Digital endringsreise for barnehagesektoren

Sammen med Bydel Gamle Oslo (BGO) og Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) har KPMG implementert Microsoft Teams i flere av Oslos kommunes barnehager. KPMGs bidrag har vært å lage et opplæringsprogram for ledere og ansatte med mål om å frigjøre tid og effektivisere arbeidshverdagen.

Utvalgte bydeler har økt antall aktive Teams-brukere med opptil 50 prosent. Prosjektets overordnede mål var å øke den digitale kompetansen, og ikke minst øke tiden de ansatte kan bruke på det som betyr mest – nemlig å gi barna en trygg og lærerik barnehagetid.

Ledere og ansatte i barnehagesektoren i Oslo kommune var lei av å måtte forholde seg til mange forskjellige verktøy og kanaler og ønsket en enklere plattform for kommunikasjon, samhandling og dokumentdeling.

Ettersom kommunen innførte Microsoft 365 (MS365) i 2021, falt det naturlige valget på Teams. De ansatte i barnehagene hadde behov for en opplæring som var både praktisk, fleksibel og tilpasset, og de trengte opplæringsmateriell som var lett tilgjengelig og samlet på ett sted. Det ble viktig å utvikle en pakke som kunne brukes på tvers av barnehager i bydelene og som rettet seg mot styrere, pedagogiske ledere og superbrukere – men som også kunne brukes av alle ansatte.

KPMGs erfaring og kompetanse med Microsoft-verktøy gjorde at vi hadde både erfaring og kompetanse rundt mulighetene Teams tilbyr brukerne – både for samhandling, dokumenthåndtering og sentralisering av informasjon.

Gjennom brukertesting og kontinuerlig dialog med sluttbrukerne utviklet vi en læringsplattform som fungerte for ansatte på ulike nivåer av teknologiforståelse og -modenhet. Sammen har vi bidratt til at Teams fungerer som et støtteverktøy som gjør hverdagen til barnehageansatte mer praktisk, effektiv og sammenkoblet.

Tilbakemeldingene fra brukerne har vært positive, og flere trakk frem fordelen med at opplæringen var detaljert, men samtidig enkel. Opplæringen ble gjennomført i større og mindre grupper slik at brukerne kunne hjelpe hverandre og reflektere sammen. De fikk i tillegg testet kompetansen underveis gjennom ulike digitale oppgaver.

Noen tilbakemeldinger fra brukerne:

«Fint å sitte sammen i små grupper. Det gjør det lettere, man kan få prøve selv og samtidig hjelpe hverandre».

«Veldig bra at det var så detaljert, at vi fikk god tid og at vi fikk oppgaver å løse eller teste ut imens vi var der. Vi som ikke er kjempegode på bruk av PC fikk tid til å få dette med oss. Ofte går slike opplæringer alt for fort».

«Jeg synes det var bra at dere har gjort kurset så grunnleggende som mulig. Det gjør at vi som er litt mindre drevne klarer å henge med. Det er fint med oppgaver underveis – det er da man lærer».

Koblingen mellom fag og teknologi bidrar til at vi plukker opp og forstår forretningsbehovet til de ulike kundene våre. Vi har satt sammen et team med forståelse for utfordringen, og med unik domene-, fag- og bransjeekspertise. 

– Det har vært en engasjerende opplevelse å jobbe så nært med kunden for å få en dypere forståelse av hverdagen til personalet i barnehagen. Dette har dannet et solid grunnlag for å utvikle en tilpasset løsning og som har gitt verdi for de ansatte i form av mer tid til barna.

– Det var viktig å få med ledere og ansatte. Deres vilje, faglige kompetanse og motivasjon har vært sentralt for å få dette til. Det er gøy å skape noe som gir verdi for dem som skal bruke løsningen.

KPMG var med i Oslo kommunes digitale endringsreise helt fra begynnelsen av og deltok i både innføringsprosjektet og forvaltningen sammen med endringsledere og opplæringsspesialister fra ulike konsulenthus.

Målet var å understøtte kommunens gevinstrealisering gjennom å støtte kommunens virksomheter i bruken av MS365 gjennom følgende leveranser:

• Rådgivning til virksomhetene i rydding og migrering av filer til OneDrive og SharePoint
• Rådgivning knyttet til skylagring og åpne dokumentområder for bedre samhandling og deling på tvers
• Forvaltning og videreutvikling av innhold og design på MS365 kunnskapsportal tilpasset kommunens behov og brukergrupper
• Hjelp til tilpasning av ulike arbeidsprosesser både i og på tvers av virksomheter
•  Workshops med ledergrupper og andre målgrupper med fokus på lederforankring og bruk av MS365
• Digitale fellesopplæringer for alle ansatte i kommunen, både på grunnleggende og viderekomment nivå
• Mobilisering, opplæring og støtte til nøkkelroller, for eksempel tilpasset opplæring i Teams for barnehageansatte

Sammen finner vi de gode løsningene for deg og din bedrift

E-post: andrea.de.capitani@kpmg.no
Tlf.: +47 406 39 042