Manglende overholdelse af kravene til digital bogføring kan både medføre bøde og eventuelt en anmærkning i årsrapporten.
Erhvervsstyrelsen sender i øjeblikket breve ud til en lang række virksomheder for at gøre opmærksom på de nye regler i bogføringsloven, der træder i kraft fra 1. januar 2025.
Hvis jeres virksomhed ikke er undtaget fra at indsende årsrapport til Erhvervsstyrelsen, skal I fremover registrere alle transaktioner elektronisk og opbevare disse samt en række andre bilag (herunder fakturabilag) i et digitalt bogføringssystem.
Transaktionerne skal bogføres nøjagtigt og så snart det er muligt i det digitale bogføringssystem.
Det er ligeledes et krav, at bogføringssystemet kan modtage elektroniske fakturaer.
Anvender I et standard digitalt bogføringssystem, der er godkendt hos Erhvervsstyrelsen, er det udbyderen af det digitale bogføringssystem, der har ansvaret for, at systemet lever op til kravene i bogføringsloven. Er jeres digitale bogføringssystem et såkaldt specialudviklet system og derfor ikke på nedenstående liste (som fx. SAP), er det jeres virksomhed, der selv har ansvaret for, at systemet lever op til kravene i bogføringsloven.
Erhvervsstyrelsen har offentliggjort listen over godkendte standardiserede digitale bogføringssystemer her: Registrerede bogføringssystemer.
Selvom I anvender et standardiseret digitalt bogføringssystem, der er godkendt hos Erhvervsstyrelsen, skal I stadigvæk være opmærksomme på, at ud over transaktioner så skal en række bilag også opbevares i det digitale bogføringssystem. Derudover, skal I også være opmærksomme på, at det er jeres virksomhed, der som bruger af systemet, også skal kunne anvende de funktioner som det standardiserede digitale bogføringssystem tilbyder.
Et af kravene i den nye bogføringslov er, at bogføringssystemet skal kunne understøtte det internationale standardfilformat SAF-T. Formålet med dette er blandt andet at gøre det enkelt og sikkert for virksomheder at dele bogføringsdata (blandt andet med Skattestyrelsen) og skifte bogføringssystem.
Det er (for nuværende) ikke et krav, at virksomheder løbende skal indsende SAF-T filer til myndighederne, men bogføringssystemet skal kunne generere, importere og eksportere en SAF-T fil såfremt, Skattestyrelsen anmoder om det, fx i forbindelse med en moms- eller skattekontrol.
Fra 1. januar 2025 er det udover generering af SAF-T filer også et krav, at virksomheder kan udstede og modtage elektroniske fakturaer (også kendt som E-invoicing). Derudover skal disse fakturaer også kunne opbevares og arkiveres.
Det er endnu ikke et krav, at jeres virksomhed faktisk benytter elektronisk fakturering, dog skal jeres digitale bogføringssystem kunne håndtere sådanne fakturaer.
Erhvervsstyrelsen har varslet at de vil føre kontrol af, hvorvidt virksomheder overholder kravene til digital bogføring. Bogføringsloven indeholder derfor også regler om, at virksomheder kan straffes med bøde (op til 1,5 mio. kr.) ved overtrædelse af lovens krav til digital bogføring.
Ligeledes er revisorerne opmærksomme på, at kravene skal overholdes, og vil derfor også stille spørgsmål til jeres bogføringssystem. Lever det ikke op til kravene kan I risikere en anmærkning i forbindelse med revisionen.
I KPMG Acor Tax anbefaler vi, uanset om jeres bogføringssystem fremgår af Erhvervsstyrelsens liste over godkendte standardiserede bogføringssystemer, at I tester, hvorvidt jeres system kan generere elektroniske fakturaer (også i den danske standard OIOUBL og EU’s standard Peppol BIS), samt om systemet kan modtage sådanne fakturaer og opbevare disse korrekt.
Derudover er det vores klare anbefaling, at I også tester, om jeres system kan generere en SAF-T-fil. Som nævnt ovenfor skal bogføringssystemet kunne generere, importere og eksportere en SAF-T-fil, såfremt Skattestyrelsen anmoder om det, fx i forbindelse med en moms- eller skattekontrol fra 1. januar 2025. Derfor anbefaler vi, at I genererer en testfil og herefter undersøger nærmere, hvilke informationer der er med i denne fil. Således kan I sikre jer, at det er de rette og nødvendige informationer, der fremgår af SAF-T-filen, og at I er klar, i tilfælde af at Skattestyrelsen melder sit besøg.
Har I brug for råd og vejledning i forbindelse med udarbejdelsen af SAF-T filer, eller klargøring til E-fakturering så ræk endelig ud til os.
Vi tager gerne et uforpligtende møde omkring hvordan I bør forholde jer til de nye regler.
Omsæt indsigt til handling med unikke perspektiver og handlingsorienterede indsigter, der adresserer de mest presserende spørgsmål på skattedagsorden.
