księgowego spółki z KSeF. W praktyce może to być skomplikowany oraz czasochłonny proces, szczególnie w przypadkach, gdy podatnik używa wielu systemów do wystawiania faktur, często zarządzanych przez podmioty zagraniczne.
W ramach procesu wdrożeniowego podatnicy będą musieli przeanalizować dane zawarte w systemach stosowanych do wystawiania faktur pod kątem wymogów struktury logicznej FA_VAT. Sama struktura zawiera blisko 350 pól, część z nich jest obowiązkowa, część opcjonalna. Konieczne będzie zatem ustalenie, które pola zawarte w strukturze są obowiązkowe ze względu na rodzaj dokonywanych transakcji / wystawianych faktur, jak również zidentyfikowanie źródeł poboru tych danych z systemu księgowego.
Należy również pamiętać, że fakturowanie przez KSeF to bieżące raportowanie do fiskusa – dane z wystawionych faktur będą spływać do MF w momencie wystawienia faktury (zamiast, jak dotychczasowo, periodycznie - w momencie złożenia JPK_V7M czy JPK_V7K). W związku z tym, przed wdrożeniem fakturowania za pośrednictwem KSeF istotne będzie również dokonanie przeglądu wystawianych faktur pod kątem zgodności z przepisami VAT.
Wdrożenie KSeF będzie również dużym wyzwaniem pod względem zarządzania procesami. Zgodnie z założeniami projektu, w celu implementacji e-Faktury, koniecznie będzie uzyskane zgody odbiorcy na taki sposób fakturowania. W sytuacji gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej.
Podatnicy będą zatem musieli wprowadzić skuteczne metody zarządzania takimi zgodami, stworzyć procedury regulujące zasady ich archiwizacji, aktualizacji. W przypadku braku zgody kontrahenta na fakturowanie przez KSeF, konieczne będzie ustalenie z danym kontrahentem alternatywnego kanału wysyłki faktur. Taka opcja wydaje się szczególnie prawdopodobna w przypadku kontrahentów zagranicznych – trudno wyobrazić sobie, że kontrahenci zagraniczni zgodzą się na pobór faktur z KSeF.
Korzyści dla podatników wdrażających KSeF
Pomimo wielu wyzwań związanych z wdrożeniem obiegu faktur przez KSeF, samo rozwiązanie przynosi także pewne korzyści.
W celu spopularyzowania nowego sposobu wymiany faktur, nowelizacja przewiduje szereg zachęt dla podatników. W związku z tym, że faktury będą przechowywane na platformie Ministerstwa Finansów, gdzie mają być dostępne przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, a w przypadku upływu terminu przedawnienia po tym okresie – do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, faktury będą zabezpieczone przed zniszczeniem bądź zagubieniem. Stąd do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy o wystawianiu duplikatów.
Nowy sposób wymiany faktur ma dawać także podatnikom pewność, że faktura trafiła do odbiorcy, zaś ustandaryzowanie wzorca faktury ma skutkować łatwiejszym procesowaniem i księgowaniem dokumentów, wspomagając automatyzację. Dodatkowo, w przypadku żądania przez organy podatkowe udostępnienia przez podatnika struktury fakturowej JPK_FA, plik taki nie będzie musiał zawierać faktur ustrukturyzowanych, gdyż dane te będą dostępne dla organów w Krajowym Systemie e-Faktur.
Dodatkowo, w przypadku spełnienia pewnych warunków, w tym wyłącznego wystawiania faktur ustrukturyzowanych w okresie rozliczeniowym, termin zwrotu VAT ma zostać skrócony z 60 dni do 40 dni.
Istotną zachętą dla stosowania faktur ustrukturyzowanych ma być także, w przypadku faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania, wyłączenie nieprecyzyjnych i kontrowersyjnych przepisów związanych z rozliczaniem takich faktur, które zostały wprowadzone pakietem SLIM VAT. W przypadku faktur ustrukturyzowanych, rozliczenie faktury in minus przez wystawcę nie będzie wymagało posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie oraz spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania. Odbiorca faktury korygującej ustrukturyzowanej będzie miał natomiast obowiązek obniżenia kwoty podatku naliczonego w okresie otrzymania faktury (czyli na zasadach sprzed feralnego SLIM VAT).
Wnioski
Podsumowując, e-fakturowanie na etapie wdrażania będzie dużym wyzwaniem dla podatników. Niewątpliwie jednak powinno „ułatwić życie” wielu przedsiębiorcom borykającym się z problemami księgowania faktur zakupowych - ustandaryzowany format faktury pozwoli na znaczną automatyzację procesów księgowania.
Od października 2021 r. można już przetestować rozwiązanie przygotowane przez MF i poznać jego funkcje w praktyce. Dlatego też jest to dobry moment na rozpoczęcie przygotowywania organizacji na nadchodzące zmiany.
