Skilaboðin til sveitarfélaga og leiðtoga þeirra gætu ekki verið skýrari; framtíðin er stafræn og umhverfisvæn. Framsýnir leiðtogar sveitarfélaga um allan heim eru að kveðja áratuga gamlar hugmyndir um hlutverk stjórnsýslu og horfa í meira mæli til nýrra tíma þar sem þjónustan við íbúa og fyrirtæki er stafræn, starfsfólk vinnur í verkefnamiðuðu umhverfi, gögn eru hagnýtt til að besta ákvarðanir og sjálfbærni er sett í forgang. Þessir stjórnendur átta sig á því að þau mega engan tíma missa.
Samkeppni um starfsfólk
Samhliða miklum hraða í stafrænni þróun eru yfirvöld um allan heim sömuleiðis að taka skref í átt að breyttri vinnustaðamenningu, innleiða sveigjanleika þar sem breytingar eru viðtekin venja og starfsfólk hvatt til þess að ögra gömlum hefðum og menningu. Sú viðleitni og sú breyting er ein af lykilforsendum þess að laða til sín hæft starfsfólk þar sem yngri kynslóðir leita í mun meira mæli að verkefnadrifnu og skapandi vinnuumhverfi.
Rannsókn OECD frá árinu 2016 leiðir í ljós að 40% starfsfólks opinbera geirans á Íslandi er yfir 55 ára, samanborið við 25% meðaltal OECD-ríkja. Á komandi árum má því gera ráð fyrir talsverðri endurnýjun starfsfólks ásamt þörf á auknum sveigjanleika. Starfsfólk mun gera ríkari kröfu á að múrar og sílómenning sé brotin niður og kalla eftir aukinni samþættingu verkefna og starfseininga. Á það bæði við einingar innan sveitarfélaga en ekki síður í aukinni samvinnu milli sveitarfélaga og annarra hagsmunaðila.
Með auknum sveigjanleika, aukinni fjarvinnu og starfsumhverfi óháð staðsetningu er nauðsynlegt að stjórnendur finni nýjar leiðir til að virkja og efla starfsfólk. Stjórnendur munu þurfa að hverfa frá því að einblína á hefðbundna mælikvarða eins og viðverumælingar, og setja þess í stað verkefnin í forgang með það að markmiði að geta metið árangur og framleiðni starfsfólks. Þannig verða sveitarfélög betur í stakk búinn til að takast á við aukna samkeppni um starfsfólk.
Gamaldags umhverfi með gamaldags ferlum
Nýleg greining KPMG á skrifstofuhugbúnaðarumhverfi sveitarfélaga leiddi í ljós að styrkja þarf verulega faglega umgjörð sveitarfélaga þegar kemur að upplýsingatæknimálum og auka almenna þekkingu á upplýsingatækni og stafrænni þróun. Þau sveitarfélög sem hafa ráðið til sín stafrænan leiðtoga eru bersýnilega komin lengst á veg í þeirri vegferð. Finna þarf lausnir á því hvernig fámennari sveitarfélög geti sameinast um slíkan leiðtoga sem verði þeim innan handar í framtíðarverkefnum.
Tækniumhverfi sveitarfélaga er almennt séð ekki í samræmi við nútíma kröfur, en á því eru þó undantekningar. Í sveitarfélögum er víða unnið samkvæmt úreltum ferlum í kerfum sem styðja illa við nútíma skrifstofuumhverfi. Þá er ljóst er að gera þarf verulegt átak í meðhöndlun sveitarfélaga á gögnum sem skila á til Þjóðskjalasafns eða héraðsskjalasafna. Dæmi er um að gögnum frá síðustu öld hafi ekki enn verið skilað og þá hafa fá sveitarfélög hafið ferli í átt að rafrænum skilum. Ætli sveitarfélög sér að verða pappírslaus innan fárra ára er nauðsynlegt að bregðast fljótt við.
