De transitie naar het nieuwe pensioenstelsel is zo complex, omdat deze gevolgen heeft voor praktisch elke activiteit die een pensioenfonds verricht. Het transitieproces vraagt daarom om een strikte kwaliteitsbewaking. Zo krijgt u meer zekerheid over het bereiken van de doelstellingen en kunt u straks gedetailleerd verantwoording afleggen over de gekozen route.
Pensioenfondsen doen er in de visie van KPMG goed aan de regiefunctie op zich te nemen in de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel zoals dat wordt beschreven in de Wet toekomst pensioenen. Alle lijnen komen immers bij hen samen: het zijn de pensioenfondsen die rechtstreeks contact hebben met de pensioenuitvoerders, vermogensbeheerders en de (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden, de groep stakeholders waar het allemaal om gaat.
De regiefunctie betekent dat pensioenfondsen zich moeten bekwamen in het managen van de talrijke onderlinge afhankelijkheden die een gegeven zijn in een proces met zo veel betrokkenen. Het succes van de overgang naar het nieuwe stelsel zal daar in belangrijke mate van afhangen: doet de juiste partij op het juiste moment de juiste dingen?
Het bewaken van de voortgang en de aantoonbare kwaliteit van de mijlpaalproducten tijdens een dergelijk transitieproces is van levensbelang. U wilt ten eerste zelf meer zekerheid over de vraag of iedereen inderdaad op het juiste spoor zit. Hoe heeft bijvoorbeeld de pensioenuitvoeringsorganisatie het veranderprogramma ingericht? Hoever is zij met het inrichten van de nieuwe administratieprocessen? En hoe vordert de actuaris met bijvoorbeeld het beloofde rapport over de nieuwe regels voor het berekenen van de aanspraken?
Ten tweede wilt u zich kunnen verantwoorden, als dat de uitkomst wordt, over het invaren van de pensioenaanspraken en pensioenrechten, nu en later. Aan de (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden, maar ook aan externe toezichthouders en de accountant. In dat kader wilt u zelf – of willen uw deelnemers – meer zekerheid hebben over de kwaliteit van het proces. Bovendien wenst u wellicht een bevestiging van die kwaliteit die is afgegeven door een onafhankelijke derde partij.
Kwaliteit is niet alleen doorslaggevend in de interactie tussen alle bij dit proces betrokken partijen, maar ook wat betreft de processen binnen uw eigen pensioenfonds. Zoals al werd opgemerkt, de transitie heeft gevolgen voor praktisch elke activiteit die het pensioenfonds verricht. Systemen en processen worden dus allemaal aangepast, sommige zullen verdwijnen, nieuwe komen erbij. Digitalisering en automatisering vormen daarbij de leidraad. De administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) worden waarschijnlijk op geheel nieuwe leest geschoeid, inclusief een nieuw raamwerk van beheersingsmaatregelen.
KPMG helpt pensioenfondsen en pensioenuitvoeringsorganisaties de voortgang en aantoonbare kwaliteit van de mijlpaalproducten in het transitieproces te bewaken en helpt bij het aanpassen van processen, systemen en beheersmaatregelen aan de nieuwe situatie. Wij hebben uitgebreide ervaring met omvangrijke verandertrajecten waar grote druk op staat. Zekerheid over de kwaliteit van het proces, door op het juiste moment de juiste specialisten erbij te betrekken, verlicht die druk.
Kwaliteitswaarborgen maken het vervolgens ook makkelijker te voldoen aan eisen met betrekking tot verantwoording over het transitieproces en over het invaren van de pensioenverplichtingen. Daarbij helpen wij door als onafhankelijke derde partij een oordeel af te geven over de kwaliteit van wat u allemaal gedaan hebt (en nog doet) in het kader van deze zeer complexe transitie.
Wilt u meer weten over hoe wij kwaliteitsbewaking inrichten? Neem contact op met Peter van Toledo of Arno Kroese.
* Bovenstaande blog is geactualiseerd op 19 juli 2022
