Entre deux sessions

Ce billet a été rédigé en collaboration avec Maciej Lipinski, qui a depuis quitté KPMG au Canada.

Qu’arrive-t-il lorsqu’un citoyen fait une demande d’accès à l’information pour obtenir les notes, les courriels et les autres communications des conseillers scolaires? Le rôle des conseillers scolaires à titre de fonctionnaires en vertu de la Loi sur l’éducation exige-t-il ce niveau de divulgation?

Comme pour de nombreuses questions juridiques, la réponse est tout dépend.

Dans notre dernier billet, le premier d’une série de deux, nous avons commencé à explorer le rôle des conseillers scolaires d’écoles publiques, particulièrement leurs responsabilités de base à la suite d’une ordonnance d’une cour de l’Ontario. Le présent billet explorera le dilemme entre le droit d’accès à l’information et la protection de la vie privée en ce qui a trait aux conseillers scolaires.

Un jeu d’équilibre
Comme son nom l’indique, la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (la Loi) assure l’équilibre entre deux objectifs : (1) la protection de la vie privée et (2) le droit d’accès à l’information. Cet équilibre est généralement atteint en protégeant les renseignements personnels et l’information reçue à titre confidentiel, et en assujettissant de nombreux documents gouvernementaux à différents degrés d’accès public.

Les conseils d’écoles publiques font partie des établissements régis par la Loi, ce qui assujettit leurs documents aux demandes d’accès à l’information de la part des membres du public. La Loi prévoit généralement 30 jours ouvrables pour qu’un conseil d’écoles réponde à de telles demandes.

À quelques exceptions près, un conseil d’écoles doit divulguer des documents dans les cas suivants :

1. Lorsque ces documents existent (les conseils d’écoles ne sont généralement pas tenus de créer des documents pour répondre à une demande d’accès).
2. Lorsque le conseil possède et contrôle ces documents.
3. Lorsque ces renseignements ne font pas l’objet d’une exemption ou d’une exclusion en vertu de la Loi (p. ex., des exemptions discrétionnaires s’appliquent aux ébauches de règlements et aux documents assujettis au secret professionnel de l’avocat).

En ce qui a trait aux notes et aux autres communications enregistrées des conseillers scolaires d’écoles publiques, l’obligation de divulgation du conseil d’écoles varie selon s’il est considéré être en possession et en contrôle des documents ou non. Un dossier pris en charge par la Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (CIPVP) tenait directement compte de cette question. Il s’agissait d’une demande d’accès à l’information ayant comme objectif de divulguer les documents d’un conseil d’écoles portant sur la sélection d’un nouveau conseiller scolaire. Les communications demandées visaient notamment des courriels privés entre des conseillers scolaires concernant le processus de sélection.

Jugeant que le conseil d’écoles n’était ni en possession ni en contrôle de ces courriels privés, la CIPVP a refusé cette demande. Cependant, dans sa prise de décision, la CIPVP a fait remarquer qu’il s’agissait ici d’établir des faits en particulier et que les courriels privés, les notes et autres communications des conseillers scolaires pourraient, dans d’autres circonstances, être assujettis à une divulgation au public en vertu de la Loi. Pour déterminer l’assujettissement ou non des notes et communications privées des conseillers scolaires, la décision de la CIPVP suggère de prendre en considération les facteurs suivants :

• Le document a-t-il été créé par un membre de la direction ou un employé de l’établissement?
• À quelles fins le créateur avait-il l’intention d’utiliser le document?
• L’établissement a-t-il un pouvoir ou un devoir législatif de réaliser l’activité qui a entraîné la création du document?
• L’activité en question est-elle une fonction « essentielle », « centrale » ou « de base » de l’établissement?
• Le contenu du document porte-t-il sur le mandat et les fonctions de l’établissement?
• L’établissement possède-t-il le document physique, soit parce que le créateur lui a volontairement remis, soit en raison d’une exigence obligatoire, législative ou d’emploi?
• Si l’établissement possède le document, est-ce plus qu’une « simple possession »?
• Si l’établissement n’a pas le document en sa possession, est-ce qu’un membre de la direction ou un employé de l’établissement le détient dans l’exercice de ses fonctions?
• L’établissement a-t-il le droit de posséder le document?
• L’établissement a-t-il l’autorité de contrôler le contenu, l’utilisation et la destruction du document?
• Y a-t-il des limites à l’utilisation du document que peut faire l’établissement? Dans l’affirmative, quelles sont ces limites et pourquoi s’appliquent-elles?
• Jusqu’à quel point l’établissement se fie-t-il au document?
• À quel point le document est-il étroitement intégré aux autres documents que l’établissement détient?
• Quelles sont les pratiques habituelles de l’établissement et d’autres établissements semblables quant à la possession ou au contrôle de documents de cette nature, dans des circonstances similaires?

Garder les choses au clair
Comme l’illustrent les considérations ci-dessus, il n’y a pas de réponse unique à la question de divulgation au public des notes et communications d’un conseiller scolaire en vertu de la Loi. Tout dépend.

Par contre, les conseils d’administration et leurs conseillers scolaires peuvent tirer certaines pratiques exemplaires des facteurs liés à la divulgation établis par la CIPVP :

1. Établir des politiques de conservation des documents pour déterminer les types de documents que les conseillers scolaires doivent produire et l’endroit où les conserver.
2. Utiliser adéquatement les outils comme les réunions à huis clos et les discussions assujetties au secret professionnel de l’avocat pour discuter de sujets confidentiels.
3. Conserver les canaux de communication prévus pour les affaires du conseil d’écoles pouvant être assujetties à la divulgation au public.

En règle générale, de telles pratiques exemplaires doivent être conçues pour pouvoir répondre rapidement aux demandes d’accès à l’information et pour démontrer une responsabilité publique envers la Loi sur l’éducation.

Si vous avez besoin d’aide pour démêler ces exigences juridiques, communiquez avec l’équipe Éducation de KPMG cabinet juridique afin de planifier une séance d’information et d’obtenir des réponses à vos questions ou inquiétudes.