Het Shared Service Center (SSC) Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is het SSC van verschillende departementen binnen het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Bij het SSC DJI werken meer dan 1000 werknemers aan de backoffice processen die de dagelijkse operaties van de departementen mogelijk maken, waaronder inkoop, financiën, HRM en facilitaire dienstverlening. Gedurende deze processen wordt vaak gevoelige data van burgers verwerkt; nauwkeurigheid is dus van groots belang.

In het meerjarenplan van het SSC DJI is de ambitie uitgesproken om middels robotisering de dienstverlening te verbeteren. Door grootschalige inzet van Robotic Process Automation (RPA) wilde het SSC DJI zoveel mogelijk monotone en foutgevoelige taken automatiseren, waardoor werknemers beschikbaar zijn voor de taken die de kwaliteit van de dienstverlening verhogen en de doorlooptijd verkorten.

In 2018 heeft KPMG NL het SSC DJI ondersteund bij een innovatietraject om RPA binnen de organisatie te implementeren. Na een succesvolle Proof of Concept is er gestart met het oprichten van een Center of Excellence om de RPA ambitie verder vorm te geven. Gedurende dit traject heeft KPMG het SSC DJI intensief bijgestaan bij het vastleggen van de benodigde governance, het werven en trainen van nieuwe collega’s en het inzetten van RPA consultants om versneld een solide basis van gerobotiseerde processen te bewerkstelligen. 

Resultaten van de opdracht

Inmiddels is RPA een integraal onderdeel geworden van de organisatie en staat het SSC DJI bekend als hét kenniscentrum voor RPA binnen de Rijksoverheid. Zo wordt het RPA team van het SSC DJI veelvuldig gevraagd haar kennis te delen om andere overheidsorganisaties te helpen bij de implementatie van deze innovatie.  Deze vooraanstaande positie wordt bevestigd door de shortlist nominatie voor de beste overheidsinnovatie 2021, waar de inzet van RPA bij het SSC DJI in de top 10 is geëindigd. De inzending voor deze award is hier terug te lezen.

“Op dit moment zijn er meer dan 100 deelprocessen gerobotiseerd, staat er een team met zeven RPA developers en hebben de robots al meer dan 200.000 werkopdrachten verwerkt. Hiermee wordt op dit moment 35 FTE aan operationeel werk verzet dat voorheen uitgevoerd werd door medewerkers. De tijd die hiermee bespaard wordt kan worden besteed aan de verbetering van de dienstverlening en verdere innovatie. De introductie van RPA dwingt daarnaast tot het succesvol stroomlijnen en verbeteren van werkprocessen. Doordat de medewerkers deze innovatie zelf dragen geeft men vorm aan hun eigen ontwikkeling in een nieuwe digitale wereld. Dit is een verandering die het toepassen van RPA faciliteert en succes mogelijk maakt. Gedurende deze implementatie is KPMG een betrouwbare partner geweest die een belangrijke bijdrage heeft geleverd aan dit succes“

Wouter Derksen
Manager Ontwikkeling & Support, SSC DJI

“Vanuit KPMG hebben we de afgelopen jaren geholpen met het succesvol implementeren van RPA binnen de DJI-organisatie. DJI is het voorbeeld van een overheidsorganisatie die doortastend aan de slag is gegaan met deze technologie om de organisatie te richten op toegevoegde waarde voor de klant door haar diensten schaalbaar en kwalitatief beter te maken en doorlooptijden te verkorten. Tevens richt DJI zich ook sterk op het medewerkerswelzijn door piekbelasting in de kernprocessen aan te pakken en de repetitieve taken te verleggen naar de digitale medewerkers. Deze beweging sluit volledig aan op onze visie: dat RPA een grote impact kan gaan maken in/op het publieke domein. Immers RPA is met recht een aanjager van de digitale transformatie binnen de Rijksoverheid.”

Dimitri Sloof
betrokken partner KPMG

Neem contact met ons op

Ontdek hoe KPMG u en uw bedrijf kan helpen

Offerteaanvraag (RFP)