In een onderwijswereld die steeds sneller verandert en digitaliseert, blijft vastgoed iets van de lange termijn. Verplichtingen en investeringen zijn kapitaalintensief en worden vaak aangegaan voor meer dan dertig jaar. De noodzaak van investeren was tot voor kort altijd duidelijk: er was sprake van groei en de omzet van onderwijsinstellingen was van te voren inzichtelijk. De laatste jaren ontstaan er echter steeds meer onzekerheden. Het vergoedingenstelsel per student verandert en het aantal buitenlandse studenten staat onder druk. Tegelijkertijd zorgen nieuwe eisen aan de (ondersteunende) functie van vastgoed in het onderwijs, eisen omtrent duurzaamheid en het vaak verouderde vastgoed ervoor dat er nú beslissingen moeten worden genomen. Daarbij komt dat de wijze waarop studenten onderwijs krijgen verandert, dit gebeurt bijvoorbeeld steeds vaker digitaal. Ook dat vraagt om investeringen. De vraag is: hoe geef je dit alles vorm voor het onderdeel vastgoed?
Huisvestingsplan: start met visie en strategie
De uitdaging waar veel hogescholen en universiteiten mee worstelen, is hoe ze in deze onzekere tijden moeten omgaan met vastgoed. Dat vraagt immers juist om zekerheden. Aan ambitie ligt het meestal niet, er zijn grootse plannen. Van campus tot sciencepark; er zijn meeslepende vergezichten mogelijk. Een goed doordachte visie blijkt echter vaak lastig te bepalen en te realiseren. Waar beweegt het onderwijs naartoe, wat is de visie van de instelling? Hoe staat de onderwijsinstelling er nu voor? Hoe blijf je flexibel in deze veranderende wereld, zowel qua fasering van de plannen als wat betreft de multifunctionele opzet van gebouwen? Wat valt er überhaupt te voorspellen? Begin daarom met die bredere visie zónder meteen na te denken over vastgoed. Dat is tenslotte geen doel op zich, maar moet het onderwijs ondersteunen. Pas dan kunnen die plannen worden vertaald in ideeën over vastgoed, want dat kan daar niet los van worden gezien.
Van onderwijsvisie naar een passend vastgoedplan
Pas als er een duidelijke visie is op de rol die de instelling binnen het onderwijs wil spelen– en een plan om die visie te realiseren – kan er worden nagedacht over een vastgoedstrategie. De eerste stap is om vanuit de huidige situatie te kijken hoe de bestaande vastgoedsituatie vertaald kan worden richting die toekomst. Is er nieuw vastgoed nodig, en/of kan er wellicht iets worden afgestoten? Welke capaciteit is vereist? Welke eigenschappen moeten collegezalen, onderzoeksgebouwen en kantoorlocaties hebben om aan te sluiten op de strategie? Daarbij is het belangrijk te beseffen dat zo’n strategisch vastgoedplan geen in steen gebeiteld einddoel is. Periodiek toetsen is essentieel: sluiten onze plannen nog aan op de realiteit, bijvoorbeeld wat studentenaantallen betreft? Lopen de financiële middelen en de plannen nog synchroon? Vooraf ingestelde beschermingslinies (interne beheersing) zijn daarbij belangrijk zodat er continu grip is op wat je aan het doen bent. Het is de perfecte combinatie van een stip op de horizon én flexibiliteit op de route daarnaartoe.
Flexibiliteit, multifunctioneel en duidelijke keuzes
Bij bedrijven is dit al wat gebruikelijker, een bepaalde flexibiliteit in stenen. Het is een pragmatische instelling rond bezit, huur en verhuur. Uiteraard zijn er daarnaast onderwijs-specifieke zaken die een rol spelen. Laboratoria voor onderzoek zijn een ander verhaal dan leslokalen of kantoren. Voor die laatste geldt: timmer het niet helemaal dicht. Hier kun je samenwerken en andere partijen in de buurt, dus betrek gebiedsontwikkelingsplannen in de planvorming voor het vastgoed. Natuurlijk spelen tradities en (on)geschreven regels binnen onderwijsinstellingen een rol. Gebouwen en locaties kunnen belangrijk zijn voor de uitstraling van de school of universiteit. Zelfs de reputatie of wensen van bepaalde hoogleraren spelen soms een rol. Een bepaalde ‘rijpheid van geesten’ mag daarbij verwacht worden en in ieder geval de bewustwording waaróm keuzes gemaakt worden. Alleen op die manier kun je kijken naar verschillende opties – en dus diverse scenario’s uitwerken – en krijg je de voor- en nadelen helder op een rij.
Ook in het vastgoed is data steeds belangrijker
De crux om vastgoed goed te kunnen beheren en goed onderbouwde plannen te maken, is een helder inzicht krijgen in alle beschikbare data rond gebruik van het vastgoed. Is er over-/ondercapaciteit? Hoe tevreden zijn gebruikers? Hoe is het energieverbruik? Als je niet weet hoe het huidige vastgoed daadwerkelijk wordt gebruikt, kun je ook geen onderbouwde plannen voor de toekomst maken. Verder wil je waarschijnlijk weten welke contracten er zijn en hoe het zit het met de verduurzaming van panden en het energieverbruik. Een slim opgezet integrated workplace managementsysteem is als ondersteunend middel cruciaal om de performance te meten en hier zo inzicht te krijgen. De analyses van die data geven input voor een heldere strategie en alleen op basis daarvan kunnen beslissingen weloverwogen worden genomen. Het geeft bovendien handvatten om de plannen jaarlijks te ijken. Ook niet onbelangrijk: ESG (Environmental, Social and Governance) gaat ook in het onderwijs een steeds grotere rol spelen. Er zullen steeds meer eisen gesteld gaan worden op dit vlak in de toekomst. Zijn gebouwen duurzaam genoeg? Hoe circulair wordt er gedacht bij bijvoorbeeld (nieuw)bouw? Welke materialen worden gebruikt en waar komen ze vandaan? Hoe zit het met derde partijen voor bijvoorbeeld onderhoud? Het zijn allemaal vragen die eraan komen en ook daarbij speelt inzicht via data een belangrijke rol.
Verder praten over dit onderwerp? Neem dan contact op met Femke Smit, Sander Grünewald of Michiel Beijersbergen via de contactbutton direct hieronder.
