Γιατί Agile project management;

Ευελιξία, προσαρμοστικότητα, αποδοτικότητα, μικρός χρόνος διάθεσης νέων προϊόντων στην αγορά είναι οι σημαντικότερες δεξιότητες που θα πρέπει να επιδείξουν οι Ελληνικές – και όχι μόνο – επιχειρήσεις στο σημερινό περιβάλλον του επιχειρείν, για να εξασφαλίσουν την επιτυχημένη συνέχεια και παρουσία τους. Η εφαρμογή της μεθόδου “Agile Project Management” στη διαχείριση των έργων θα μπορούσε να βοηθήσει μία επιχείρηση προς την κατεύθυνση αυτή;

Γιατί λοιπόν Agile;

Το Agile Project Management μπορεί να απαντήσει πιο αποδοτικά στις προκλήσεις της εποχής όπως στη μεταβλητότητα, την αβεβαιότητα, την αυξανόμενη πολυπλοκότητα, αλλά και το ασταθές επιχειρηματικό περιβάλλον. Δίνει τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να έχουν ταχύτερες παραδόσεις έργων, νέων προϊόντων και υπηρεσιών, και επομένως συντομότερη απολαβή των αναμενόμενων οφελών, αλλά και την απαιτούμενη ευελιξία και προσαρμοστικότητα σε αλλαγές σχεδιασμού, προτεραιοτήτων και χρονοδιαγράμματος, που επιβάλλουν το διαρκώς μεταβαλλόμενο επιχειρησιακό περιβάλλον και οι εξελισσόμενες ανάγκες των πελατών τους – εσωτερικών και εξωτερικών. 

Πώς λειτουργεί;

Η μέθοδος Agile Project Management προβλέπει σύντομες περιόδους υλοποίησης διάρκειας 1 έως 4 εβδομάδων αποκαλούμενες ως “iterations” ή “sprints” και συχνές παραδόσεις αποτελεσμάτων, με προτεραιότητα παράδοσης εκείνων με την υψηλότερη προστιθέμενη αξία.

Επιπλέον, προβλέπει τη λειτουργία μικρής διατμηματικής ομάδας έργου, που με στενή και συνεχή συνεργασία μεταξύ «πελατών» και «ομάδας υλοποίησης» διασφαλίζει κοινή κατανόηση των στόχων και απαιτήσεων του έργου καθ’ όλη τη διάρκειά του, συνεχή έλεγχο και αξιολόγηση του παραγόμενου προϊόντος, καθώς και δυνατότητα γρήγορων αλλαγών με μικρό κόστος. Αυτός ο τρόπος λειτουργίας της ομάδας - με συνεχή ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των μελών της καθώς και άμεση επίλυση των θεμάτων που προκύπτουν - δημιουργεί συνθήκες για διαρκή βελτίωση της απόδοσης και αύξηση της παραγωγικότητας της ομάδας.

Τι είναι αυτό που αποτρέπει τις εταιρείες να εφαρμόζουν την μέθοδο Agile Project Management;

Τα αποτελέσματα έρευνας που διενήργησε η KPMG το 2017 με τίτλο “Agile Project Delivery” σχετικά με την αύξηση της αποδοτικότητας των έργων και κατά πόσο η εφαρμογή της μεθόδου Agile Project Management θα συνέβαλε προς την κατεύθυνση αυτή, ανέδειξε ότι ο σημαντικότερος προβληματισμός των διοικούντων στις επιχειρήσεις για την εφαρμογή της μεθόδου είναι η αίσθηση ότι δεν θα έχουν επαρκή «έλεγχο» των έργων («δεν ξέρω τι θα παραδώσω πότε»). Και όμως, η εφαρμογή της παραδοσιακής μεθόδου διαχείρισης έργων, μόνο μία ψευδαίσθηση ελέγχου παρέχει. Η αναλυτική οριοθέτηση του έργου με λεπτομερείς προδιαγραφές και ο λεπτομερής προγραμματισμός όλων των δράσεων υλοποίησης από την αρχή του έργου, ειδικά σε περιπτώσεις μεταβαλλόμενου περιβάλλοντος, ασάφειας του εύρους και μεγάλης διάρκειας υλοποίησης, ενέχουν μεγάλη αβεβαιότητα, που συνεπάγεται και αυξημένο κίνδυνο το αποτέλεσμα να μην γίνει τελικά αποδεκτό από τους πελάτες / χρήστες ή να είναι ξεπερασμένο.

Ποιοι είναι οι κύριοι παράγοντες για την επιτυχημένη υλοποίηση της μεθόδου Agile Project Management;

Ποικίλοι παράγοντες επηρεάζουν την επιτυχή υλοποίηση. Αν θέλουμε να επικεντρωθούμε σε κάποιους, αυτοί θα ήταν η πλήρης υποστήριξη από τη διοίκηση της εταιρείας, η επαρκής προετοιμασία για προσαρμογή των δομών και πρακτικών της εταιρείας, καθώς και η αλλαγή της εταιρικής κουλτούρας.  

Μία ομαλή πορεία προς την υιοθέτηση της μεθόδου Agile θα ήταν η πιλοτική εφαρμογή της σε επιλεγμένα έργα, στα οποία θα είχε μεγάλη προστιθέμενη αξία, όπως έργα το εύρος των οποίων δεν είναι από την αρχή ξεκάθαρο (έργα R&D, πωλήσεων, κλπ.).