Desafíos de los proyectos en transformaciones tecnológicas

Uno de los grandes hitos de la transformación digital se encuentra en marcha en la era post-pandemia, con muchas organizaciones redefiniendo sus modelos de negocios para obtener una ventaja competitiva en un mercado a la postre de cambios sin precedentes. Hemos visto con mayor auge tecnologías como la computación en la nube, el Internet de las Cosas (IoT), la inteligencia artificial (IA) e incorporación de robots centrados en mejorar la experiencia del cliente, aumentar la eficiencia de los usuarios finales y en cierta medida reducir su esfuerzo para brindar armonia y felicidad. La transformación digital ahora se ha convertido en la práctica habitual de las compañias bajo el marco de la necesidad inminente de alcanzar una madurez estratégica que permita tener procesos, personas, habilitadores tecnológicos y datos sincronizados.

La transformación es una palabra clave y reveladora, es el mísil que potencia la creación de valor para el cliente, que se aparta de ser una transacción aislada y resurge como un actor (héroe arquetípico) que genera múltiples relaciones entre el entorno físico y digital. En esta medida y alrededor de él tenemos los aceleradores que deben seguir reconvirtiéndose, tecnologías legadas con capas digitales o con capacidades para integrarse con el ecosistema digital en una simbiosis apoteósica, formando talento con nuevas capacidades y conocimientos y procesos re-diseñados, flexibles y adoptando el olimpo de las prácticas de industria.

Y, por último, genera cultura organizacional, evolución corporativa y un llamado emocionante: ¡Hacia el futuro! Uno que nunca se hubiera imaginado, ni el mismísimo Orson Welles.

Cuando pensamos en una estrategia de transformación digital, debe incluir varias perspectivas para convertirse en una obra de arte: no solo el esfuerzo de  incorporar una tecnología, sino ‘todos’ los componentes que consituyen el desafío de alinear la estrategia empresarial con la digital, e iniciar y sostener un proceso consciente de administración y control de riesgos que trae consigo la inyección de una nueva tecnología y la automatización de procesos y/o actividades. Lo anterior, constituye solo una punta del iceberg de toda la movilización a nivel empresarial que conlleva a transformarse, acompañado de una gestión de cambio transversal que retará a las organizaciones a convertir la ciencia ficción en realidad.

El Project Management Institute en su encuesta global anual sobre la dirección de proyectos analizó los datos de casi 3500 profesionales de proyectos para identificar los principales impulsores del éxito en los proyectos junto con otros factores, señalando la gestión de la obtención de los beneficios, la agilidad organizacional y la madurez de la dirección de proyectos como los principales impulsores de éxito, entre los siguientes diez (10) resultantes:

Con base en lo anterior, se evidencia a nivel general, como la ejecución de proyectos se respalda en el nivel de madurez de la dirección de proyectos, la cual es influyente y tiene una voz en mayúscula, es un grito positivo que juega en un campo de tiro de oportunidades un papel clave dentro de las implementaciones técnológicas,  donde se identifican debilidades importantes en la etapa de planeación y durante el ciclo de vida de la implementación, como son las brechas que generan falencias en definición y conocimiento de los procesos, poca precisión en el levantamiento de los requerimientos funcionales y técnicos;  falta de definiciones en la arquitectura actual y futura, y baja disponibilidad de un equipo de proyecto preparado para asumir los picos de trabajo dentro de toda implementación tecnológica; siendo un desafío en una analogía en la cual vemos el camino libre a la luna, pero una distancia insoslayable, por consiguiente el rendimiento de la dirección de proyectos debe ser capaz de articular y gestionar todos los frentes de un proyecto de transformación y lograr una transición, puesta en producción y estabilización que no impacten críticamente las operaciones del negocio.

El viaje de la digitalización puede ser un camino tortuoso si no hay preparación y claridad del propósito, al final todos los caminos conducen a Roma, solo sí, hay una meta a nivel de destino y claridad sobre el logro de beneficios. Por ello la implantación de acciones es la ambrosia que permite un equilibrio entre los diferentes aceleradores y es clave en este sentido:

Una vez iniciada la ejecución de un proyecto de TI, los mayores obstáculos se ven a nivel funcional y en el cubrimiento de los procesos a nivel de herramienta, debido a que el concepto en diferentes organizaciones es adaptar y no adoptar, básicamente es la búsqueda de soluciones que permitan ganar batallas inmediatas y no sostenibles a largo plazo,  buscar que el sistema cubra la totalidad de los procesos actuales, implica forzar a la herramienta y aumentar el alcance, generando que la inversión sea mayor a lo proyectado o que incrementemos costos de sostenimiento de las nuevas tecnologías. Es aquí, cuando la gestión de riesgos es un proceso sumamente importante, un aliado ideal del proyecto y un proceso que rigurosamente debemos incluir dentro de nuestro camino de transformación, junto con la toma de acciones rápidas, el levantamiento de alertas tempranas y la capacidad del equipo y gerente de proyecto para pilotear y pivotear los obstáculos, tomar decisiones rápidas que logren trazar una línea de tiempo mucho más ajustada y con mayor calidad en las entregas, haciendo que la estabilización se enmarque dentro de los límites de tolerancia y nuestro viaje de transformación sea exitoso.

La transformación empresarial impulsa a que las organizaciones sean conscientes de que se puede lograr lo imposible: técnicamente los cambios que se requieren para su crecimiento son exponenciales y la movilización de la cultura hacia la adopción de las mejores prácticas puede implicar renuncias, nuevas formas de hacer los procesos y cierto impacto en los hemisferios de la duda y la certeza: nuevos talentos digitales y la generación de conocimientos que permitan que el proyecto posteriormente entrará en operación, sea sostenible, escalable y refleje los beneficios organizacionales.

Hace 50 años no hubiéramos pensado que estaríamos aquí, será apasionante construir el futuro desde el ahora como lo mencionaba en su libro -Eckhart Tolle. Un reto constante que creará una industria titánica y una sociedad mejor.