Framtíðin er stafræn og umhverfisvæn

Skilaboðin til sveitarfélaga og leiðtoga þeirra gætu ekki verið skýrari; framtíðin er stafræn og umhverfisvæn. Framsýnir leiðtogar sveitarfélaga um allan heim eru að kveðja áratuga gamlar hugmyndir um hlutverk stjórnsýslu og horfa í meira mæli til nýrra tíma þar sem þjónustan við íbúa og fyrirtæki er stafræn, starfsfólk vinnur í verkefnamiðuðu umhverfi, gögn eru hagnýtt til að besta ákvarðanir og sjálfbærni er sett í forgang. Þessir stjórnendur átta sig á því að þau mega engan tíma missa.

Samkeppni um starfsfólk

Samhliða miklum hraða í stafrænni þróun eru yfirvöld um allan heim sömuleiðis að taka skref í átt að breyttri vinnustaðamenningu, innleiða sveigjanleika þar sem breytingar eru viðtekin venja og starfsfólk hvatt til þess að ögra gömlum hefðum og menningu. Sú viðleitni og sú breyting er ein af lykilforsendum þess að laða til sín hæft starfsfólk þar sem yngri kynslóðir leita í mun meira mæli að verkefnadrifnu og skapandi vinnuumhverfi.

Rannsókn OECD frá árinu 2016 leiðir í ljós að 40% starfsfólks opinbera geirans á Íslandi er yfir 55 ára, samanborið við 25% meðaltal OECD-ríkja. Á komandi árum má því gera ráð fyrir talsverðri endurnýjun starfsfólks ásamt þörf á auknum sveigjanleika. Starfsfólk mun gera ríkari kröfu á að múrar og sílómenning sé brotin niður og kalla eftir aukinni samþættingu verkefna og starfseininga. Á það bæði við einingar innan sveitarfélaga en ekki síður í aukinni samvinnu milli sveitarfélaga og annarra hagsmunaðila.

Með auknum sveigjanleika, aukinni fjarvinnu og starfsumhverfi óháð staðsetningu er nauðsynlegt að stjórnendur finni nýjar leiðir til að virkja og efla starfsfólk. Stjórnendur munu þurfa að hverfa frá því að einblína á hefðbundna mælikvarða eins og viðverumælingar, og setja þess í stað verkefnin í forgang með það að markmiði að geta metið árangur og framleiðni starfsfólks. Þannig verða sveitarfélög betur í stakk búinn til að takast á við aukna samkeppni um starfsfólk.   

Gamaldags umhverfi með gamaldags ferlum

Nýleg greining KPMG á skrifstofuhugbúnaðarumhverfi sveitarfélaga leiddi í ljós að styrkja þarf verulega faglega umgjörð sveitarfélaga þegar kemur að upplýsingatæknimálum og auka almenna þekkingu á upplýsingatækni og stafrænni þróun. Þau sveitarfélög sem hafa ráðið til sín stafrænan leiðtoga eru bersýnilega komin lengst á veg í þeirri vegferð. Finna þarf lausnir á því hvernig fámennari sveitarfélög geti sameinast um slíkan leiðtoga sem verði þeim innan handar í framtíðarverkefnum.

Tækniumhverfi sveitarfélaga er almennt séð ekki í samræmi við nútíma kröfur, en á því eru þó undantekningar. Í sveitarfélögum er víða unnið samkvæmt úreltum ferlum í kerfum sem styðja illa við nútíma skrifstofuumhverfi. Þá er ljóst er að gera þarf verulegt átak í meðhöndlun sveitarfélaga á gögnum sem skila á til Þjóðskjalasafns eða héraðsskjalasafna. Dæmi er um að gögnum frá síðustu öld hafi ekki enn verið skilað og þá hafa fá sveitarfélög hafið ferli í átt að rafrænum skilum. Ætli sveitarfélög sér að verða pappírslaus innan fárra ára er nauðsynlegt að bregðast fljótt við. 

Til móts við nýja tíma

Greining KPMG leiddi sömuleiðis í ljós að stjórnendur og starfsfólk sveitarfélaga sjá mikil tækifæri í auknu samstarfi og bera miklar væntingar til vinnu Stafræns umbreytingateymis sem nýlega tók til starfa á vegum Sambands íslenskra sveitarfélaga. Finna þarf leiðir til þess að efla það teymi, efla um leið samstarfið við Stafrænt Ísland, fjölga sameiginlegum innkaupaverkefnum sveitarfélaga á hugbúnaðarlausnum og skoða tækifæri til samreksturs.  

Tæknin sjálf gerir þó ekkert ein og sér. Stjórnendur sveitarfélaga og kjörnir fulltrúar, þurfa að gera sér grein fyrir því hvernig hagnýting tækninnar og kraftur stafrænna lausna getur sannarlega hagnast sveitarfélögum til framtíðar. Móta þarf stefnu með skýra framtíðarsýn ásamt markvissri aðgerðaráætlun til komandi missera. Slík framtíðarsýn byggir á alhliða stafvæðingu þar sem tæknilausnir sem þjóna íbúum eru ekki endastöð heldur á tæknin að hjálpa til við að leysa þarfir íbúa, bæta lífsgæði og hvetja til markvissrar þátttöku íbúa í ákvarðanatöku og skipulagi. Þannig mun sveitarfélögum takast að veita sömu eða jafnvel meiri og betri þjónustu án þess að fjölga starfsfólki.

Nú standa sveitarstjórnir frammi fyrir fjárhagsáætlanagerð til næstu fjögurra ára. Við áætlanagerð er mikilvægt að horfa til nýrra tækifæra sem liggja í aukinni hagnýtingu á tækni og nýsköpunartækifæra. Fjárfesting í framsæknum lausnum, grunnkerfum og ferlum – endurmóta stjórnsýsluna í átt að hagkvæmara umhverfi með borgara í fyrirrúmi – er óhjákvæmilega leiðin fram á við.