7 tipů, jak si ulehčit proces konsolidace

Po oslavách nového roku se řada finančních expertů budí do kocoviny spojené s přípravou konsolidované účetní závěrky, která je zejména u větších skupin velmi komplexní a náročnou záležitostí. Tento proces se před zdárným koncem obvykle několikrát zadrhne, nervozita stoupá, kovenanty a bonusy jsou ohroženy.

Účastníci ankety, kterou jsem zadala na LinkedIn, vidí nejčastější problémy ve sběru dat a podkladů. Řada čtenářů by intuitivně očekávala, že nejčastějším problémem bude nedostatek lidských zdrojů nebo složité požadavky IFRS standardů, ale přesto těžiště problémů paradoxně tkví v tom, že konsolidace nemůže vůbec začít. Za největší problém to ze své praxe považuji i já sama. Co s tím? Musíte vysvětlovat. Mnozí spolupracovníci, kteří do konsolidace nepřímo přispívají, si neuvědomují, že jejich vstup je cihlou, bez níž konsolidaci nedáte dohromady a při jejíž změně vás čeká náročná přestavba. Týká se to například vstupů technických pracovníků, právníků, pracovníků controllingu, daňových specialistů a dalších. Většina z nich je zatížena dalšími úkoly, takže pokud nevnímají prioritu vašeho požadavku, může vám i zdánlivá banalita konsolidaci zdržet.

Začněte zanalyzováním změn ve struktuře skupiny a legislativě upravující sestavování konsolidované účetní závěrky, drobnějších změn v individuálních výkazech, které se udály po uzavření konsolidace, a včas tyto změny zapracujte do reportingových balíčků. Pokud tento krok nestihnete, můžete se v průběhu konsolidace zdržet čekáním na posudek k nové akvizici nebo nový legislativní požadavek od několika desítek společností.

Dohodněte se se všemi společnostmi vstupujícími do konsolidace na harmonogramu. Pokud historicky spolupráce nefungovala ideálně, projednejte možnosti, které vám pomohou splnit termíny, například posílení lidských zdrojů ve formě pomoci z centrálního konsolidačního týmu nebo vylepšení technických kapacit harmonizací s podpůrnými softwary mateřské společnosti. Jak už jsem psala výše, nezapomínejte také na komunikaci a zdůrazňujte, že získat podklady pro konsolidaci je v současné době priorita. 

Rozplánujte návaznosti procesu a přiřaďte lidské zdroje k jednotlivým činnostem. I když se to může zdát jako samozřejmost, konsolidaci by měl zastřešovat jeden vedoucí pracovník, který hlídá proces a navazující kroky. Ke každé oblasti jasně přidělte odpovědnou osobu, aby se nestalo, že se nějaká oblast nebo činnost – třeba vlivem komunikačního šumu – opomene. Speciální pozornost věnujte oblastem, které proces často prodlužují (např. podnikové kombinace a související alokace kupní ceny, posudky pro ocenění majetku, posouzení impairmentu podle IAS 36 i IFRS 9, finanční instrumenty a daňová oblast). Některé z nich (alokace kupní ceny) můžete řešit před začátkem konsolidace, jiné můžete nechat běžet souběžně (konsolidace více subcelků zároveň). U dalších ohlídá rychlou návaznost právě odpovědný pracovník s podporou vedoucího celé konsolidace.

Noční můrou všech konsolidačních expertů je zapracovávat třináctou variantu podkladů po opakovaných statutárních doúčtováních. Pokud musí konsolidace probíhat souběžně s auditem jednotlivých reportingových balíčků nebo statutárních závěrek, vyhlaste tzv. stop stav k datu zahájení konsolidace. Od tohoto data nebude nikdo žádným způsobem měnit reportingové balíčky a další podklady pro konsolidaci skupiny. Po dokončení auditů jednotlivých entit jednorázově doúčtujte pouze identifikované významné položky odsouhlasené se skupinovým auditorem. Pak aktualizujte všechny konsolidované výkazy a případně připravte aktualizovanou přílohu k účetní závěrce. 

Průběh prací a plnění stanovených termínů pravidelně monitorujte a otevřeně komunikujte o hrozících rizicích či nastalých problémech. Udělejte souhrn problematických záležitostí, opět jim přidělte odpovědného pracovníka, který se pokusí získat chybějící podklady a výpočty.

V případě, že se proces někde zablokuje nebo to hrozí, hledejte cesty, jak jej uvést zpátky do chodu. Například při nedodání podkladů k daňové pozici zahraničních entit zanalyzujte historické vzorce: Jaké byly daňové pozice v minulosti? Je struktura výkazů podobná jako v minulých letech? Očekává se významný dopad? Zkuste najít přijatelné zjednodušení: Můžeme přesný výpočet nahradit odhadem? 

Abyste příští konsolidace hladce zvládli, nepodceňte následnou analýzu procesu. Tato fáze je kvůli nedostatku kapacit velmi často opomíjena, ale je třeba si na ni – jako na investici do budoucna – udělat čas. Společně si sedněte, rozeberte, kde se proces zpozdil, a vzájemně si vyjasněte, proč se to stalo. Najděte slabá místa a pobavte se o tom, jak je v budoucnu eliminovat.  

Kruh se uzavírá. Můžete postoupit k bodu č. 1.