Nye krav om digital bogføring

Som led i den nye bogføringslov er der indført generelle krav om digital bogføring for virksomheder i Danmark. Disse krav er dog kun første step imod en fremtid med yderligere omfattende krav virksomheder med aktivitet i Danmark. Kravene kommer af et ønske for fremtiden om, at bogføring og fakturering skal, så vidt muligt, udføres digitalt, for at strømline processen og dermed forhåbentlig undgå fejl i rapporteringen til Skattemyndighederne. 

Det betyder blandt andet, at bogføringen nu skal ske i et digitalt bogføringssystem, regnskabsmateriale skal opbevares digitalt i mindst 5 år og, at bogføringssystemet skal leve op til krav om it-sikkerhed, backup og automatisering. Derudover, skal jeres digitale bogføringssystem kunne sende, modtage og opbevare e-fakturaer, samt generere en såkaldt SAF-T fil. Du kan læse mere om kravene til digital bogføring i vores tidligere insight Digital bookkeeping requirements in Denmark, samt om den seneste udvikling og forventningerne til fremtiden her: News regarding digital bookkeeping requirements in Denmark.

Reglerne indfases gradvist for forskellige virksomhedstyper, og der er nu udarbejdet særskilte retningslinjer for den finansielle sektor. Erhvervsstyrelsen og bogføringsloven anser finansielle virksomheder, der er underlagt kravene til digital bogføring, som værende bl.a. forsikringsvirksomheder, realkreditinstitutter, bankinstitutter og investeringsforvaltningsselskaber.

Derfor ønsker vi, at dele de nyeste opdateringer herom med jer.

Hovedpunkterne i de nye krav

• Digital registrering og opbevaring

Alle økonomiske transaktioner skal registreres digitalt, og relevante bilag skal opbevares i et digitalt bogføringssystem eller via en ekstern bogholder, der bruger et sådant system.

Det digitale bogføringssystem skal også opfylde krav til it-sikkerhed og backup samt kunne håndtere automatisering, herunder e-fakturaer. Erhvervsstyrelsen har en liste med registrerede bogføringssystemer, der allerede opfylder alle disse krav. Hvis I anvender et ikke-registreret bogføringssystem, så er det jeres pligt, at systemet opfylder alle kravene.

Vi ved, at mange finansielle virksomheder bruger mange selvstændige systemer til de forskellige processer. Disse systemer er ikke nødvendigvis integreret direkte i bogføringssystemet. Såfremt der anvendes en kombination af systemer for at opfylde kravene til digital bogføring, så udgør ”bogføringssystemet”, denne kombination af systemer som en helhed. Der vil i dette tilfælde være tale om et sammensat bogføringssystem.

Det er dog væsentligt at bemærke, at der er mulighed for at de samlede systemer til sammen kan generere én konsolideret SAF-T fil når dette i fremtiden bliver et krav.

• Særligt om bilag

Krav om digital opbevaring gælder kun for egentlige købs- og salgsfakturaer mellem erhvervsdrivende, der indeholder mindst disse 6 oplysninger 

• dato
• leveringstekst
• beløb
• moms
• betalingsoplysninger
• oplysninger om køber og sælger (navn, adresse, CVR-nummer)

Mange typiske bilag i finanssektoren (f.eks. renteopkrævninger/-beregninger, policer, handelsnotaer, gebyrbilag mv.) indeholder normalvis ikke én eller flere af disse oplysninger (fx moms) og er dermed ikke omfattet af kravet om digital opbevaring, ligesom de ej heller forventes at blive omfattet af kravet til e-fakturering, da der ved disse bilag ikke er faktureringspligt. Disse bilag skal dog stadig opbevares som resterende regnskabsmateriale, men ikke nødvendigvis i de(t) system(er) der udgør jeres digitale bogføringssystem.

Relevans for jer

Det er relevant at vurdere, hvordan jeres virksomhed er omfattet af de nye krav til digital bogføring, og om jeres nuværende bogføringsløsning lever op til reglerne. Herunder særligt håndtering af e-fakturaer for den del af jeres forretning, der er omfattet af faktureringspligt, samt generering af SAF-T fil, som også eventuel vil indeholde data som på nuværende tidspunkt ligger udenfor jeres bogføringssystem. Det skal i den forbindelse bemærkes, at manglende overholdelse af kravene kan medføre anmærkning fra ens revisor og/eller bøder.