Dokumentationskrav for momsfrit EU-varesalg

Tre materielle krav skal være opfyldt for at kunne foretage et salg af varer til virksomheder i andre EU-lande uden moms (momsfrit EU-varesalg). Opfyldes disse krav ikke, er der en risiko for, at der skal afregnes dansk moms af salget, selvom varerne transporteres fra Danmark til et andet EU-land.

Opdages det, at kravene for momsfrit EU-varesalg ikke er opfyldt, og dette medfører korrektioner af tidligere leverancer, så bliver det skyldige beløb ligeledes omfattet af reglerne for rentetillæg på positive korrektionsangivelser.

Du kan læse mere om de tre krav, og hvorfor netop dette er et fokusområde at kontrollere for Skattestyrelsen.

Købers momsregistreringsnummer skal valideres i VIES-systemet. Det er derfor ikke tilstrækkeligt alene at validere gennem indberetning i ”EU-salg uden moms”-systemet. Sælger I regelmæssigt til en fast kunde i EU, skal momsnummeret verificeres mindst en gang i kvartalet. Sælger I derimod ikke regelmæssigt, eller er det en ny kunde, skal momsnummeret verificeres forud for hvert enkelt salg. Hver gang et momsnummer er verificeret, skal I sikre den nødvendige dokumentation herfor (det unikke forespørgselsnummer ”request ID”). Vær derfor opmærksom på, om jeres virksomhed har adgang til dette nummer (eksempelvis hvis et ERP-system foretager valideringen, men ikke gemmer dette ID). Ligeledes er det vigtigt, at det er det sælgende selskabs momsnummer, som benyttes i forbindelse med forespørgslen i VIES-systemet, da disse forespørgsler kun gælder for det selskab, som faktisk foretager salget (dvs. der kan ikke ”lånes” en forespørgsel fra et søsterselskab eller lignende).

Det skal kunne bevises over for Skattestyrelsen, at varerne faktisk har forladt Danmark og er transporteret til et andet EU-land. Her skal I være opmærksomme på, hvilket regelsæt der anvendes. I 2020 indførte EU nye harmoniserede regler for dokumentationskrav ved EU-salg gennem den såkaldte formodningsregel.

Ved formodningsreglen skal der indsamles ”A- og B-dokumenter”. Endvidere gælder der særlige retningslinjer for indsamling, frister og afhentningssalg. Hvis formodningsreglen ikke anvendes, finder de gamle regler anvendelse (eksempelvis at der foreligger et underskrevet CMR-fragtbrev eller lignende).

Det er vores erfaring, at mange virksomheder har dokumentationen liggende hos en tredjepart (eksempelvis en transportør eller hos en kunde). Det er også her vigtigt at sikre sig, at dokumentationen er tilgængelig i minimum tre år i forhold til momslovens forældelsesregler.

Det sidste krav er, at salget skal indberettes korrekt på Skattestyrelsens hjemmeside under ”EU-salg uden moms” for varer på TastSelv Erhverv. Dette krav blev indsat i momsloven i 2020 i forbindelse med implementeringen af de nye Quick fix-regler. Det er således et materielt krav for at kunne lave et momsfrit EU-varesalg fra 1. januar 2020, at det også er korrekt rapporteret i ''EU-salg uden moms”-systemet. Det betyder, at såfremt en indberetning er foretaget forkert eller er mangelfuld, vil Skattestyrelsen principielt kunne opkræve dansk moms, uanset at både VIES- og transportdokumentation er på plads for det pågældende salg. Indberetningerne er et fokusområde for Skattestyrelsen, da ”EU-salg uden moms”-systemet er med til at sikre, at momsindtægterne tilfalder forbrugslandet, og at der ikke sker misbrug (eksempelvis ved at momsen ikke angives i forbrugslandet af køber). Disse salgsindberetninger giver således de respektive skattemyndigheder i EU muligheden for at lave kontrol med indberetningen og betaling af erhvervelsesmoms. 

Vi anbefaler jer, at I foretager en stikprøvekontrol af jeres EU-varesalg og sikrer, at ovenstående krav er opfyldt.

Derudover anbefaler vi, at I definerer, hvem der har ansvaret for indsamling af denne dokumentation, og hvor længe dokumentationen opbevares.

Vi står klar til at hjælpe din virksomhed med at få styr på dokumentationskravene for EU-salg uden moms, således I undgår risikoen for efteropkrævning af dansk moms af leverancer til kunder i andre EU-lande samt eventuelle rentekrav.

Ræk endelig ud for en uforpligtende snak om, hvordan jeres virksomhed kan få styr på dokumentationskravene.