Projectbesturing van het transitieproces

Specialisten bij pensioenfondsen en pensioenuitvoeringsorganisaties staan te popelen om de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel vorm te geven. Aan energie geen gebrek: voor velen is dit het omvangrijkste, belangrijkste en meest ingrijpende professionele project uit hun loopbaan. De grote uitdaging is die energie in goede banen te leiden.

Hoe soepel is het samenspel? De parallel met een voetbalteam dringt zich op. Supergetalenteerde spelers vormen samen niet per definitie het beste team. Want veel, zo niet alles, hangt af van de manier waarop zij samenwerken, elkaar helpen, elkaar aanvullen en – niet te vergeten – hoe zij hun vermogens gebruiken om gefocust te blijven op de doelstelling: scoren.

Deze factoren bepalen ook het succes van het proces dat Nederland de komende jaren van een betrouwbaar en efficiënt nieuw pensioenstelsel moet voorzien. Pensioenfondsen en pensioenuitvoeringsorganisaties beschikken in ruime mate over de specialistische kennis en over de inzichten die nodig zijn voor een geslaagde transitie. Het is nu zaak die specialisten op zo’n manier hun werk te laten doen dat dit einddoel ook wordt gerealiseerd.

Twee kenmerken maken het ingewikkeld. Ten eerste zijn de afhankelijkheden binnen dit proces talrijk en groot: alles heeft met alles te maken, simpel gezegd. Besluiten over de pensioenadministratie hebben bijvoorbeeld invloed op de mogelijkheden rond vermogensbeheer en communicatie, en vice versa. Ten tweede speelt het proces zich af in een context met uiteenlopende belangen en een zeer divers veld aan stakeholders.

Deze twee kenmerken stellen extra eisen aan de projectbesturing. In de eerste plaats moeten de afhankelijkheden goed gemanaged worden en zal de informatievoorziening eenduidig en synchroon moeten zijn. Daarnaast moet er echter ook sprake zijn van bestuurlijke sensibiliteit en van kwaliteiten om de integraliteit van het proces te blijven bewaken.

Verbinden is, in onze visie, hiervoor het belangrijkste middel. Idealiter zijn alle inhoudelijke domeinen en alle specialisten continu met elkaar verbonden. Ze werken in meerdere deelprojecten, maar alles wat ze doen is op elkaar afgestemd. Iedereen heeft dus zijn eigen inhoudelijke rol en dat is een rol waar men goed in is. Belangrijk is om mensen hiermee in hun kracht te zetten en te zorgen dat ze elkaar kunnen aanvullen en versterken. Dat betekent bijvoorbeeld dat activiteiten om de inhoud heen, bijvoorbeeld rapporteren over de voortgang ten aanzien van inspanning en tijdsbesteding, overzichtelijk zijn ingericht.

Daarnaast is het van belang de aandacht te (blijven) focussen op wat er voor elkaar gekregen moet worden. Door vanuit een heldere vraagstelling te werken en onderweg gericht bij te sturen. Het risico zit er immers in dat te veel en te diep wordt doorgegaan op thema’s die niet per se uitgediept hoeven te worden, gegeven de taak waar het team voor staat. 

Bij een dergelijke aanpak beperkt de inbreng van inhoudelijke experts van buiten de organisatie zich ideaal gezien tot de rol van coach en klankbord. Slechts dan en daar waar nodig, zijn zij ondersteunend in de uitvoering. Groot voordeel van een dergelijke aanpak is dat het de organisatie is die leert en dat er geen kennis het pand verlaat op het moment dat de adviseurs de deur achter zich dichttrekken.

Onze filosofie is dat effectieve projectbesturing in het complexe speelveld van pensioenen altijd hand in hand gaat met inhoudelijke kennis van de pensioenmaterie en een diep begrip van het krachtenveld eromheen. Wij zetten, waar mogelijk, bovenal een projectorganisatie neer die de eigen deskundigen optimaal faciliteert. De KPMG’ers in die projectorganisatie zijn thuis in de wereld van pensioenen, pensioenbeheer en vermogensbeheer. Aangevuld met experts op het gebied van actuariaat, pensioenwetgeving, pensioencommunicatie, pensioenuitvoering en de andere relevante deelgebieden.

De kwaliteit van de dialoog die de verschillende stakeholders 'onderweg' met elkaar zullen voeren, is in onze ogen een cruciale succesfactor. Wij inventariseren de afhankelijkheden, begeleiden die communicatie en sturen op het waarmaken van de werkafspraken. De in te zetten expertise is daarbij altijd schaalbaar: die wordt telkens afgestemd op de actuele omvang van de behoefte. Ons doel is immers dat de transitie succesvol plaatsvindt en dat na afloop teruggekeken wordt op een traject waarbij de spelers optimaal zijn gefaciliteerd in hun besluitvorming en executie.

Bent u benieuwd naar onze aanpak? Neem dan contact op met Jeroen Ruepert of Janinke Tol.