Hausser la valeur de ses processus financiers en prévision de sa propre vente

Un fournisseur de services de soins de santé au Canada éprouvait d’importantes difficultés en matière d’information financière. Cette entreprise utilisait des systèmes technologiques désuets et des méthodes manuelles qui nuisaient à sa capacité de générer de la valeur commerciale et de produire des rapports financiers de manière efficiente. Fragmenté entre les différentes unités administratives, son processus de planification et d’analyse financières était notamment chronophage et susceptible de comporter des erreurs. Avec la vente imminente de l’entreprise, il devenait essentiel de rationaliser et d’automatiser ces processus afin d’en améliorer l’efficience et d’assurer l’exactitude de l’information financière.

La présentation de l’information financière de l’entreprise dépendait fortement de la saisie manuelle des données et des feuilles de calcul. Chaque mois, les membres de l’équipe des finances passaient des jours à compiler et à rapprocher des données provenant de diverses sources afin de produire des états financiers et des rapports. Ce processus manuel était non seulement inefficace, mais il augmentait également le risque d’erreurs et d’incohérences. Le système désuet rendait difficile l’adaptation à de nouvelles exigences de déclaration.

De plus, l’organisation manquait d’indicateurs clés de performance (ICP) normalisés pour l’ensemble des fonctions et des unités administratives, ce qui rendait très difficile le découpage des ICP par emplacement et par unité administrative. Cette lacune empêchait également la comparaison entre ICP pour déceler les tendances historiques et établir des prévisions. L’information financière était générée périodiquement en format Excel, et la présentation de celle-ci ne correspondait pas au plan comptable de la société de portefeuille.

Afin de relever ces défis et d’optimiser la présentation de l’information sur la planification et l’analyse financières, l’équipe de KPMG au Canada a été chargée d’optimiser et d’automatiser les processus de clôture et de présentation de l’information financière.

Avec la vente imminente de l’entreprise, les équipes de KPMG devaient rapidement mettre en œuvre des solutions qui offriraient un aperçu complet des finances de l’entreprise. Cela allait aider à créer de la valeur et soutenir l’objectif stratégique de la direction : préparer la vente de l’entreprise. Au cours de notre évaluation, nous avons relevé les occasions suivantes :

• Mise en place d’un tableau de bord des données en temps réel pour disposer d’information financière exacte et en temps opportun
• Réduction des entrées manuelles et des rapports de fin de mois grâce à des configurations prédéfinies pour réaliser des économies de temps
• Amélioration des résultats de production de rapports grâce à leur pré-configuration, offrant ainsi la possibilité d’exporter des images et des fichiers PDF et Excel, ainsi que des éléments visuels et des signets personnalisés
• Établissement d’un contrôle de sécurité au niveau des rôles pour limiter l’accès aux données sensibles afin de permettre la protection des données
• Présentation coordonnée des ICP financiers et opérationnels entre les services afin de réduire le temps requis pour la production de rapports
• Intégration de l’analyse des tendances et des écarts des ICP pour obtenir des renseignements précieux sur le rendement
  

L’automatisation des processus d’information financière de la société a permis d’en améliorer considérablement l’efficience et l’exactitude. Grâce à l’introduction d’un nouveau tableau de bord personnalisable et dynamique, les utilisateur·trices peuvent créer des états financiers et des perspectives connexes en quelques clics, ce qui réduit considérablement le temps requis pour la présentation mensuelle de l’information. L’équipe des finances a signalé une réduction de 30 % à 40 % du temps requis pour la présentation mensuelle de l’information.

En outre, un processus actualisé de collecte de données – des données brutes aux perspectives – a été mis en œuvre. Il permet d’exporter mensuellement des balances de vérification et des tableaux de bord d’information financière transparente mis en correspondance avec le plan comptable de la société de portefeuille. Cette correspondance a entraîné une réduction de 15 % à 20 % des efforts manuels liés au traitement initial.

Enfin, l’harmonisation des rapports des ICP financiers et opérationnels entre les fonctions et les unités administratives a permis aux parties prenantes de comprendre et d’analyser les données financières plus rapidement. Cela a facilité la prise de décisions, donné une vision claire de la santé financière de l’entreprise et augmenté la capacité de mettre en œuvre des mesures correctives ciblant des domaines d’activité précis.

Grâce à une vision claire de l’état de ses finances, l’entreprise a été vendue avec efficacité sans perdre de valeur. Les équipes de KPMG restaient mobilisées après la transaction pour continuer d’aider le client à optimiser ses finances, en intégrant dorénavant des outils plus avancés comme l’IA générative.

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