Ξεκλειδώνοντας τον επιχειρησιακό μετασχηματισμό με λύσεις Cloud

Η δυνατότητα συνεχούς εξέλιξης και αποτελεσματικής αφομοίωσης των ταχύτατων αλλαγών είναι αναγκαία προϋπόθεση για την επιβίωση των επιχειρήσεων. Σε αυτό το πλαίσιο, η υιοθέτηση τεχνολογιών cloud συνιστά μοναδική ευκαιρία για τον αποτελεσματικό επιχειρησιακό μετασχηματισμό.

Η υιοθέτηση του cloud computing αυξάνεται με αλματώδεις ρυθμούς και, σύμφωνα με τη Gartner, οι παγκόσμιες δαπάνες για υπηρεσίες cloud το 2023 θα προσεγγίσουν τα 600 δισεκατομμύρια δολάρια, σημειώνοντας εντυπωσιακή άνοδο άνω του 20% σε σχέση με το 2022.

Η ραγδαία υιοθέτηση του συγκεκριμένου μοντέλου γίνεται εύκολα κατανοητή χάρη στα ιδιαιτέρως σημαντικά και άμεσα οφέλη έναντι των παραδοσιακών υποδομών πληροφορικής αλλά και στην καθοριστική του συμβολή στη διαδικασία του ψηφιακού μετασχηματισμού. Ένας οργανισμός που εφαρμόζει μια δομημένη στρατηγική υιοθέτησης του cloud μπορεί να επιτύχει:

• Επιχειρησιακή ευελιξία: άμεση ενσωμάτωση νέων συστημάτων και λειτουργιών σύμφωνα με τις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές απαιτήσεις, μέσω της διαλειτουργικότητας και της χρήσης APIs για τη διασύνδεση με υπηρεσίες που παρέχονται από τρίτα μέρη. 
• Ταχύτητα: επιτάχυνση του κύκλου ανάπτυξης και υλοποίησης νέων υπηρεσιών και εισαγωγής νέων λειτουργικοτήτων (time to market).
• Μείωση κόστους: δραστικά περιορισμένο αρχικό κόστος και εξάλειψη κεφαλαιουχικών δαπανών για αγορά πάγιων υποδομών αλλά και μείωση λειτουργικών δαπανών για τη συντήρηση και συνεχή αναβάθμιση αυτών.
• Επεκτασιμότητα: δυνατότητα προσαρμογής της χρησιμοποιούμενης υπολογιστικής ισχύος και των πόρων στις εκάστοτε ανάγκες, αποτελεσματικότερη διαχείριση της ζήτησης και ευθυγράμμιση των δαπανών με την πραγματική χρήση (pay as you go).
• Γεωγραφική αποσύνδεση: αποτελεσματική υλοποίηση της εξ’ αποστάσεως εργασίας, πρόσβαση σε εταιρικά συστήματα και εφαρμογές από οποιαδήποτε θέση στον κόσμο, δυνατότητα δημιουργίας νέων σημείων παρουσίας με ελάχιστες επενδύσεις.

Πέραν όμως από το άμεσο όφελος της μετάβασης στο cloud, ένα τέτοιο εγχείρημα αποτελεί μοναδική ευκαιρία για κάθε οργανισμό προκειμένου να ανασχεδιάσει τις επιχειρηματικές του διαδικασίες.

Αξιοποιώντας τις δυνατότητες του Cloud στον μετασχηματισμό των διαδικασιών

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός είναι αλληλένδετος με τον μετασχηματισμό των επιχειρησιακών διεργασιών. Οι δυνατότητες του cloud συμβάλλουν καθοριστικά στην αυτοματοποίηση και ψηφιοποίηση των διαδικασιών, βελτιώνοντας και επιταχύνοντας τις εργασίες, διευκολύνοντας την ανταλλαγή δεδομένων αλλά και την ανάλυσή τους σε μεγάλη κλίμακα.

Παράλληλα, κάθε αλλαγή τέτοιας φύσης και κλίμακας είναι μία αφορμή προκειμένου ο οργανισμός να εξετάσει προσεκτικά και να αμφισβητήσει δημιουργικά τον τρόπο δουλειάς του. Όλες οι διαδικασίες, ακόμα και σε εταιρείες που φροντίζουν για την τακτική καταγραφή και επικαιροποίησή τους, αναπόφευκτα διαθέτουν περιθώρια βελτίωσης στον τρόπο εκτέλεσής τους. Πριν τη μεταφορά κάθε ροής στο cloud, είναι αναγκαίο να αξιολογηθεί αν ο σχεδιασμός της παραμένει επίκαιρος και αποδοτικός ή θα μπορούσε να βελτιστοποιηθεί με υιοθέτηση νέων τεχνολογικών εργαλείων απλοποίηση/ αφαίρεση βημάτων, προσθήκη δικλείδων ασφαλείας, αλλαγή ρόλων και αρμοδιοτήτων, αλλαγή των διακινούμενων πληροφορίων/ εγγράφων, αυτοματοποίηση βημάτων, σύνθεση/ ενοποίηση διαδικασιών, κεντροποίηση ή αποκεντροποίηση, κ.ο.κ..

Χάρη στην ευελιξία του cloud, όλα τα ανωτέρω μπορούν να υλοποιηθούν με ελάχιστες επενδύσεις, αξιοποιώντας υφιστάμενες υπηρεσίες εξειδικευμένων παρόχων (π.χ. ψηφιακές υπογραφές, workflows, data analytics, archiving, e-payments, e-invoicing, CRM, loyalty), χωρίς σύνθετες υλοποιήσεις και χωρίς μακροπρόθεσμες δεσμεύσεις και vendor lock-in. Οι νέες ιδέες γίνονται άμεσα πραγματικότητα και, ακόμα και σε περίπτωση αποτυχίας ή απρόβλεπτης αλλαγής των επιχειρηματικών συνθηκών, οι ενδεχόμενες απώλειες ελαχιστοποιούνται.

Μια στρατηγική μετάβασης στο cloud, η οποία παραγνωρίζει την αναθεώρηση των επιχειρησιακών διεργασιών και την προσαρμοστικότητα απέναντι σε ένα ταχύτατα μεταβαλλόμενο περιβάλλον αποτελεί αναμφίβολα μια χαμένη ευκαιρία ψηφιακού μετασχηματισμού.

Η σημασία του πλήρους και καλά δομημένου business case

Παρά τα αδιαμφισβήτητα οφέλη της, η χρήση υπηρεσιών cloud συνεπάγεται ένα υπολογίσιμο κόστος που θα συνοδεύει για πάντα τον οργανισμό, ειδικά όταν γίνεται σε μεγάλη κλίμακα. Επιπρόσθετα, η υλοποίηση της στρατηγική μετάπτωσης στο cloud ενέχει σημαντική επένδυση πόρων για το σχεδιασμό, την προετοιμασία και την εκτέλεση του εγχειρήματος.

Είναι απαραίτητη επομένως η αναλυτική τεκμηρίωση προς τη Διοίκηση ενός πλήρους και καλά δομημένου business case, το οποίο θα αιτιολογήσει τη σκοπιμότητα της επένδυσης και θα ποσοτικοποιήσει τα αναμενόμενα οφέλη. Η προετοιμασία αυτής της ανάλυσης έχει ιδιαίτερες προκλήσεις καθώς θα πρέπει κατ’ ελάχιστο να περιλαμβάνει:

• Σαφή στρατηγική για την υιοθέτηση του cloud και ποσοτικούς στόχους
• Κινδύνους και προκλήσεις που έχουν αναγνωριστεί και μηχανισμούς ελέγχου για τη διαχείρισή τους. Η χρήση του cloud δεν απαλλάσσει από τις υποχρεώσεις διασφάλισης των δεδομένων και των συστημάτων, οι οποίες σε πολλές περιπτώσεις αυξάνονται και γίνονται δυσκολότερα διαχειρίσιμες.
• Οικονομική ανάλυση που θα περιγράφει τα αρχικά και περιοδικά κόστη, τα αναμενόμενα οικονομικά οφέλη σε σχέση με την υφιστάμενη κατάσταση, τον ορίζοντα απόσβεσης της επένδυσης, κ.ο.κ..
• Ποιοτικά/ μη μετρήσιμα οφέλη: Βασικό στοιχείο της μελέτης, που δεν πρέπει να παραγνωριστεί, είναι τα αναμενόμενα, πιθανώς μη ευθέως μετρήσιμα οφέλη, όπως η βελτίωση της εμπειρίας και η ικανοποίηση του πελάτη/ χρήστη, η απλοποίηση διαδικασιών, η συντόμευση των χρόνων επεξεργασίας/ εκτέλεσης βημάτων, η αύξηση του βαθμού ψηφιοποίησης, κ.ο.κ.
  

Η ολοκλήρωση της άσκησης και η έγκριση του business case είναι η αφετηρία ενός σύνθετου έργου, η υλοποίηση του οποίου εντός του επιθυμητού κόστους και χρονοδιαγράμματος προϋποθέτει τον αναλυτικό σχεδιασμό και το ρεαλιστικό προγραμματισμό των απαραίτητων ενεργειών.

Ο οδικός χάρτης για την αλλαγή

Ο βασικός σχεδιασμός του έργου, που θα θέσει τα θεμέλια για τη δημιουργία του αναλυτικού οδικού χάρτη αλλαγής, αποτελεί μέρος του business case και θα πρέπει να περιλαμβάνει οπωσδήποτε τα εξής:

• Αναλυτική αξιολόγηση της υφιστάμενης κατάστασης, η οποία, πέραν του περιβάλλοντος και των αναγκών της πληροφορικής (αρχιτεκτονική, συστήματα, εφαρμογές), θα προσδιορίζει και την παρούσα κατάσταση των επιχειρησιακών διεργασιών που θα επηρεαστούν. Η αναζήτηση ευκαιριών βελτίωσης στις διαδικασίες ενδέχεται να οδηγήσει σε νέα έργα που μπορεί ακόμη και να μην σχετίζονται άμεσα με την μετάπτωση στο cloud, αλλά θα συμβάλουν στον συνολικό επιχειρησιακό μετασχηματισμό.
• Αξιολόγηση των κινδύνων από τη μετάπτωση στο cloud, ειδικότερα σε θέματα κανονιστικής συμμόρφωσης, ασφάλειας πληροφοριών και προστασίας προσωπικών δεδομένων. Με τη συνδρομή των αρμόδιων τμημάτων και σε συνεργασία με τον (υποψήφιο) πάροχο της υποδομής cloud, θα πρέπει να σχεδιαστούν οι μηχανισμοί ελέγχου που θα περιορίσουν τον κίνδυνο στο αποδεκτό για τον οργανισμό επίπεδο και να προγραμματιστούν οι εργασίες υλοποίησης τους.

Στην πράξη, η παρούσα κατάσταση είναι συνήθως υβριδική καθώς στους περισσότερους οργανισμούς συναντάμε περιορισμένη ή αποσπασματική χρήση με έναν ή περισσότερους παρόχους cloud και ενδεχόμενες αναλύσεις να έχουν γίνει αποκλειστικά σε επίπεδο κόστους/ οφέλους. Έτσι, η πλήρης υιοθέτηση του cloud συνεπάγεται την ανάγκη προσεκτικής εξέτασης των τρεχουσών πρακτικών και της τυποποίησης και ομογενοποίησης τους υπό την ευρύτερη στρατηγική.

Ο κρισιμότερος παράγοντας επιτυχίας είναι ο σχεδιασμός και ο προγραμματισμός του εγχειρήματος. Η μετάπτωση στο cloud σε μεγάλη κλίμακα είναι ένα πρόγραμμα, αποτελούμενο από μικρότερα ή μεγαλύτερα έργα διαφορετικών ειδών και απαιτήσεων και για αυτό απαιτεί ένα καλά δομημένο πλάνο, το οποίο θα περιλαμβάνει κατ’ ελάχιστο:

• Λεπτομερή προγραμματισμό και ακολουθία των έργων μετάπτωσης. Δεν είναι πρακτικό όλες οι εφαρμογές και τα δεδομένα να περάσουν στο cloud ταυτόχρονα, οπότε θα πρέπει να γίνει μία προτεραιοποίηση σε συνεργασία με τον πάροχο της υποδομής και λαμβάνοντας υπόψιν τυχόν αλληλεξαρτήσεις.
• Δομή, τρόπο λειτουργίας, προϋπολογισμό, διακυβέρνηση, ομάδα και ρόλους των επιμέρους έργων και του συνολικού προγράμματος.
• Διεξοδικό χρονοπρογραμματισμό και αναμενόμενες ημερομηνίες ολοκλήρωσης εργασιών.
  

Η αξιοποίηση βέλτιστων πρακτικών και εμπειρίας

Οι οργανισμοί βασίζονται στα οικοσυστήματα τους, καθώς λίγοι είναι αυτοί που μπορούν να πετύχουν αποκλειστικά με τις δικές τους δυνάμεις. Η καλλιέργεια επιτυχημένων συνεργασιών μπορεί να βοηθήσει έναν οργανισμό να αποκτήσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, όπως ανέδειξε η διεθνής μελέτη της KPMG “CEO Outlook 2022”. Συγκεκριμένα, το 71% των Διευθυνόντων Συμβούλων παγκοσμίως (και 68% των Ελλήνων) θεωρούν τις συνεργασίες ως βασικό μέσο για να διατηρήσουν το ρυθμό του ψηφιακού μετασχηματισμού τους.

Η ανάγκη αυτή εντείνεται σε ένα μεγάλης έκτασης επιχειρησιακό ανασχεδιασμό, ο οποίος απαιτεί άρτια τεχνική προετοιμασία, διεξοδικό προγραμματισμό, καλά δομημένη οικονομική διαχείριση και διαχείριση έργων αλλά και σύνθετη διαχείριση της αλλαγής. Έτσι, είναι σκόπιμο για έναν οργανισμό να αξιοποιήσει βέλτιστες πρακτικές και μεθοδολογίες που έχουν εφαρμοστεί με επιτυχία σε παρόμοια έργα στην Ελληνική και την διεθνή αγορά.

Η συμβουλευτική ομάδα της KPMG, συνδυάζοντας εκτεταμένη επαγγελματική εμπειρία και τεχνογνωσία σε ανασχεδιασμό και βελτιστοποίηση διαδικασιών, σε διαχείριση μεγάλων έργων πληροφορικής, στον ψηφιακό μετασχηματισμό και σε στρατηγικές cloud, είναι σε θέση να βοηθήσει τον κάθε οργανισμό κατά τη μετάβασή του στο cloud, προσφέροντας ένα ολοκληρωμένο σύνολο υπηρεσιών (αξιολόγηση υφιστάμενης κατάστασης, στρατηγική και στόχοι του μετασχηματισμού, σχεδιασμός και προγραμματισμός, ανασχεδιασμός διαδικασιών, διαχείριση της αλλαγής, κ.ο.κ.), συνδιαμορφώνοντας το μοντέλο συνεργασίας που ταιριάζει στις ανάγκες του.